Irgendwelche organisatorischen Ideen, damit der Alltag nicht in Chaos endet ?
Organisation - Ablauf
Hallo Sandra, 
an sich bemühe ich mich immer, alles nacheinander zu machen (so wie es kommt). Meistens kommt es aber sowieso anders, also wirds dann doch manchmal etwas chaotisch. Zum Pflichtprogramm gehört für mich allerdings täglich:
1. Fristenkontrolle bzw. Kalenderkontrolle, ob es irgendwelche Notfristen oder Gerichtstermine gibt
2. Wiedervorlagen raussuchen
3. mit dem Wichtigsten (Fristen) anfangen und dann sehen, dass man irgendwie durchkommt.
Zu Punkt 1 u. 2. kann ich nur sagen, dass ich hier noch einen richtig schönen altmodischen Kalender habe, wo ich die Termine eintrage, da möchte ich mich nicht auf den PC verlassen.
Mein Vorteil hier ist, dass ich nicht in ner Kanzlei arbeite und hier in der Rechtsabteilung halt für ZV und Ins und Gesellschaftsrecht (Gesellschafterbeschlüsse u. HR-Anmeldungen) zuständig bin und eigentlich überwiegend so machen kann, wie ich will.
Habe mir die letzten Monate angewöhnt, meinen Schreibtisch abends aufgeräumt zu verlassen (und habe dementsprechend viele Ablagekörbe hier stehen
) Bevor ich Feierabend mache, gucke ich, dass ich die bis dahin bekannten Aufgaben für die nächsten Tage in eine halbwegs sinnvolle Reihenfolge bekomme (sei es nach Dringlichkeit oder Lust oder Zeit). 
In der Firma habe ich aber auch teilweise das Problem, dass ich immer mal wieder Termine mit der Buchhaltung oder anderen Abteilungen habe oder auch mit der Geschäftsführung (um Bericht zu erstatten, wie die Insolvenz- und Gerichtsverfahren laufen). Diese Termine kommen oft recht kurzfristig - und schon ist die schöne Planung vom Vortag hinüber
Aber man gewöhnt sich dran. Wie meinte meine Chefin immer: "Ein Genie beherrscht das Chaos! Aber durch dein Chaos würde ich nicht durchkommen"
Du kannst Dir jetzt vielleicht vorstellen, wie mein Schreibtisch tagsüber oft aussieht .....
Noch Fragen ?
an sich bemühe ich mich immer, alles nacheinander zu machen (so wie es kommt). Meistens kommt es aber sowieso anders, also wirds dann doch manchmal etwas chaotisch. Zum Pflichtprogramm gehört für mich allerdings täglich:
1. Fristenkontrolle bzw. Kalenderkontrolle, ob es irgendwelche Notfristen oder Gerichtstermine gibt
2. Wiedervorlagen raussuchen
3. mit dem Wichtigsten (Fristen) anfangen und dann sehen, dass man irgendwie durchkommt.
Zu Punkt 1 u. 2. kann ich nur sagen, dass ich hier noch einen richtig schönen altmodischen Kalender habe, wo ich die Termine eintrage, da möchte ich mich nicht auf den PC verlassen.
Mein Vorteil hier ist, dass ich nicht in ner Kanzlei arbeite und hier in der Rechtsabteilung halt für ZV und Ins und Gesellschaftsrecht (Gesellschafterbeschlüsse u. HR-Anmeldungen) zuständig bin und eigentlich überwiegend so machen kann, wie ich will.
Habe mir die letzten Monate angewöhnt, meinen Schreibtisch abends aufgeräumt zu verlassen (und habe dementsprechend viele Ablagekörbe hier stehen
) Bevor ich Feierabend mache, gucke ich, dass ich die bis dahin bekannten Aufgaben für die nächsten Tage in eine halbwegs sinnvolle Reihenfolge bekomme (sei es nach Dringlichkeit oder Lust oder Zeit). In der Firma habe ich aber auch teilweise das Problem, dass ich immer mal wieder Termine mit der Buchhaltung oder anderen Abteilungen habe oder auch mit der Geschäftsführung (um Bericht zu erstatten, wie die Insolvenz- und Gerichtsverfahren laufen). Diese Termine kommen oft recht kurzfristig - und schon ist die schöne Planung vom Vortag hinüber
Aber man gewöhnt sich dran. Wie meinte meine Chefin immer: "Ein Genie beherrscht das Chaos! Aber durch dein Chaos würde ich nicht durchkommen"
Du kannst Dir jetzt vielleicht vorstellen, wie mein Schreibtisch tagsüber oft aussieht .....
