Pensum schaffen

[paralegal6]

Ich würde mal behaupten dass man in 20 h auch nicht viel mehr schaffen kann. Auf alle Fälle nicht verrückt machen oder hetzen, dann passieren leicht Fehler. Ich schaffe an einigen Tagen auch nicht alles weil halt ein Mdt anruft oder rum kommt. Chef schreibt auf Diktate “eilt“ die mache ich dann und der Rest bleibt halt mal nen Tag liegen

[Adora Belle]

Vielleicht ein kurzes Statement von der anderen Seite: Ich glaube, Du schaffst schon mehr als manch anderer in 20h. Wichtig ist, dass nichts untergeht, also dass Du den Überblick über die zu erledigenden Aufgaben behältst. Und wenn Du merkst, dass etwas nicht zu schaffen ist, rechtzeitig Rückmeldung an den Chef gibst. Es ist dann seine Aufgabe, zu priorisieren oder Entlastung zu schaffen, indem er einen Teil selbst übernimmt oder anderweitig den Ablauf und die Aufgabenbereiche neu organisiert.

[Renew]

Hallo,

danke nochmal für eure Rückmeldungen

Vielleicht habe ich noch ein Problem damit, die Prioritäten klar zu kriegen. Mein Schreibtisch ist leider auch mittlerweile ziemlich durcheinander und meine Ablage stapelt sich einfach nur immer mehr in die Höhe, sodass ich dann natürlich manche Sachen schon nicht mehr finde, da sie unter einem großen Papierberg liegen - das dauert dann ja auch den durchzusehen. Ich bin echt froh, dass mein Chef das halt auch sieht, dass es zu viel für mich ist und er mir ja gerne mehr Stunden geben möchte.

Bei den Diktaten ist es auch so, dass er (nicht immer) seine Prioritäten angibt. Noch bin ich aber so, dass ich die dann trotzdem alle durchreiße (und dann großartig zu nix anderem mehr komme). Ist im Moment noch so. Wenn ich Dinge liegen lasse, dann denke ich, dass sich das nur exorbitant ansammelt. Heißt: ich hätte dann auf dem Diktiergerät immer mehr noch ungeschriebene Sachen. Die Mandanten rufen dann noch öfter an, da sich die Bearbeitung dann wieder weiter nach hinten zieht, irgendwann ist das Diktiergerät wahrscheinlich voll und Chef und ich wissen am Ende nicht mehr, was jetzt alles bereits da raufgesprochen wurde und quasi bereits in der Bearbeitungslinie drin hängt.... Also so stell' ich mir das dann quasi vor und kann auch das mit dem Prioritäten setzen daher nicht wirklich umsetzen. Man kann Dinge mal eine Zeit lang liegen lassen, aber nicht zu lange, dann wächst es sich schnell zum Problem aus...

Muss stärker versuchen, meine Struktur umzusetzen... Kommt aber wieder was "Wichtiges" und "Dringendes" dazwischen...... Z. B. die Strafakte mit etlichen Bänden - da stehe ich Stunden am Scanner.... Zum Glück kommt das nicht so oft vor. Ja, meine Struktur muss ich stärker durchziehen. Und ich möchte gerne "feste" Zeiten haben, an denen ich die fertigen Diktate zum Chef runterreichen kann, damit ich auch noch den Postausgang schaffe usw. Anders geht es nicht. Beim Posteingang kann man schlecht selber steuern - die Briefe kommen wie sie kommen. Meine einzige Stellschraube sehe ich wirklich nur beim Diktate schreiben, dass ich mir da eine bestimmte Zeit festsetze (also quasi bis zum 16:00 Uhr fertig und dann zum Chef, Rest ein anderes Mal schreiben), anders geht es glaube ich nicht.

