Pensum schaffen

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skugga
Teilzeittrollin
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#21

04.05.2020, 10:37

sh161 hat geschrieben:
04.05.2020, 08:35
Renew hat geschrieben:
01.05.2020, 14:10
Wie viele Anwälte kann eine ReFa denn überhaupt schaffen?
Ich habe noch nie in einer Kanzlei gearbeitet, in der es mehr RAe als ReFas/ReNos gab, v. a. nicht wenn ein Großteil in Teilzeit arbeitet
Hier: Anderthalb ReFas (mein Kollege 1/2 und ich voll) auf 5 (in Worten: fünf) Anwälte...

Und glaubt bloß nicht, dass die nicht diktieren.
Milchreis schmeckt ganz vorzüglich, wenn man ihn kurz vor dem Verzehr durch ein saftiges Steak ersetzt.
Frusihase
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#22

04.05.2020, 11:00

Guten Morgen,

Ich bin hier ganz alleine mit meine RA. Arbeite auch nur Teilzeit 24 Stunden. Reicht völlig bis zu viel.

In meiner alten Kanzlei hatte ich ebenfalls 24 Stunden und 2 volle Anwälte. Die musste ich schaffen. War natürlich nur mit Überstunden und durcharbeiten ohne Mittag zu schaffen. Das hatte ich über 6 Jahre mitgemacht, dann reichte es mir. Für mich gesucht wurde dann eine Vollzeitkraft, sagt wohl alles.... Jetzt sind es 15 Anwälte auf 5 Sekretärinnen. Und ja, die diktieren teilweise echt noch alles :schock

Jetzt arbeite ich mit 50 Prozent, davor 150 Prozent. Auch nicht besser, zu wenig zu tun zu haben...
Renew
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#23

19.05.2020, 11:47

Hallo ihr Lieben,

bin kurz mal hier und frage mich grade, liebe Frusihase, welche Unterschiede du vielleicht sehen kannst zwischen den 150 Prozent arbeiten und den 50 Prozent. Waren z. B. weniger Akten im Schrank? Oder ist es eine andere Arbeitsweise, die dir mehr Ruhe verschafft? Also ist klar, ein Anwalt weniger macht weniger Arbeit, aber jetzt hast du ja auch mehr Luft, also scheint es insgesamt auch organisatorisch besser zu laufen?

LG
Renew
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#24

19.05.2020, 16:18

Bin für die Ablage von ca. 300 Akten zuständig. Ist das zu viel? Dazu kommen noch Dinge, die ich eigentlich aufarbeiten müsste. Dazu die E-Mails, die natürlich auch zahlreich täglich hereinströmen. Es gibt Tage, da haben wir locker 100 Anrufe in der Kanzlei. Es wird irgendwie auch nicht weniger mit der Arbeit, sodass man mal was aufarbeiten könnte.... Dazu kommt noch, dass ich ja noch etliche der Akten digitalisieren muss, da bin ich auch im Hintertreffen.... Die Firma soll wie gesagt schon expandieren, aber vorerst niemand Neues dazukommen, da sonst erst mal wieder Durcheinander reinkommt und die Finanzen müssen natürlich erst mal soweit klar sein dafür. Heißt dass wohl eher noch mehr Arbeit dazu kommt....
Loumie
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#25

20.05.2020, 10:18

Renew hat geschrieben:
19.05.2020, 16:18
Bin für die Ablage von ca. 300 Akten zuständig. Ist das zu viel? Dazu kommen noch Dinge, die ich eigentlich aufarbeiten müsste. [....] Die Firma soll wie gesagt schon expandieren, aber vorerst niemand Neues dazukommen, da sonst erst mal wieder Durcheinander reinkommt und die Finanzen müssen natürlich erst mal soweit klar sein dafür. Heißt dass wohl eher noch mehr Arbeit dazu kommt....
Wenn schon niemand Neues eingestellt werden soll, rede doch mal mit den Chefs, dass die zumindest für eine Weile jemanden einzustellen, der dir wenigstens die Aktenablage abnimmt und evtl. das Einscannen für die Digitalisierung. Dafür reichen auch Studenten / Schüler die jobben möchten.