Noch Fragen ?
Viele Grüße
ich
ich
-
happykitcat
- Kennt alle Akten auswendig
- Beiträge: 688
- Registriert: 16.06.2005, 11:59
- Beruf: gelernte ReNoFa, tätig als ReFa
- Software: RA-Micro
- Wohnort: Berlin
- Kontaktdaten:
Hallo,
bei mir sieht es immer folgendermaßen aus:
1. die Wiedervorlagen, Fristen und Terminsakten raussuchen
2. Emails abholen und ausdrucken
3. Wenn Bänder vorhanden, dann anfangen diese zu schreiben ansonsten
4. ZV-Akten durchschauen, ob irgendetwas veranlasst werden muss
und dann abwarten, was noch so über den Tag anfällt.
Liebe Grüße aus Berlin
Katja
bei mir sieht es immer folgendermaßen aus:
1. die Wiedervorlagen, Fristen und Terminsakten raussuchen
2. Emails abholen und ausdrucken
3. Wenn Bänder vorhanden, dann anfangen diese zu schreiben ansonsten
4. ZV-Akten durchschauen, ob irgendetwas veranlasst werden muss
und dann abwarten, was noch so über den Tag anfällt.
Liebe Grüße aus Berlin
Katja
schau immer nach vorne, nie zurück
Die Berliner Luft [url]http://wetter.media2000.info[/url]
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-
Chrissy Feldy
- Daueraktenbearbeiter(in)
- Beiträge: 404
- Registriert: 30.06.2005, 23:20
- Beruf: RA-Fachangestellte
- Software: Advoware
Ich kann ja nun nur sagen, wie es beim Ex-Arbeitgeber war
1. Fristen-/WV-Kontrolle (Termine wurden vom Azubi/BV nachgeschaut und rausgesucht)
2. E-Mail-Kontrolle und Weiterleitung (ich war einer von drei Angestellten, die die Mails der gesamten Kanzlei bekamen und hab die Mails dann weitergeleitet)
3. Fax-Kontrolle (die Sekretärinnen/SBs bekamen die Faxe per PC). Diese mußten ausgedruckt/bearbeitet/vorgelegt werden.
4. Sichtung des Schreibtischs und sortieren nach EILT und NICHT EILT.
Die Anwälte haben erst abends nach 20 Uhr angefangen zu arbeiten Somit sahen die Schreibtische morgens sehr wüst aus. Die eiligen Sachen vorrangig bedient und dann die nicht eiligen bzw. die Sachen vom Vortag
5. Wenn dann noch Zeit war Gutachten, Berichte etc. für die nächsten Tage vorbereitet.
6. Zwischendurch Telefonate erledigen.
7. Als letzte Amtshandlung, bevor man ging, hat man die Ausgangspost versandfertig gemacht, und daß so rechtzeitig, bevor der Bürobote diese zur Post brachte.
Meistens nach 13/14 Uhr gab es die Eingangspost (fertig sortiert für jeden Anwalt und die Fristen/Termine waren schon notiert durch Azubi/BV). Diese wurde dann gesichtet/bearbeitet/Vorgang zu gesucht/RA vorgelegt. Da ich für zwei Anwälte gearbeitet habe, hatte ich immer alles mal zwei auf dem Tisch liegen.
1. Fristen-/WV-Kontrolle (Termine wurden vom Azubi/BV nachgeschaut und rausgesucht)
2. E-Mail-Kontrolle und Weiterleitung (ich war einer von drei Angestellten, die die Mails der gesamten Kanzlei bekamen und hab die Mails dann weitergeleitet)
3. Fax-Kontrolle (die Sekretärinnen/SBs bekamen die Faxe per PC). Diese mußten ausgedruckt/bearbeitet/vorgelegt werden.
4. Sichtung des Schreibtischs und sortieren nach EILT und NICHT EILT.
Die Anwälte haben erst abends nach 20 Uhr angefangen zu arbeiten
Somit sahen die Schreibtische morgens sehr wüst aus. Die eiligen Sachen vorrangig bedient und dann die nicht eiligen bzw. die Sachen vom Vortag5. Wenn dann noch Zeit war Gutachten, Berichte etc. für die nächsten Tage vorbereitet.