Blöd ist nur, dass ich den Posteingang eigentlich so nach 12:00 Uhr mache, da die Post idR nicht früher kommt. Das Diktiergerät aber morgens oft noch nicht da ist mit den Diktaten. Hier müsste man wohl schauen, wie man das digital überspielen könnte, damit ich dann eben auch Zugriff habe. Das Gerät sollte so bleiben, da es für meinen Chef wohl so am praktischsten ist. Ich müsste aber einen zeitlich besseren Zugriff darauf haben. Vielleicht kann das auch helfen?! Dann vielleicht regelmäßig ca. 1/2 Stunde Ablage machen. Und beim Postausgang, wenn ich da nicht so spät dran bin mit den Diktaten, dann schaff' ich da vielleicht auch noch, das gleich zur Ablage zu bringen?!

LG

[Adora Belle]

Wenn die Post erst nachmittags kommt, könntest Du Dir angewöhnen, sie grds. am nächsten Morgen zu bearbeiten. Unsere PIN-Post kommt meist erst nach 15 Uhr, deshalb macht unser Sekretariat das auch so.

Und warum brauchst Du das Diktiergerät vom Chef? Entweder es sind Bänder, dann sollte es ein Abspielgerät geben. Oder das Diktat ist digital, dann kann man es mailen/schicken/whatever.

[Renew]

Hallo,

also ich arbeite bis zum 18:00 Uhr. Wenn die Post erst um 15:00 Uhr käme, hat euer Sekretariat dann früher Schluss? Bei uns die Post so gegen 13:00 Uhr. Aber es wäre schon gut, wenn ich selber mir feste Zeiten angewöhnen könnte, damit mein Chef sich ein bisschen drauf einstellen kann, wann die Post auf seinen Tisch kommt. Das wäre wohl wirklich wichtig. Das liegt ja aber an mir. Das Problem liegt wohl wirklich bei den Diktaten, dass ich das besser terminieren muss im Ablauf. Und hierbei habe ich jetzt festgestellt, dass wir wirklich etwas brauchen, das dann auf den PC gespielt werden kann. Denn ich habe das Gerät dann stundenlang im Beschlag zum Schreiben. In der Zeit kann er nichts Neues raufsprechen. Und wenn er z. B. zu Hause ist und das Gerät noch hat, dann könnte ich nicht gleich morgens loslegen damit. Ich halte mich dann nicht an meine Zeiten, dass ich z. B. morgens schreibe und dann z. B. nur bis um 12:00 Uhr. Fertig. Dann kommt die Eingangspost, das hängt dann davon ab, wieviel das ist und wie lange das dann dauert. Dann käme ja noch die Ausgangspost. Der Tag ist dann irgendwie schnell rum. Sonderaufgaben wie Büromaterial sichten und bestellen oder Strafakten scannen etc. etc.

Für die dieses Diktiergerät bräuchten wir wohl eine Software, damit man das überhaupt auf den Rechner ziehen kann. Oder ein anderes Gerät, welches ohne Zusatzsoftware auf den PC übertragbar wäre. Ich erinnere mich jetzt, dass vor etlichen Jahren ein Chef von mir das Diktiergerät hatte zum Draufsprechen, das für ihn immer verfügbar war, da ich die Bänder auf einem anderen Gerät dann abgespielt hatte zum Schreiben. Das wäre wohl der nächste Schritt, wo ich mich jetzt erst mal drum kümmern müsste.......

LG und einen schönen Sonntag euch noch

[paralegal6]

Runterziehen kann man Diktate immer, USB ran und gut. Ich kenne jetzt Advoware nicht. Direkt vom Gerät tippen ist aber nicht Sinn der Sache. In welchem Format speichert das Gerät denn?

[Renew]

Die Dateien sind im .dss-Format, also braucht man eine bestimmte Software dazu. Mein Chef hat aber schon sich umgeschaut und es wird wohl auf eine Spracherkennungssoftware hinlaufen... Dann wäre das auch erst mal gelöst.

