Wir haben hier keine Anwaltssoftware, sondern arbeiten nur mit Windows. Dokumente werden mit Word und Excel erstellt und dann im Explorer in die entsprechenden Dateiordner gespeichert, die für den jeweiligen Vorgang angelegt wurden. Umfangreichere Dateiordner haben Unterordner (z.B. "Gericht", "Rechtsschutz" ...). Die Dateien werden mit dem umgekehrten Datum benannt und einem Kurzbetreff, z.B. "15-05-28 an Mdt bitte Stellungn". Dann ist das Dokument zu identifizieren, wenn ich da mal wieder reingucken will. Wenn das Schreiben dann nochmal geändert wird, bevor es das Haus verläßt, wird halt drübergespeichert, dann gibt es nicht mehrere Versionen und damit auch keine Unklarheiten.
Entwürfe werden als solche gekennzeichnet und dann gelöscht, wenn die Endversion erstellt ist. Dadurch vermeiden wir, dass dann drei verschiedene Klageversionen in der Akte sind und keiner mehr weiß, was man wirklich vorgetragen hat. Es ist nur das in der Akte, das auch so rausgegangen ist (bis halt auf die extra gekennzeichneten Entwürfe).
In der Vergangenheit hatte Cheffe mal die Idee, ein Datenbanksystem für die Archivierung einzusetzen (Dokuware). Das wird u.a. von Steuerberatern verwendet und gewährleistet, dass die Daten auch in der Zukunft noch sicher zu lesen sind. Nachteil war der hohe Preis und dass es nicht in unser Dateisystem im Explorer gepasst hat, weil die Dokumente halt in der Datenbank waren. Anwendung: alles einscannen und die Dokumente dann einzeln benennen.
Wir haben uns dann entschieden, sämtliche Eingangspost einzuscannen und als pdf in die Akten zu schieben. Das geht bei uns ganz flux und die Dokumente stehen dann online zur Verfügung. Bisher konnten wir uns allerdings noch nicht dazu entscheiden, ganz auf Papierakten zu verzichten. Die Ausgangspost erstellen wir mit Word und wird auch in diesem Format abgespeichert. Wichtige Dokumente (wenn der Paranoiamodus wieder an ist
![Pfeif-Smiley :pfeif](./images/smilies/pfeif.gif)
) wie z.B. Klagen werden nach der Unterschrift vor dem Versand komplett eingescannt und zur Akte gespeichert. Normale Schreiben dagegen scannen wir nicht ein, da würden wir ja nicht mehr fertig.
Ein- und ausgehende Mails werden ebenfalls vom Outlook aus als pdf in den Dateiordner der Akte geschoben.
Ganz am Anfang wollte Chef auch mal, dass wir sämtliche Ausgangspost nach der Unterschrift scannen und verschieben bzw. als Fotokopie zur Papierakte zu heften. Irgendwie haben die wohl Angst, dass sie mal vergessen, einen Brief zu unterschreiben
![Mr. Green :mrgreen:](./images/smilies/icon_mrgreen.gif)
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Im Ernst: Man muss sich schon darauf verlassen können, dass beim Eintüten der Briefe nochmal kurz drübergeschaut wird, ob unterschrieben ist und alle Anlagen dabei sind. Wir fügen übrigens auch ein Postausgangs- und -eingangsbuch (Exceltabelle). Das langt völlig, um festzustellen, wann welcher Brief wohin ging/woher kam.
Schönen Arbeitstag wünscht Andy