6. Zwischendurch Telefonate erledigen.
7. Als letzte Amtshandlung, bevor man ging, hat man die Ausgangspost versandfertig gemacht, und daß so rechtzeitig, bevor der Bürobote diese zur Post brachte.
Meistens nach 13/14 Uhr gab es die Eingangspost (fertig sortiert für jeden Anwalt und die Fristen/Termine waren schon notiert durch Azubi/BV). Diese wurde dann gesichtet/bearbeitet/Vorgang zu gesucht/RA vorgelegt. Da ich für zwei Anwälte gearbeitet habe, hatte ich immer alles mal zwei auf dem Tisch liegen.
L.G. Chrissy
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KatharinaW
- Daueraktenbearbeiter(in)
- Beiträge: 288
- Registriert: 29.05.2006, 20:18
- Wohnort: Zossen
- Kontaktdaten:
Also bei mir in der Kanzlei ist es so:
1. Fristen und WV raussuchen
2. Post bearbeiten da die bei uns um 9 Uhr kam
3. Bänder bzw Schriftssätze fertigen
4. restlichen Ankten bearbeite wie Zahlungseingänge etc prüfen
5. Postausgang bearbeitet
Zwischendurch halt noch die Telefonate erledigt
1. Fristen und WV raussuchen
2. Post bearbeiten da die bei uns um 9 Uhr kam
3. Bänder bzw Schriftssätze fertigen
4. restlichen Ankten bearbeite wie Zahlungseingänge etc prüfen
5. Postausgang bearbeitet
Zwischendurch halt noch die Telefonate erledigt
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Bärchen
Hallöchen!
Wir haben hier eigentlich einen ziemlich geregelten Ablauf, der, wenn mal was Wichtiges dazwischen kommt, manchmal echt im Chaos endet.
Also:
1. 08:00 Uhr Arbeitsanfang, dann erst mal das Forum besuchen (hi)
2. Dann notiere ich die WV in den Computer ein und hänge die Akten weg
3. Dann werden es mal alle Fristenlisten etc gecheckt, was am Tag alles so anfällt
4. Dann suche ich die neuen WV heraus
5. Dann schreibe ich, bis die Finger "bluten"
6. Zwischen 10 und 11 Uhr wird Post gemacht (bei uns kommt die erst so spät)
7. Dann wird wieder geschrieben bis zur Mittagspause
8. Nach der Mittagspause wird der RA mal wieder auf die Fristen und so hingewiesen, die manchmal immer noch da liegen und warten, dass sie bearbeitet werden
9. Dann wird ne Runde gequatscht
10. Dann wieder geschrieben, wobei schreiben nicht immer nach Band heißt, sondern auch ZV-Sachen, die ich alleine bearbeite
11. Ab 16 Uhr/16:30 Uhr fange ich dann mit der Ausgangspost an
12. Kurz vor Feierabend gehe ich dann zum RA und sage ihm, was am nächsten Tag alles so anfällt
Und dann... FEIERABEND!
Gruß Nina
Wir haben hier eigentlich einen ziemlich geregelten Ablauf, der, wenn mal was Wichtiges dazwischen kommt, manchmal echt im Chaos endet.
Also:
1. 08:00 Uhr Arbeitsanfang, dann erst mal das Forum besuchen (hi)
2. Dann notiere ich die WV in den Computer ein und hänge die Akten weg
3. Dann werden es mal alle Fristenlisten etc gecheckt, was am Tag alles so anfällt
4. Dann suche ich die neuen WV heraus
5. Dann schreibe ich, bis die Finger "bluten"
6. Zwischen 10 und 11 Uhr wird Post gemacht (bei uns kommt die erst so spät)
7. Dann wird wieder geschrieben bis zur Mittagspause
8. Nach der Mittagspause wird der RA mal wieder auf die Fristen und so hingewiesen, die manchmal immer noch da liegen und warten, dass sie bearbeitet werden
9. Dann wird ne Runde gequatscht
10. Dann wieder geschrieben, wobei schreiben nicht immer nach Band heißt, sondern auch ZV-Sachen, die ich alleine bearbeite
11. Ab 16 Uhr/16:30 Uhr fange ich dann mit der Ausgangspost an
12. Kurz vor Feierabend gehe ich dann zum RA und sage ihm, was am nächsten Tag alles so anfällt
Und dann... FEIERABEND!
