Mandant will nicht ins Wartezimmer - was sagt man da?

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Rehlein39
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#1

17.10.2019, 09:45

Hallo an Alle,

wir haben hier öfter folgendes Problem:

Unser Büro ist so eingerichtet, dass Mandanten, sobald sie die Tür aufmachen, direkt in unserem Büro an der Anmeldung stehen, also direkt vorm Schreibtisch meiner Kollegin und ich sitze ein Stück davon weg, aber im selben Zimmer.

Neben dem Schreibtisch meiner Kollegin, quasi 1 Meter entfernt, ist das Zimmer von einem Chef, der auch noch immer die Tür offen stehen lässt. Um in den Warteraum zu kommen, müssen die Mandanten am Zimmer des Chefs vorbei einen langen Flur heruntergehen.

Jetzt passiert es öfter, dass Mandanten reinkommen, ganz dringend den Chef sprechen wollen (natürlich ohne Termin). Wenn man sie bittet, in den Wartebereich zu gehen kommt als Antwort "wieso, ich hab ja bloß eine Frage, ich warte hier"!

Was jetzt :kopfkratz , die hören dann natürlich, was der Chef dazu sagt, dass sie unangemeldet vorbeikommen, bzw. hat er gar keine Chance abzulehnen und ist natürlich schwer begeistert.

Wie kann man denn höflich begründen, dass sie gefälligst im Warteraum zu verschwinden haben, während man erstmal nachfragt :mrgreen:

Habt Ihr eine Idee? Heute sagte eine Mandantin: "Warum soll ich da Platz nehmen? Oder störe ich?"

LG
das Rehlein
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Anahid
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#2

17.10.2019, 09:54

Ist wohl eher ein Problem des Chefs, der halt seine Türe schließen soll. Ist schon irgendwie klar, dass dann, wenn Mandanten ohne Termin reinkommen und fragen, ob der Chef grad Zeit hat, die nicht einsehen, ins Wartezimmer zu gehen. Da muss dann halt, wenn ein Mandant kommt, die Tür beim Chef geschlossen werden.
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Dany1981
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#3

17.10.2019, 09:58

Bei uns is es zwar auch so, dass der Chef immer die Türe auflässt, aber wenn es klingelt, machen wir immer so. Bei uns kommt, in der Regel, keiner ohne klingeln ins Haus.

Ich würde vll versuchen zu sagen, dass dies eine Anweisung des Chefs ist und sie sich bitte kurz im Wartezimmer gedulden möchten bis du mit dem Chef gesprochen hast.
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Sonnenkind
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#4

17.10.2019, 10:00

Ich würde auf den Datenschutz verweisen, da er sonst die ganzen Telefonate mithören könnte. Deshalb bitte im Wartezimmer warten.
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#5

17.10.2019, 10:02

Bei uns müssen sie nicht klingeln, draußen an der Tür steht sogar: Bitte ohne anzuklopfen eintreten!

Was das soll, weiß ich nicht - unser Chef hat sich mit einem anderen Anwalt zusammengetan und wir sind hierher gezogen.

Die Tür vom Chef erstmal zumachen sieht auch irgendwie komisch aus, dann muss man um den Mandanten rumlaufen, in das Zimmer vom Chef rein (Tür geht nach innen) und der guckt einen auch schon erwartungsvoll an!

Hm, ich weiß auch nicht so recht....
Pitt
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#6

17.10.2019, 10:11

Das Problem kenne ich in ähnlicher Form. Hier möchten die Mandanten sich immer mal wieder die Zeit damit vertreiben, auf dem langen Flur des Büros, an sämtlichen offenen Bürotüren vorbeizuschlendern und zu gucken, was hier so passiert. Ich versuche denen dann immer zu erklären, dass es mit der Verschwiegenheitspflicht/Diskretion des Büros nicht zu vereinbaren ist, wenn Mandanten sich in Bereichen aufhalten, wo Kollegen mit anderen Mandanten sprechen, sich mit anderen Kollegen über die Fälle austauschen oder schlicht und ergreifend offen die Mandantennamen auf den Ordnerrücken zu lesen sind. Das Argument zieht aber auch nicht immer. Alternativ kann man den Leuten anbieten, dass die sich die Zeit im Wartebereich mit einer Tasse Kaffee/Tee vertreiben, die man ihnen dann vorbeibringt. Ansonsten kann ich mich Anahid nur anschließen, wenn der Chef die Tür immer offen hat und jeder Mandant sieht, Chef ist da und telefoniert auch nicht, dann darf er sich nicht wundern, dass Spontanbesuche immer sofort zu ihm und nicht warten wollen. Als Mitarbeiterin ist man dann nur eine lästige Hürde, die es zu überwinden gilt.
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#7

