Handhabung E-Akte

Ciara · #1

Hello again

Wir wollen ja so langsam auch mal auf E-Akte umstellen. Jetzt haben die Chefs zu einer Bearbeitung eine Idee und zwar:

Die SS werden in der E-Akte alle als Entwurf abespeichert. Das unterschriebene Exemplar wird einmal kopiert (momentan noch für die Papierakte) und eingescannt. Das unterschriebene Exemplar wird dann noch einmal zur E-Akte gespeichert, d. h. ich habe den jeweiligen SS immer doppelt in der Akte. Meine Chefs wollen halt auch ein unterschriebenes Exemplar in der E-Akte haben. Meine Erachtens ist das irgendwie unnötig. Zum einen habe ich alles als Entwurf und kann den richtigen Entwurf nicht mehr rausfiltern und ich habe alles doppelt. Gut, in RAM kann man das noch farblich unterscheiben, aber für mich irgendwie doppelte Arbeit.

Wie wird das bei euch gehandhabt?

#2

Gibt für mich keinen Sinn, welche Begründung haben denn die Anwälte für solche Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen? Hier wird die Tagespost gespeichert und alles was geschrieben wird. Ist es ein Entwurf, steht ENTWURF dahinter, die Endfassung erhält ein ENDFASSUNG.

Ciara · #3

Die Begründung ist, dass wir jetzt so umgestellt haben, dass die Aktenkopie eine Kopie des unterschriebenen Schreibens ist, und dass sie das jetzt auch für die E-Akte wollen, so dass sie wissen, dass das Exemplar ist, was tatsächlich rausgegangen ist mit Unterschrift.

Frau Cindy · #4

Ich habe hier auch so ein Exemplar von Anwalt, bei dem ich die unterschriebenen Originale nochmal scannen muss. Mittlerweile habe ich mich dran gewöhnt und markiere die Postausgänge in der E-Akte auch einfach nur noch als PA, denn das Worddokument ist ja bereits beschriftet. Zum Glück konnte ich ihm ausreden, auch noch eine Kopie mit Unterschrift in die Akte zu heften. Als er das noch gemacht hat, habe ich die Akten ewig nicht in den Schrank bekommen.

#5

Ciara hat geschrieben:Die Begründung ist, dass wir jetzt so umgestellt haben, dass die Aktenkopie eine Kopie des unterschriebenen Schreibens ist, und dass sie das jetzt auch für die E-Akte wollen, so dass sie wissen, dass das Exemplar ist, was tatsächlich rausgegangen ist mit Unterschrift.

Die unterschreiben also erst, du kopierst das und heftest dann ab und jetzt soll das kopierte noch gescannt und gespeichert werden?

In dem Zusammenhang habe ich das glaube ich zuletzt schon mal geschrieben (Thema Postausgangsbuch): wer keine Arbeit hat, der macht sich welche.

Ciara · #6

JSanny hat geschrieben:
Ciara hat geschrieben:Die Begründung ist, dass wir jetzt so umgestellt haben, dass die Aktenkopie eine Kopie des unterschriebenen Schreibens ist, und dass sie das jetzt auch für die E-Akte wollen, so dass sie wissen, dass das Exemplar ist, was tatsächlich rausgegangen ist mit Unterschrift.
Die unterschreiben also erst, du kopierst das und heftest dann ab und jetzt soll das kopierte noch gescannt und gespeichert werden? In dem Zusammenhang habe ich das glaube ich zuletzt schon mal geschrieben (Thema Postausgangsbuch): wer keine Arbeit hat, der macht sich welche.

Jepp, genau so ist es

Vorher wurde nicht mal das unterschriebene Exemplar kopiert und zur Papierakte geheftet. Jetzt meinen sie aber einen Nachweis darüber haben zu wollen, dass es auch unterschrieben wurde bzw. welche Version genau unterschrieben wurde. Ich meine, wenn bei Gericht ein nicht unterschriebenes Exemplar eingeht, kann es hier nicht unterschrieben rausgegangen sein.

