Urkundensammlung

[ReNoMaus]

Hallo erstmal...

Ich bin seit 2 wochen in einer neuen Kanzlei. Dort bin ich für das Notariat zuständig. Außer mir gibt es nur den Anwalt und eine Auszubildende (und ab und zu Praktikanten ). Die, die das Notariat vor mir gemacht hat, habe ich nicht kennengelernt... Ich stehe also ziemlich alleine da...

nun mein Problem: Bei uns steht bald die Notariatsprüfung an... und mein Chef hat mir erzählt, dass die unser System der Urkundensammlung nicht so prall fanden. Deshalb soll ich mir jetzt was besseres ausdenken...

Bisher wurde es so gehandhabt, dass die Urkunden in einen Karton kommen. Die erste unten und die letzte oben. Die Prüfer finden das zu unübersichtlich/unordentlich.

Ich habe schon vorgeschlagen, es so zu machen, wie in meiner "Ausbildungskanzlei"; dort waren die Urkunden in Klarsichthüllen und dann in Ordner geheftet. Aber mein Chef hat Angst, dass der Kleber oder das Lösungsmittel in den Hüllen die Urkunden beschädigt. (Das ist in seiner Kanzlei schon einmal passiert)

Mir ist auch schon die Idee gekommen, dass wir die Hüllen weglassen, die Urkunden lochen, die Löcher mit Ösen verstärken und dann in einen Ordner abzuheften.

Kann man das auch machen?

Wie regelt ihr das in eurer Kanzlei mit der Urkundensammlung?

Vielen Dank und liebe Grüße aus Niedersachsen!

[Tigerentchen]

Hallo und bei uns im Forum.
Da ich derzeit kein Notariat mache, kann ich Dir nur sagen, wie wir es in meiner Ausbildungskanzlei gemacht haben. Dort wurden - genau wie bei Dir - die Urkunde gelocht, geöst , dann genäht und in Ordnern abgeheftet.

[Julie]

auch von mir!

Also bei uns werden die Urkunden in Klarsichthüllen gesteckt und in Ordner abgeheftet. Das mit dem Kleber hab ich noch nie gesehen/gehört! Bei uns ist alles ok, keine beschädigten Urkunden. Vl. mal etwas teuerere Klarsichthüllen verwenden?

[ReNoMaus]

Also wir haben eg ziemlich gute Hüllen... Ich hab das vorher auch noch nie gehört... schließlich haben wir das in der anderen Kanzlei auch so gemacht und da gabs keine Probleme... aber mein jetziger Chef ist da ein bischen komisch.

Er will das einfach nicht. Ich hab schon versucht, ihm zu erklären (sogar die Azubine hat versucht mir zu helfen...), dass die Urkunden 20 Jahre alt waren bei meinem Ausbildungsbüro und die Urkunden noch echt gut waren... aber was soll man machen? wenn Anwälte erstmal ne Meinung haben...

[Julie]

Hm, na dann würde ich das so machen, wie du beschrieben hast: Lochen und verstärken und abheften. Andere Möglichkeit sehe ich nicht. Diese lose Aufbewahrung finde ich auch nicht vorteilhaft.

[ReNoMaus]

Ja. Das scheint mir auch das Beste zu sein... Danke für die Hilfe.

Aber eine Frage habe ich noch:

Dafür braucht man doch keine speziellen Ordner, oder? Ich bin der Meinung, dass das ganz einfache Ordner sein können...

[Julie]

Ja, klar! Kannst ganz normale Ordner nehmen.

[Pepsi]

ich verstehe nicht was an einer "losen" Aufbewahrung unvorteilhaft sein soll.. besser jedenfalls als wenn es in zig Ordnern rumsteht.. ich denke es wird überall so gemacht, mit Ordnern hab ich noch nie gehört.. wir haben diese Urkundenkästen die man extra bei Soldan etc kaufen kann und ich hab das noch nie anders gesehen/gehört

was schreibt mir der Prüfer vor, wie ich die Urkunden aufbewahre, soweit kommt es noch.. Tss

was das alles für Platz kostet, erst Hüllen, dann auch noch Ordner..

[Notargehilfe]

@pepsi


Hier läuft das seit 45 Jahren so und wurde noch nie beanstandet.

Grüße aus dem Rheinland

[Lena]

Schließe mich an...
Ich glaub aber dieses mit in Hüllen und Ordnern verwahren ist fast typisch fürs Anwaltsnotariat - das hört man von da öfters...