Auf meiner alten Arbeit hatten wir auch ein derbes Ablageproblem. Dort war es aber ein einzelner Anwaltsnotar mit einer Vollzeitkraft (wo meine Kollegin noch da war, waren wir 1,5 Vollzeitkräfte) und einer 20h/Woche-Kraft, die hauptsächlich aber Buchhaltung + Anwaltskram gemacht hat. Die Vollzeitkraft musste das ganze Notariat + Telefondienst + Mandantenbetreuung im Büro + eilige Anwaltssachen stemmen. Da kamen wir einfach nicht mit der Ablage hinterher. Als ich in eine andere Kanzlei gewechselt bin, sah die Ablage schlimm aus... Mandanten haben uns teilweise drauf angesprochen auf die Aktenhaufen (auch, weil unser Chef kaum die Wiedervorlagen-Stapel bearbeitet hat). Das waren locker 5 Stapel, die ca 1,5m hoch waren. Wir konnten die nirgendswo anders unterbringen, sodass die niemand sieht.
In meiner neuen Kanzlei haben wir kaum noch Papierakten. Und die, die wir haben, werden nach Aktenablage von studentischen Aushilfskräften zum Empfang gebracht und dort holt sie dann einer ab, um sie ins Archiv zu bringen... Durch die derzeitige Situation haben wir zum Glück auch Zeit, die Handakten zu digitalisieren. Sehr viele unserer Anwälte arbeiten aber auch sehr selbstständig, sodass das auch noch mal Erleichterung für uns ist.
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sh161
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#26

22.05.2020, 08:59

Renew hat geschrieben:
19.05.2020, 16:18
Die Firma soll wie gesagt schon expandieren, aber vorerst niemand Neues dazukommen, da sonst erst mal wieder Durcheinander reinkommt ...
Sorry, aber da hat meiner Meinung nach irgendjemand einen Knoten im Hirn. Das Durcheinander wird ja nicht besser, wenn du es alleine stemmen musst.

Deine Situation stellt sich für mich im Moment so dar:
Du schafft jetzt schon die vorhandene Arbeit nicht (ob das daran liegt, dass du Quereinsteiger bist oder nicht, sei mal völlig dahingestellt, weil mMn völlig unerheblich).
Es soll noch ein Anwalt (oder mehrere? Ich habe gerade nicht den ganzen Faden im Detail im Kopf) dazukommen, aber du sollst weiterhin die Arbeit alleine machen.
Wie soll das gehen? :kopfkratz
Und dieses Problem zu lösen ist nicht allein deine Aufgabe. Da muss dein Chef sich was einfallen lassen.
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Renew
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#27

16.06.2020, 22:31

Habe grade festgestellt, dass da beim Scannen einer dicken Strafakte (habe bestimmt einen kompletten Tag damit zugebracht), eine Seite fehlt. Der Scanner hat wahrscheinlich zwei Seiten gleichzeitig eingezogen. Blöd. Habe es jetzt nur durch Zufall gemerkt. Denn um noch nachzugucken, dass auch alle Seiten gescannt wurden fehlt mir einfach die Zeit.

Schwierig ist hier im Forum natürlich auch herauszufinden, ob ich quasi viel mehr Arbeit habe als das normalerweise üblich ist oder ob ich einfach nur unorganisiert und langsam bin..... Mein Chef meint zwar auch, dass es zu viel ist für 20 Stunden die Woche und möchte mir über kurz oder lang jemanden an die Seite stellen (die mich dann hoffentlich nicht abhängen wird).... Aber es ist schwierig für mich. Erstmal sind gewisse Sachen ja nicht so wichtig, aber allzu lange darf es nicht aufgeschoben werden.