#7

Sagt auch nichts darüber aus, daß es wirklich raus ist. Das ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch noch Papierverschwendung. Wenn die Schreiben doch mit Entwurf oder Endfassung gekennzeichnet sind, weiß man doch welches das Schreiben ist, was raus ist oder raus sollte von mir aus. Ansonsten müssen die Dateien halt bei jeder Änderung überschrieben werden, dann gibt es nur eine Fassung.

Mi-chan · #8

Wir machen es hier aber auch so, dass ein unterschriebenes Exemplar gescannt und in die E-Akte muss. Gut, ist mehr arbeit, aber so kann ich immerhin sagen "Sie haben das aber unterschrieben!"...

Falls mal was ist.

Sputnik85 · #9

also hier sind nur die "ausgedruckten" Dokumente in der E-Akte. Liegt aber wohl eher daran, dass die Damen hier im Büro eher technisch nicht begabt sind bzw. sich gar nicht erst auf sowas einlassen wollen. Wir könnten viel mehr mit dem Programm machen. Aber das sehe nur ich so

Andy66 · #10

Wir haben hier keine Anwaltssoftware, sondern arbeiten nur mit Windows. Dokumente werden mit Word und Excel erstellt und dann im Explorer in die entsprechenden Dateiordner gespeichert, die für den jeweiligen Vorgang angelegt wurden. Umfangreichere Dateiordner haben Unterordner (z.B. "Gericht", "Rechtsschutz" ...). Die Dateien werden mit dem umgekehrten Datum benannt und einem Kurzbetreff, z.B. "15-05-28 an Mdt bitte Stellungn". Dann ist das Dokument zu identifizieren, wenn ich da mal wieder reingucken will. Wenn das Schreiben dann nochmal geändert wird, bevor es das Haus verläßt, wird halt drübergespeichert, dann gibt es nicht mehrere Versionen und damit auch keine Unklarheiten.

Entwürfe werden als solche gekennzeichnet und dann gelöscht, wenn die Endversion erstellt ist. Dadurch vermeiden wir, dass dann drei verschiedene Klageversionen in der Akte sind und keiner mehr weiß, was man wirklich vorgetragen hat. Es ist nur das in der Akte, das auch so rausgegangen ist (bis halt auf die extra gekennzeichneten Entwürfe).

In der Vergangenheit hatte Cheffe mal die Idee, ein Datenbanksystem für die Archivierung einzusetzen (Dokuware). Das wird u.a. von Steuerberatern verwendet und gewährleistet, dass die Daten auch in der Zukunft noch sicher zu lesen sind. Nachteil war der hohe Preis und dass es nicht in unser Dateisystem im Explorer gepasst hat, weil die Dokumente halt in der Datenbank waren. Anwendung: alles einscannen und die Dokumente dann einzeln benennen.

Wir haben uns dann entschieden, sämtliche Eingangspost einzuscannen und als pdf in die Akten zu schieben. Das geht bei uns ganz flux und die Dokumente stehen dann online zur Verfügung. Bisher konnten wir uns allerdings noch nicht dazu entscheiden, ganz auf Papierakten zu verzichten. Die Ausgangspost erstellen wir mit Word und wird auch in diesem Format abgespeichert. Wichtige Dokumente (wenn der Paranoiamodus wieder an ist

) wie z.B. Klagen werden nach der Unterschrift vor dem Versand komplett eingescannt und zur Akte gespeichert. Normale Schreiben dagegen scannen wir nicht ein, da würden wir ja nicht mehr fertig.

Ein- und ausgehende Mails werden ebenfalls vom Outlook aus als pdf in den Dateiordner der Akte geschoben.

Ganz am Anfang wollte Chef auch mal, dass wir sämtliche Ausgangspost nach der Unterschrift scannen und verschieben bzw. als Fotokopie zur Papierakte zu heften. Irgendwie haben die wohl Angst, dass sie mal vergessen, einen Brief zu unterschreiben

.

Im Ernst: Man muss sich schon darauf verlassen können, dass beim Eintüten der Briefe nochmal kurz drübergeschaut wird, ob unterschrieben ist und alle Anlagen dabei sind. Wir fügen übrigens auch ein Postausgangs- und -eingangsbuch (Exceltabelle). Das langt völlig, um festzustellen, wann welcher Brief wohin ging/woher kam.

Schönen Arbeitstag wünscht Andy