Videokonferenzlösungen in Kanzleien

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„Microsoft Teams, Zoom, WebEx: Berliner Behörde warnt vor gängigen Videosystemen“ lautete im Februar die Überschrift eines Handelsblatt-Artikels[1], der sich auf die Hinweise für Berliner Verantwortliche zu Anbietern von Videokonferenzdiensten der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, Maja Smoltczyk, vom 18.02.2021 bezieht. Die Hinweise der Berliner Landesdatenschutzbeauftragten attestieren gängigen Videokonferenzlösungen wie Cisco Webex, Google Meet, GoToMeeting, MS Teams, Skype und Zoom in einem Ampelsystem die Farbe Rot, das heißt, „es liegen Mängel vor, die eine rechtskonforme Nutzung des Dienstes ausschließen und deren Beseitigung vermutlich wesentliche Anpassungen der Geschäftsabläufe erfordert.“[2] Bei den genannten Anbietern erfolgte meist aufgrund der rechtlichen Mängel keine technische Prüfung mehr.

Das Problem der gängigen Lösungen ist regelmäßig, dass die Anbieter ausländischen Rechtsordnungen unterworfen sind und somit personenbezogene Daten den Zugriffsrechten ausländischer Behörden unterliegen.

Bei der Auswahl einer Videokonferenzlösung sollten Kanzleien, neben der technischen Sicherheit, die Rechtskreise Strafrecht, Datenschutz und anwaltliches Berufsrecht beachten. Der Rechtsanwalt ist zunächst Berufsgeheimnisträger im Sinne des § 203 I Nr. 3 StGB. Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben obliegt den Kanzleiinhabern[3], so auch die Beachtung der Hinweise von Landesdatenschutzbeauftragten.  Letztlich sollte der Anbieter einer Videokonferenzlösung bereit sein, auf die Vorgaben des § 43e BRAO zu reagieren, so z.B. der Vertragsschluss in Textform inklusive der erforderlichen Belehrungen und Verschwiegenheitsverpflichtungen.

Die Kommunikationslösungen, die nach den KO-Kriterien „Sicherheit“ und „rechtlich einwandfrei“ noch übrig bleiben sollten dann mit Blick auf den konkreten Einsatz in der Kanzlei nach der Nutzerfreundlichkeit und den Funktionen ausgewählt werden. Bei den Einsatzgebieten kommen die kanzleiinterne Kommunikation, z.B. Meetings, Schulungen, Versammlungen mit Abstimmung etc. sowie die externe Kommunikation, z.B. Mandantengespräche, Referententätigkeit, Verhandlung im Wege der Bild- und Tonübertragung nach § 128a ZPO[4] und verschiedenste externe Meetinganlässe in Betracht. Wichtige Funktionen könnten also Umfragen, Dokumentenpräsentation, Screensharing, Chat, gemeinsame Dokumentenerstellung und eine komfortable Videokonferenzansicht sein.

Soldan bietet als berufsrechtskonforme Lösung eine für Kanzleien angepasste Variante der Open Source Software BigBlueButton an. Der Charme einer quelloffenen Software liegt dabei auch darin, dass die behauptete Sicherheit völlig transparent ist. Die Transportverschlüsselung wurde von der Berliner Landesdatenschutzbeauftragten in dem zuvor genannten Bericht geprüft und nicht beanstandet.


[1] https://www.handelsblatt.com/politik/deutschland/datenschutz-microsoft-teams-zoom-webex-berliner-behoerde-warnt-vor-gaengigen-videosystemen/26929216.html?ticket=ST-1144391-nzfjfzrOJ9ydO4Uqd0us-ap6 abgerufen am 28.03.2021

[2] https://www.datenschutz-berlin.de/fileadmin/user_upload/pdf/orientierungshilfen/2021-BlnBDI-Hinweise_Berliner_Verantwortliche_zu_Anbietern_Videokonferenz-Dienste.pdf abgerufen am 28.02.2021

[3] Gasteyer/Säljemar: Vertraulichkeit im Wandel digitaler Kommunikationswege, NJW 2020, 1768

[4] Liste der eingesetzten Technik nach Bundesländern https://www.zpoblog.de/service/128a-technik-bundeslaender/ abgerufen am 28.03.2021