Vielleicht könnte ihr mir damit helfen, wie ich meine Prioritäten setzen kann..... Habe z. B. zwei Forderungspläne für Insolvenzanmeldung da liegen gehabt. Da das dann etwas länger dauert, habe ich es halt seit bestimmt 3 Wochen schon liegen und möchte das morgen aber fertig kriegen. Aber wer weiß, was da wieder alles dringendes anfällt. Das fällt mir offenbar etwas schwer, die richtigen Prioritäten zu setzen. Die Ablage ist es wohl nicht, aber wenn die wochenlang liegen bleibt..... Das geht eben auch nicht. Hinzu kommt die doppelte Ablage (Papier und digital). Man will digital werden, aber (selbst festgestellt) hat man manche Sachen eben schneller in der Papierakte erblättert und gefunden als digital sich durch etliche Dateien durchklicken zu müssen.....

Am System werde ich wohl nichts groß ändern können. Prioritäten setzen.... Wie macht ihr das? Fragt ihr euren Chef täglich danach? Was macht ihr mit Sachen, die über den Tag auf eurem Schreibtisch landen? Und generell damit, dass alle Mandanten immer dringende Angelegenheiten haben? Wen soll man da zuerst abfertigen?

LG
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mücki
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#28

17.06.2020, 10:10

Das kommt drauf, was alles zum Aufgabenbereich gehört aber grundsätzlich haben Fristen bei mir immer die oberste Priorität und ich denke, dass das bei allen so ist. Allerdings versuche ich Sachen, die ich gleich erledigen kann, auch sofort zu erledigen.

Mein Tagesablauf sieht wie folgt aus:
1. Fristenkalender checken und zwar Papier und digital (es kann bei mir in der Kanzlei nämlich immer der Fall auftreten, dass Fristen nur im Papierkalender stehen, weil ich z.B. nicht da war und die daher nicht im Programm eingetragen wurden) und ggf. die Akten raussuchen.
2. Postausgang (das ist bei uns so, weil bei uns die Post am späten Vormittag und nicht am Abend geholt wird). Der wird dann auch mit den notierten Fristen abgeglichen.
3. Fristen erledigen, die in meinen Zuständigkeitsbereich fallen.
4. Wiedervorlagen raussuchen und abarbeiten bis
5. Posteingang ggf. mit anschließender Bearbeitung

Alles andere mache ich je nachdem wie eilig es ist, oder wie ich Zeit habe, z.B. Akten anlegen: Wenn ich weiß, dass der Mandant am gleichen Tag noch einen Termin hat oder eine Frist läuft, lege ich die natürlich sofort an, wenn es nicht eilt (also alle anderen Fälle ;) ) bleiben die auch mal ein oder zwei Tage liegen.
Aktenablage hat bei mir die allerunterste Priorität, denn die kann man immer mal dazwischenschieben, wenn nichts weiter anliegt, da rennt einem ja nichts weg.

Wenn Verfügungen meiner Chefs kommen und ich mir nicht sicher bin, welche Priorität diese haben, frage ich nach. Allerdings sind das Ausnahmefälle. Ich glaube ja, dass man die Vorgesetzten auch nicht zuviel nach Prioritäten fragen sollte. Zum Einen kann das sehr schnell mal so rüberkommen, dass man sich nicht organisieren kann oder keinen Überblick hat und zum anderen gibt es ja auch solche Chefs die meinen, alles was von Ihnen kommt hätte Priorität. (Habe ich selber schon in einer Kanzlei erlebt, da gab es ein Fach für Eilt-Verfügungen und einen Anwalt der dann irgendwann der Meinung war, alle seine Verfügungen in diese Fach packen zu müssen. Das war vielleicht ein Theater.)

Grundsätzlich ist es aber auch bei mir so, dass ich mehr Arbeit habe, als ich mit meinen 25 Stunden abdecken kann. Daher mache ich mir keinen Stress, wenn mal das Eine oder Andere liegen bleibt. Es wird wohl vielen so gehen, dass sie mehr Arbeit haben als sie abarbeiten können, zumal ja auch nicht jede Akte in fünf Minuten erledigt ist.
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#29

17.06.2020, 10:17

Ich selbst binTeilzeit in einer Kanzlei tätig und ansonsten auf selbständiger Basis tätig.