Ich bin im Übrigen ja auch keine Rechtsanwaltsfachangestellte sondern eher im Sekretariat beschäftigt. Also hauptsächlich Aktenführung, auch Fristen eintragen, Posteingang, Postausgang - einfachere Dingen eben. Für das Scannen der Sachen stelle ich fest, dass mein Chef diesen Spiegel auf der Festplatte wohl auch nicht mehr wirklich nutzt und wir eine zusätzliches Feature bekommen werden, dass die Sachen direkt ins Programm reinzieht (wie auch immer das genau funktionieren soll) usw. Vielleicht habe ich demnächst dafür mehr Zeit, um das alles aufzuarbeiten. Auch die ganzen E-Mails muss ich aus den letzten Monaten auch noch....

Ist das tatsächlich so, dass Mitarbeiter wirklich so stark gesucht sind, die die Ablage machen, die Scanarbeiten usw.?! Also im Grunde einfache Arbeiten, die gar keiner großartigen Ausbildung bedürfen. Mein Chef möchte mich wohl unbedingt behalten, was mich sehr freut. So ganz verstehe ich's aber nicht, da ich die tatsächlich schwer gesuchte ReFa-Ausbildung ja gar nicht habe und auch im Sekretariatsbereich mal vor 20 Jahren eine gute Ausbildung gemacht hatte, aber nie in dem Job tätig gewesen bin und natürlich da auch nicht mehr wirklich was zu holen ist.

Ich frage mich natürlich auch, in welcher Richtung ich mich besser weiter positionieren und weiterbilden sollte/könnte. Eher im Sekretariat oder doch in Richtung ReFa? Ich habe mir den Allrounder für die ReFa geholt, aber habe noch nicht angefangen. Das dauert ja doch lange bis man sich den Schinken nur mal durchgelesen hat.

Es soll noch mindestens ein Anwalt hinzukommen. Ich habe zwar ab diesem Monat mehr Stunden, aber bin dann ja vielleicht wieder mit allem im Hintertreffen, wenn das Arbeitspensum steigen sollte. Aber das muss man natürlich dann sehen und entsprechend werden dann wohl Lösungen gefunden werden. Die Sprachsoftware wird sich sicherlich auszahlen.

Es war mal die Rede von Weiterbildung für mich im einem Bereich der ReFa. Dann wiederum soll eine ReFa zusätzlich eingestellt werden für die beiden neuen Anwälte. Ist das immer so, dass eine ReFa "Ihren" Anwalt hat, dem sie zuarbeitet? Wie viele Anwälte kann eine ReFa denn überhaupt schaffen? Auch das muss man wahrscheinlich irgendwie ausprobieren?! Die Kanzlei soll wachsen, man weiß aber noch nicht konkret wie das ausschauen wird.

LG und einen schönen Feiertag noch

[MellyM]

Zum Thema wie viele Anwälte eine Refa schaffen kann, kann ich dir aus eigener Erfahrung und auch aus unserer Kanzlei sagen, dass es ganz auf den Anwalt liegt. Ich zB habe einen festen Anwalt für den ich tätig bin und bekomme das manchmal nur mit hängen und würgen hin. Habe zusätzlich, mit einer weiteren Kollegin, einen Azubi, wodurch so Sachen wie scannen und Post sortieren für mich weg fallen. Allerdings habe ich deswegen nicht mehr Zeit, immerhin will ich das mein Azubi auch was lernt .

Also wenn ich mal mehr mit Personal machen muss oder für die Kollegin Vertretung mache, bleibt etliches liegen, so habe ich Tage da bin ich tagaktuell aber auch mal das unwichtige zwei Tage später erst bearbeitet wird. Mit meinem Chef habe ich allerdings auch vereinbart, dass solange die Sachen innerhalb drei Tage bearbeitet sind alles im grünen Bereich ist und fristen und eilige Sachen werden immer sofort erledigt (manchmal wundert er sich wie schnell ich bin )

In anderen Sekretariaten hat eine Fachkraft und ein Azubi zwei Anwälte, allerdings machen entweder die Anwälte dort auch mehr alleine oder aber arbeiten selbst weniger. Mehr als zwei Anwälte hat bei uns keiner, aber alle haben einen Azubi im Sekretariat

[sh161]

Wie viele Anwälte kann eine ReFa denn überhaupt schaffen?