17.10.2019, 10:17

Ich versteh das Problem nicht. Wenn die Mandanten auf deine Bitte, ins Wartezimmer zu gehen, sagen, dass sie bloß eine Frage haben, dann würde ichs noch einmal mit Nachdruck sagen (immerhin hat dein Chef ja sicher auch zu tun und wird nicht gleich, nur weil ein Mandant in der Tür steht sofort alles stehen und liegen lassen) und wenn sie es immer noch verneinen, sie wegschicken und darauf hinweisen, dass sie bitte einen Termin vereinbaren sollen. Auch Mandanten müssen lernen, dass sie zwar wichtig sind, sich aber nicht alles rausnehmen können.

In erster Linie sollte euer Chef da eine Anweisung geben, wie er es haben möchte. Habt ihr das mal intern besprochen? Nur sprechenden Menschen kann geholfen werden. Also entweder Tür vom Chef immer zu, dass die Mandanten ihn nicht direkt sehen oder Mandanten mit freundlichem "Nachdruck" ins Wartezimmer setzen. Denn auch wenn "nur ne kurze Frage" ist, müssen Mandanten nicht denken, dass sie sofort dran kommen, nur weil sie im Büro stehen ohne Ankündigung.
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#8

17.10.2019, 10:38

Hier ist es auch so, dass die Türen zu den Chefs offen stehen. Hier ist es auch öfter so, dass die Mandanten, die ohne Termin kommen, am Empfang stehen bleiben und nicht ins Wartezimmer wollen. Ich verweise sie dann ganz hartnäckig und notfalls auch mehrmals auf den Datenschutz. Wenn dies nichts hilft, sage ich dann zum Mandant, dass er es bestimmt auch nicht möchte, dass andere seine Angelegenheiten mitbekommen. Meistens hilft das. Ich sage dem Mandanten auch, dass ich erst fragen müsse, ob der Chef Zeit hat und schließe dann die Türe zum Wartezimmer. Wenn ich dann zu den Chefs reingehe und mitteile, dass ein Mandant unangemeldet da ist, wird selbstverständlich auch die jeweilige Türe geschlossen, damit der Mandant die Reaktion auf keinen Fall mitbekommt. Wenn der Chef keine Zeit hat, teile ich dies dem Mandanten unter Verweis auf Vorbereitung Gerichtstermin bzw. zahlreicher Fristen mit und vereinbare einen Termin mit ihm. Bei den Mandanten die ständig und grundsätzlich ohne Termin kommen, machen wir es inzwischen so, dass wir gleich sagen, dass der jeweilige Chef nicht im Hause ist und sagen ihm, dass er einen Termin vereinbaren muss.
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#9

17.10.2019, 10:41

Schreibblitz hat geschrieben:
17.10.2019, 10:38
Wenn der Chef keine Zeit hat, teile ich dies dem Mandanten unter Verweis auf Vorbereitung Gerichtstermin bzw. zahlreicher Fristen mit und vereinbare einen Termin mit ihm. Bei den Mandanten die ständig und grundsätzlich ohne Termin kommen, machen wir es inzwischen so, dass wir gleich sagen, dass der jeweilige Chef nicht im Hause ist und sagen ihm, dass er einen Termin vereinbaren muss.

Finde ich gut. Ich hab dann immer die Hoffnung, dass die Mandanten es irgendwann lernen... so naiv wie ich bin :mrgreen:
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#10

17.10.2019, 10:42

Schreibblitz hat geschrieben:
17.10.2019, 10:38
Bei den Mandanten die ständig und grundsätzlich ohne Termin kommen, machen wir es inzwischen so, dass wir gleich sagen, dass der jeweilige Chef nicht im Hause ist und sagen ihm, dass er einen Termin vereinbaren muss.
Ist aber auch schwierig, wenn der Anwalt grad lautstark telefoniert oder diktiert bei geöffneter Türe. :lolaway
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