Gruß Nina
Also bis jetzt läuft mein Tag in aller Kürze so ab:
Erste Amtshandlung ist das raussuchen der Besprechungs und Terminsakten, wenn die Kollegin, die bei uns die Fristen einträgt, die Runde gemacht hat, heißt es auch ziemlich bald darauf die Akten raussuchen und dem Anwalt per E-Mail ne Nachricht über Abläufe und Vorfristen schicken, dann schaue ich mal in den Posteingang von Outlook rein um rauszufinden, ob einer der RAe wieder mal E.Mails zum Verbessern geschickt hat, und schon gehts weiter mit Schreiben und Telefonieren (ich sag nur telefonzentrale...)
Zwischendurch bekomme ich auch mal die Wiedervorlagakten vorgelegt die ich dann immer gleich bearbeite, um sie vom Tisch zu haben.
Post suchen und so weiter machen ja die Azubis bei uns, aber der Ablauf wird sich villeicht bald ändern...
Erste Amtshandlung ist das raussuchen der Besprechungs und Terminsakten, wenn die Kollegin, die bei uns die Fristen einträgt, die Runde gemacht hat, heißt es auch ziemlich bald darauf die Akten raussuchen und dem Anwalt per E-Mail ne Nachricht über Abläufe und Vorfristen schicken, dann schaue ich mal in den Posteingang von Outlook rein um rauszufinden, ob einer der RAe wieder mal E.Mails zum Verbessern geschickt hat, und schon gehts weiter mit Schreiben und Telefonieren (ich sag nur telefonzentrale...)
Zwischendurch bekomme ich auch mal die Wiedervorlagakten vorgelegt die ich dann immer gleich bearbeite, um sie vom Tisch zu haben.
Post suchen und so weiter machen ja die Azubis bei uns, aber der Ablauf wird sich villeicht bald ändern...
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Gast
Ich kann nur sagen wie es in meiner Ausbildung war... über mehr Berufserfahrung verfüge ich leider noch nicht...
Am Morgen erst mal Kaffee kochen den Terminszettel kopieren (Fristenzettel, was für Fristen sind und Terminszettel, was für Termine der Chef hat und was für Gerichtstermin an diesem Tag sind)... dann die Terminsakten nach Uhrzeit sortieren. Wenn das gemacht is, mal gucken was zum Schreiben auf dem Tisch liegt,... können schon ein paar Tonbänder am Tag sein. Dann zum Bäcker gehen. Dann die Fristen durchgehen, was unbedingt heute noch diktiert/geschrieben werden muss und was noch bissl Zeit hat. Dann Telefon (war im Empfang und somit Haupttelefon, also alle paar Minuten), dann Gerichtsgang, ... Postabholen usw... Dann Mittagspause, Nachmittag Post in die Akten einsortieren nachdem die Fristen notiert worden sind von ner Kollegin,... Dann wieder TB schreiben, Telefon, Mandanten empfangen und so gegen 16 Uhr Obst für Chef schneiden und Ausgangspost vorbereiten, ...
Am Morgen erst mal Kaffee kochen den Terminszettel kopieren (Fristenzettel, was für Fristen sind und Terminszettel, was für Termine der Chef hat und was für Gerichtstermin an diesem Tag sind)... dann die Terminsakten nach Uhrzeit sortieren. Wenn das gemacht is, mal gucken was zum Schreiben auf dem Tisch liegt,... können schon ein paar Tonbänder am Tag sein. Dann zum Bäcker gehen. Dann die Fristen durchgehen, was unbedingt heute noch diktiert/geschrieben werden muss und was noch bissl Zeit hat. Dann Telefon (war im Empfang und somit Haupttelefon, also alle paar Minuten), dann Gerichtsgang, ... Postabholen usw... Dann Mittagspause, Nachmittag Post in die Akten einsortieren nachdem die Fristen notiert worden sind von ner Kollegin,... Dann wieder TB schreiben, Telefon, Mandanten empfangen und so gegen 16 Uhr Obst für Chef schneiden und Ausgangspost vorbereiten, ...
