Papierablage bei Digitalisierung

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Renew
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#1

19.12.2019, 18:25

Hallo,

habe früher mal wenige Jahre im Büro gearbeitet, bin jetzt seit ein paar Monaten in einem Anwaltsbüro. Wir wollen digital werden und ich versuche mich gerade am Paginiersystem für die Papierablage. Also fortlaufende Nummern auf die Blätter, einscannen und dann einfach chronologisch nach den Nummern abheften. Kein Gesuche mehr nach irgendwelchen Akten für zwei Blätter bei der Ablage usw. Schließlich soll ja eh nur noch digital gearbeitet werden in Zukunft.

Ich habe das jetzt angefangen und bin total unsicher, ob das auch wirklich was wird. Solange ich nicht ganz digital schaffe (sämtliche aktive Akten müssen ja noch eingescannt werden) müsste mein Chef quasi beides zu Hilfe nehmen - die Papierakten und zusätzlich dann was auf dem PC liegt dazu, was sicherlich auch erst mal zeitaufwändiger ist und verwirrend. Am digitalen Posteingang habe ich mich mal versucht und er war wohl zufrieden damit und hat sich wohl gefreut, dass es jetzt mehr in Richtung Digitalisierung geht, also nicht mehr alles mit Postmappe usw.

Ich tu' mich etwas schwer damit, gute Lösungen zu finden. Wie z. B. für den Posteingang, zumal ich nicht immer da bin und dann ein Kollege den Posteingang übernimmt. Der Postausgang macht mir da noch mehr zu schaffen. Nachdem ich mit unserem Programm einen Brief geschrieben habe, muss ich den ja abspeichern, da sonst alles wieder weg ist. Dann kommt es in den Postausgang des Programms. Danach kann ich den Versandstatus nicht mehr verändern bzw. ich komme wohl aus Lizenzgründen nicht in den Postausgang des Programms rein. So muss ich die Kopien der Ausgangspost alle nummerieren, scannen und dann noch den jeweiligen Ordnern zu ordnen. Das kostet in dem Fall dann doch mindestens so viel Zeit wie jeden Brief in eine andere Akte abzuheften :-? Wäre hier auch für Tipps dankbar. Kommt zwar auch nicht oft vor, dass man das nachvollziehen muss mit dem Postausgang, sollte ja aber jeder machen, kostet mich aber auch wieder Zeit natürlich.

Ich kriege am Tag nicht viel erledigt. Und das obwohl ich nicht mal ans Telefon muss, wenn's klingelt. Grade ein bisschen Posteingang, ein paar wenige Briefe schreiben - der Rest ist scannen, Ablage in Akten sowie digital. Mein Chef ist trotzdem wohl zurfrieden mit meiner Arbeitsleistung, aber ich nicht :augenreib

Dann habe ich natürlich auch Angst, dass mal versehentlich irgendwas auf dem PC gelöscht wird oder nicht gefunden wird. Dann das Schriftstück zu finden.... Nur wie oft kommt das vor? Wenn ich die Sachen nur noch in einen aktuellen Ablageordner abheften muss, verspreche ich mir schon eine Zeitersparnis, und darum geht es ja auch. Digital muss ich sowieso alles scannen, umbenennen, in die Akten schieben auf Explorer und ins Advoware. Da ändert sich ja nix.

Habe ich zu viel Angst, dass das nach hinten losgeht? Oder dass jemand kommt und sagt: Was machst du denn für einen Mist hier? :patsch Bin mir echt total unsicher, weil ich gewissermaßen mit diesem Projekt alleine bin und das zu verantworten habe. Außerdem wäre ich über ein paar Tipps bei der Digitalisierung auch dankbar....

LG :wink2
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Andy66
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#2

23.12.2019, 11:11

Ich habe gerade den Eindruck, dass hier vieles doppelt gemacht wird. Du schreibst, dass Du die Unterlagen ins Anwaltsprogramm UND in den Explorer verschiebst. Habt Ihr die Akten doppelt sowohl im Programm als auch im Explorer? Das sollte überdacht werden, denn bei solcher doppelter Aktenführung besteht immer die Gefahr, dass die beiden nicht synchron sind. Eine große Fehlerquelle.

Wir haben hier digitale Aktenführung, die Eingangspost wird momentan noch aktenweise zugeordnet. D.h., wenn das Dokument eingescannt und im Anwaltsprogramm der Akte zugeordnet wurde, wird das Papierdokument in die Papierakte abgeheftet (wir haben nur kurzlebige Akten, daher sind das Unterfächer in Leitzordnern, nur die Gerichtsverfahren haben die herkömmlichen Handakten). Mein Ziel wäre es, hier Ablageordner nach Tagen zu erstellen. Aber bisher ging das noch nicht, weil man ja nie weiß, welche Akte beim Gericht landet und dann müsste man - solange der Anwalt noch nicht mit dem Laptop zu Gericht gehen will - alles ausdrucken.

Wenn ein Brief gedruckt, unterschrieben und kuvertiert (bzw. per Fax versendet) ist, wird er im Postausgang des Anwaltsprogramms als "versendet" vermerkt. Alle kuvertierten Briefe werden dann gesammelt zur Post bzw. dem Briefkasten gebracht. Auf die Idee, die unterschriebenen Briefe dann nochmal zu scannen und in die Akte zu verschieben, ist hier bisher keiner gekommen. Ich finde, das verstopft die Akte nur unnötig.
Erfahrung ist das, was man bekommt, wenn man das was man will nicht kriegt
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#3

23.12.2019, 11:17

Puh... Wir haben irgendwann den Schritt gewagt, und einfach keine Papierakte mehr angelegt. Man wusste, welche alten Aktenzeichen noch im Schrank hängen und hat die dann nur für den Gerichtstermin gescannt, vorher nicht. Da ist auch nix mehr drin gelandet, die sind einfach "ausgelaufen" und wurden erst zur Ablage (oder halt GT) wieder aus dem Schrank geholt.

Bei uns ist alles in der digitalen Akte, alles was noch physisch da ist, kommt in die Ablagen: 1. Orignale Vollmachten, Vergütungsvereinbarungen. 2 Ablage: Hier kommt alles andere rein. Der gescannte Brief, das gegengezeichnete, gescannte Sendeprotokoll, die Notizen des RA vom Gespräch. Lediglich durch ein PostIt tageweise getrennt. Originale vom Mdt. werden an diesen zurückgegeben. Sollte ich doch mal ein Stück Papier suchen, brauche ich bloß nach dem Datum schauen.

Dass du den Postausgangsstatus nicht weiter ändern kannst, ist dann natürlich schwierig. Mit welchem Programm arbeitet ihr denn?
Ich kann nämlcih super einstellen, ob die Post per Mail / Fax / Brief / EGVP raus (und ggf. zugestellt) ist.

Vereinfacht hat uns vieles im Übrigen das digitale Unterschreiben. So brauchte man gar nix mehr drucken, unterschreiben, wieder scannen, verschicken.
Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu lassen und gleichzeitig zu hoffen, dass sich etwas ändert!

Ironie ist das Salz in der Suppe, was das Aufgetischte erträglich macht!
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