Da Du Quereinsteiger bist, ist es verständlich und nachvollziehbar, dass Du bei neuen Aufgaben, die Du noch nicht hattest und dazu auch nicht gelernt hast Dich erst einarbeiten musst.

Ich finde man kannes sowieso nie pauschal vergleichen, wann eine ReFa "ausgelastet" ist. Zum einen kommt es darauf an, ob der Anwalt schon selbst ein hohes Arbeitspensum hat und zum anderen, ob die ReFa eben auch viel selbständig erarbeiten/bearbeitet. Je nachdem ist der Zeitaufwand für einzelne Tätigkeit unterschiedlich groß.

In der Kanzlei habe ich z.B. mehrere Stapel auf dem einen ist ein Zettel "Eilt", einer ohne und einer "Eilt nicht". So sortieren die Anwälte bereits wenn Sie mir die Akten zur Bearbeitung geben, nach Priorität. Dabei muss man natürlich trotzdem darauf achten, dass der Stapel "Eilt nicht" nicht in vergessenheit gerät.

Wie schon von anderer Seite vorgschlagen wurde, wäre es sicherlich hilfreich, wenn Du jemanden an die Seite bekommst (studentische Hilfskraft) der Dir die zeitraubenden Tätigkeiten (einscannen etc.) abnimmt.

Jetzt weiß ich nicht, wie schnell Du mit den Diktaten schreiben bist. Vielleicht wäre auch hier die Möglichkeit die Diktate an eine Schreibkraft (vor Ort oder Extern) zu vergeben, die nur bei Bedarf und zur Vermeidung, dass sich die Diktate stapeln einspringt.

Wie auch schon vorgeschlagen wurde, solltest Du auf jeden Fall, wenn Du merkst, dass Du nicht alles schaffst, mit dem Chef die noch auf Deinem Tisch liegenden Arbeiten durchgehen und besprechen was auf jeden Fall noch erledigt werden muss und was liegen bleiben kann.
Chrissy Feldy
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#30

19.06.2020, 12:09

Ich kann das mit dem "Pensum nicht schaffen" voll nachvollziehen.
Ich habe beim Einzelanwalt gearbeitet, der Schuldner in der außergerichtlichen Insolvenz vertreten hat bis hin zum Insolvenzantrag und meist auch noch die ganzen Jahre danach bis zum Ende der Insolvenz.

Die Arbeit war immens und in meinen 37 Stunden in der Woche nicht zu schaffen.

Als erstes suchte ich die Ordner und Akten für die Termine des Tages heraus und stellte diese ins Zimmer des Anwalts.

Schon alleine morgens der dann zu bearbeitende Posteingang war ein Zeitaufwand: Tagesstempel, scannen, gescanntes Dokument komplett beschriften wegen Wiederfindung, Fristen notieren im PC/Buch und dann zur Bearbeitung auf einen Stapel sammeln. Gleiches dann mit beA, FAX und den Mails, wobei diese Dinge alle ausgedruckt werden mussten. Zwischendurch zahlreiche eingehende Telefonate führen oder gar Mandanten persönlich "abfertigen". Zwei Stunden Zeitaufwand waren schnell weg.
Erst hiernach konnte ich mich dem normalen Tagesgeschäft widmen wie Fristen erledigen, Insolvenzanträge vorbereiten nebst restlichen Unterlagen vom Mandanten fordern für den Besprechungstermin usw.
Durch zahlreiche Telefonate am Tag, meist auch deshalb, weil Anwalt tagelang nicht zurückrief bzw. auf Mails nicht reagierte und ich den Mandanten aber nicht weiter helfen konnte, schaffte man da nur die wesentlichen Dinge. Der Rest sammelte sich an.