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QueenMum
Nachdem ich erst eine neue Kollegin bekommen habe, haben wir unseren Tagesablauf wenigstens grob gegliedert:
08:00 Kalender ausdrucken, Fristen raussuchen Terminzettel ausdrucken, Terminsakten raussuchen
alles Herrn B. vorlegen SF
Buchhaltung
MO / MI / FR Blumengießen VP
08:30 Post und Gerichtspost holen, Briefkasten leeren
Magnetband im Keller wechseln SF
Faxe ausdrucken und abheften, auf Fristen überprüfen
E-Mails checken VP
09:00 Post auf Fristen und Termine überprüfen, einscannen und abheften VP
Telefondienst bis die Post fertig eingescannt ist, Abarbeiten der Diktate, dabei zuerst Fristen (mit rotem F gekennzeichnet), dann wichtige Diktate (mit gelbem Ausrufezeichen gekennzeichnet), dann die ältesten zuerst, eilige Sofortnachrichten (mit Megaphon gekennzeichnet) haben absoluten Vorrang SF
ab 11:00 Kurzbriefe fertigmachen (RA-Micro Posteingang) Faxe ausdrucken und abheften, auf Fristen überprüfen
E-Mails checken VP
ab 15:00 Post unterschreiben lassen, ins Kostenblatt eintragen, frankieren, Faxe rausschicken VP SF
Fristen austragen
Faxe ausdrucken und abheften, auf Fristen überprüfen
E-Mails checken VP
17:00 Post wegbringen SF
Fristen kontrollieren, ggf. Terminsvorbereitung für nächsten Tag VP
Jeder Schritt ist entweder mir oder meiner Kollegin zugeteilt und dieser Tagesablauf liegt auf dem Schreibtisch aus und wird versucht auch an chaotischen Tagen einzuhalten
08:00 Kalender ausdrucken, Fristen raussuchen Terminzettel ausdrucken, Terminsakten raussuchen
alles Herrn B. vorlegen SF
Buchhaltung
MO / MI / FR Blumengießen VP
08:30 Post und Gerichtspost holen, Briefkasten leeren
Magnetband im Keller wechseln SF
Faxe ausdrucken und abheften, auf Fristen überprüfen
E-Mails checken VP
09:00 Post auf Fristen und Termine überprüfen, einscannen und abheften VP
Telefondienst bis die Post fertig eingescannt ist, Abarbeiten der Diktate, dabei zuerst Fristen (mit rotem F gekennzeichnet), dann wichtige Diktate (mit gelbem Ausrufezeichen gekennzeichnet), dann die ältesten zuerst, eilige Sofortnachrichten (mit Megaphon gekennzeichnet) haben absoluten Vorrang SF
ab 11:00 Kurzbriefe fertigmachen (RA-Micro Posteingang) Faxe ausdrucken und abheften, auf Fristen überprüfen
E-Mails checken VP
ab 15:00 Post unterschreiben lassen, ins Kostenblatt eintragen, frankieren, Faxe rausschicken VP SF
Fristen austragen
Faxe ausdrucken und abheften, auf Fristen überprüfen
E-Mails checken VP
17:00 Post wegbringen SF
Fristen kontrollieren, ggf. Terminsvorbereitung für nächsten Tag VP
Jeder Schritt ist entweder mir oder meiner Kollegin zugeteilt und dieser Tagesablauf liegt auf dem Schreibtisch aus und wird versucht auch an chaotischen Tagen einzuhalten
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Gast
Hi du Also bei mir läuft es so ab, das ich erst die Fristen raussuche, damit sie direkt morgens den Chefs vorgelegt werden können, da die immer ziemlich lange brauchen um sie zu bearbeiten, dann wird von der Auszubildenen im ersten Lehrjahr der Bankgang und die Gerichtsfahrt gemacht, wenn sie dann mit der Post wieder da ist wird diese notiert und wir suchen die Akten dazu raus. Mittags wird dann Post eingepackt und abends die Post weggebracht und alles andere was zu machen ist machen wir zwischendurch, z.B. alles kontrolieren, ob Gerichtsakten da sind, ob die Akten für die Belege da sind, Faxe werden zusortiert u.s.w. ! Liebe Grüße Sweettayler
Also bei mir läuft es so ab, das ich erst die Fristen raussuche, damit sie direkt morgens den Chefs vorgelegt werden können, da die immer ziemlich lange brauchen um sie zu bearbeiten, dann wird von der Auszubildenen im ersten Lehrjahr der Bankgang und die Gerichtsfahrt gemacht, wenn sie dann mit der Post wieder da ist wird diese notiert und wir suchen die Akten dazu raus. Mittags wird dann Post eingepackt und abends die Post weggebracht und alles andere was zu machen ist machen wir zwischendurch, z.B. alles kontrolieren, ob Gerichtsakten da sind, ob die Akten für die Belege da sind, Faxe werden zusortiert u.s.w. ! Liebe Grüße Sweettayler