Ich habe noch nie in einer Kanzlei gearbeitet, in der es mehr RAe als ReFas/ReNos gab, v. a. nicht wenn ein Großteil in Teilzeit arbeitet.

Bei uns ist es derzeit so, dass wir für zwei RAe (davon eine Notarin) mit einer Vollzeitkraft (NoFaWi) und drei Teilzeitkräften (eine im Notariat, zwei in der Advokatur, aber alle gelernte ReNos) plus einer Aushilfe für die Nachmittage (hauptsächlich Diktate und Post) beschäftigt sind. Das sind insgesamt knapp 130 Wochenstunden, also gut 1,5 Vollzeitkräfte pro RA, wobei hier allerdings mit Spracherkennung diktiert wird und die RAin ihre Advokatursachen (außer ZV) alle selbst macht. Für den RA müssen die Diktate korrekturgelesen werden. Buchhaltung teilen wir uns zu zweit und die ZV mache ich größtenteils alleine.

[Loumie]

Ist das immer so, dass eine ReFa "Ihren" Anwalt hat, dem sie zuarbeitet? Wie viele Anwälte kann eine ReFa denn überhaupt schaffen? Auch das muss man wahrscheinlich irgendwie ausprobieren?!

Das hängt immer ganz von der Kanzlei und der Arbeitsweise der RAe ab.

Die Kanzlei, in der ich meine Ausbildung (2014-17) hatte (und auch bis Anfang 2020 noch dort gearbeitet hatte), hatte einen Anwaltsnotar mit 1 Vollzeitkraft (hauptsächlich Notariat oder eilige RA-Sachen), 1 auf 20 Stunden (Buchhaltung + Anwaltsbereich) und dann mich (Notariat + Anwaltsbereich) (erst 15h/Woche, da ich eigl. Fachabi nachholen und dann ins Ausland wollte, dann 2 Monate auf 30h ("Vorbereitung für die Elternzeit meiner Kollegin") und dann für das letzte Jahr auf 38,5h/Woche). Wir haben im Notariat komplett selbstständig gearbeitet. Im Anwaltsbereich blieb einiges liegen, da alles über den RA lief und wir erst nach seinen Anweisungen die Akten bearbeiten konnten. Sobald dort die Anweisungen kamen, lief aber auch alles selbstständig. Diktate hat er auf Band diktiert und wir haben es dann runtergeschrieben. Wiedervorlagen und Aktenablagen konnten so gut wie gar nicht abgearbeitet werden (für die WV kamen die Anweisungen des RAs selten und für die Aktenablage hatten wir keine Zeit).

In der neuen Kanzlei läuft das anders. Aber auch dort ist es je nach RA unterschiedlich. Anfang letztes Jahr hat hier wohl der Wandel von Handakte auf e-Akte stattgefunden. Wir archivieren nach und nach jetzt alles zur e-Akte (und in diesen Zeiten von Corona digitalisieren wir auch alle noch laufenden Papierakten). Als ich angefangen habe, hatten meine Kolleginnen fast alle noch über 1.000 Dokumente bei sich im Anwaltsprogramm zu archivieren (neben den täglich anfallenden Dokumenten).
Es gibt bei uns Anwälte, die diktieren noch (obwohl auch gerade der Umstieg auf eine Diktiersoftware stattfindet) und einige machen alles selber (per Diktiersoftware oder selber schreiben).
Ich bin derzeit einem Anwalt zugeordnet, der fast komplett selbstständig arbeitet. Evtl. kommt im Sommer/Herbst noch eine neue RAin (hat dieses Jahr erst ihr Studium abgeschlossen) auf mich zu. Anfang 2021 kriege ich dann die RAin, die dann aus der Elternzeit kommt (derzeit Beschäftigungsverbot, kümmere mich aber um ihre Seminaranmeldungen etc, die sie ja trotzdem machen muss), dazu.
Es gibt aber auch ReFas hier, die sich nur um einen Anwalt kümmern können (sei es aufgrund ihrer Stundenanzahl oder der Arbeitsweise des RAs/ der RAin).