Irgendwann ging ich dazu über, die Posteingänge in Klarsichthüllen nach Mandanten sortiert mir zur Bearbeitung hinzulegen.

Zusätzlich dazu dann noch die seitenweisen Wiedervorlagen sowie die Aufgaben vom Chef sowie die Aufgaben, die ich mir selbst gelegt habe.

Dann wurde die elektronische Akte eingeführt. Ich freute mich und dachte, endlich weniger zu tun, da Papierakte nun entfällt. Nix da. Gerichtsakte musste in Papierform weiter geführt werden. Die restlichen abzuheftenden Unterlagen mussten in einen Ordner für Posteingänge bzw. Postausgänge gesammelt werden.

Ablage, also abheften in den zahlreichen Ordnern, die verteilt in mehreren Zimmern waren, machte ich einmal die Woche. Anders ging es einfach nicht und meist kam dann auch da wieder so viel dazwischen, dass Ablage liegen blieb.

Zudem musste ich die Buchführung einmal im Monat für zwei verschiedene Bereiche noch fertigen. Auch das mit ständigen Unterbrechungen.

Ich bekam aufgrund meines Meckerns einen Praktikanten. Mich ärgerte zwar, dass diese ungelernte Kraft auch noch wesentlich mehr verdiente wie ich, aber ich war ja dankbar für die Hilfe. Leider verließ uns dieser wieder. Somit wieder alleine. Meine Zeit, die ich in diesen Praktikanten steckte, also vergebliche Liebesmüh. Nunja. Somit hoffte ich auf den nächsten Kandidaten.

Leider wurde dieser dann nicht mehr gesucht
Stattdessen machte sich der Anwalt auf und eröffnete eine Zweigstelle und wurde nun zum angestellten Anwalt. Mitarbeiter gab es durch die Kanzlei in der anderen Stadt auch. Nun war er 4 Tage die Woche weg. Am 5. Tag hatte er hier Besprechungen und brachte die gesammelte Post von der anderen Stadt mit und ich musste die neuen Akten der anderen Stadt auch noch mit anlegen. Somit war ich Freitags und Montags mit den Sachen der anderen Stadt beschäftigt. Dienstags bis Donnerstags mit meinem Bereich.

Ich war fertig wie sonst was. Machte aber weiter. War ja keiner da, der den Laden geschmissen hätte. Ich bekam Schlafprobleme und abends lag ich lange wach und mir gingen alle möglichen Gedanken durch den Kopf.

Es kam soweit, dass der Chef nun immer wieder mir irgendetwas vorwarf. Selbst Dinge, wofür ich nichts konnte. Immer wieder neue Spitzen. Irgendwann putzte er mich so am Telefon aus der anderen Stadt herunter, bekam als Strafe Rauchverbot, dass ich das Telefonat durch Auflegen beendet habe. Seither war der Anwalt nicht mal mehr fähig mir in die Augen beim Gespräch zu schauen. Traurig.

Ein klärenden Gespräch hat zwar stattgefunden, in dem ich alles sagte, was mich störte, aber eine richtige Klärung gab es nicht. Das Thema wurde also nie richtig erledigt.

Der ganze Stress ging dann schließlich auf meine Gesundheit. Folge waren Entzündungen der Schultern bis zur eingefrorenen Schulter. Ich wurde ärztlich aus dem Verkehr gezogen.

2 Monate krank und ich bekam die Kündigung. Das war also der Dank dafür, dass ich mir so den Hintern aufgerissen und den Laden am Laufen gehalten habe.

Nun bin ich seit fast 1 1/2 Jahren krank und habe bisher die Arbeit nicht einmal vermisst. Völlig unüblich für mich.

Aber nun neigt sich mein Krankenstand dem Ende und ich bin mir nicht mal mehr sicher, was ich für eine Arbeit nun überhaupt suche ;-) Zumal meine Schultern nicht mehr zu 100 % genesen werden.

Wie gesagt: Aufgrund des Vorgesagten kann ich das echt nachvollziehen.
L.G. Chrissy
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