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LG
Dok.-Nr.: 1035238
Datum: 27.03.2008 Relevant für:
Phantasy
Mandantenkonto - Steuerfreie Auslagen steuerpflichtig weiterberechnen
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Situationsbeschreibung
Sie nutzen Phantasy und wollen steuerfreie Auslagen für Einwohnermeldeamtsanfragen, Handelsregisterauszüge oder Ähnliches gegenüber ihrem Mandanten steuerpflichtig weiterberechnen.
Vorgehensweise
Bevor Sie die Auslage an den Mandanten weitergeben können, muss einmalig ein neues Kostenkonto im Mandantenkonto angelegt und eine neue Auslagenart in den Kanzleidaten angelegt werden.
Anlage eines neuen Kostenkontos im Mandantenkonto
Klären Sie mit Ihrem Steuerberater ab, welches Aufwandskonto für das Eingeben von steuerpflichtigen Auslagen genutzt werden soll. Es könnte beispielsweise das Konto 4901 bei Ist-Versteuerung im SKR03 oder das Konto 2401 bei Soll-Versteuerung im SKR 03 oder das Konto 6301 bei Ist-Versteuerung im SKR 04 verwendet werden.
Starten Sie das Phantasy Mandantenkonto und wählen Sie Extras | Buchungskreiseinstellungen.
Das Dialogfenster Einstellungen öffnet sich.
Klicken Sie auf die Registerkarte Sachkonten.
Prüfen Sie, ob das mit dem Steuerberater abgesprochene Konto vorhanden ist. Im Feld Umsatzsteuer muss der Schaltknopf keine und im Feld Jahreswechsel der Schaltknopf Saldo wird auf 0 gesetzt aktiviert sein.
Ist das Konto in Ihrem Phantasy-Kontenplan nicht enthalten, importieren Sie dieses Konto. Die Vorgehensweise finden Sie in der Phantasy Online-Hilfe unter ? | Hilfethemen auf der Registerkarte Inhalt in der Struktur Programmverbindungen | Rechnungswesen | Einrichtung | Einrichtung im Mandantenkonto in Phantasy | Überblick.
- oder -
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, geben Sie im Feld Kontonummer die mit dem Steuerberater abgesprochene Kontonummer, im Feld Bezeichnung Auslagen Fakturierung mit USt ein und aktivieren im Feld Umsatzsteuer den Schaltknopf keine und im Feld Jahreswechsel den Schaltknopf Saldo wird auf 0 gesetzt.
Schließen Sie das Dialogfenster Einstellungen über die Schaltfläche Schließen und schließen Sie das Mandantenkonto über Konto | Beenden.
Das Konto kann jetzt verwendet werden.
Anlage einer neuen Auslagenart in den Kanzleidaten
Schließen Sie Phantasy und Microsoft Word.
Klicken Sie auf Start | Ausführen, geben Sie im Feld Öffnen schluess ein und bestätigen Sie mit OK.
Die Phantasy Kanzleidaten öffnen sich.
Klicken Sie auf Datei | Aufwanderfassung | Auslagen.
Das Dialogfenster Auslagen öffnet sich.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.
Das Dialogfenster Auslage öffnet sich.
Geben Sie im Feld Kürzel AU ein, im Feld Bezeichnung Auslagen Fakturierung mit USt ein und bestätigen Sie mit OK.
Schließen Sie das Dialogfenster Auslagen über die Schaltfläche Schließen und die Kanzleidaten über Datei | Beenden.
Nach dem nächsten Start von Phantasy steht Ihnen in der Phantasy Aufwanderfassung die neu angelegte Auslagenart zur Verfügung.
Ihnen stehen zwei Varianten zur Verfügung, um steuerfreie Auslagen steuerpflichtig weiterzugeben:
Variante 1: Auslage muss umsatzsteuerpflichtig an den Mandant weitergegeben werden
Nutzen Sie diese Variante, wenn Sie bereits bei Erfassung der steuerfreien Auslage wissen, dass Sie diese später umsatzsteuerpflichtig an Ihren Mandanten weiterberechnen müssen. Mehr
Variante 2: Auslage wird möglicherweise umsatzsteuerpflichtig an den Mandant weitergegeben
Nutzen Sie diese Variante, wenn Sie bei der Erfassung der steuerfreien Auslage noch nicht entscheiden können, ob die Auslage später mit oder ohne Umsatzsteuer an den Mandanten weiterberechnet wird. Mehr
Variante 1: Auslage muss umsatzsteuerpflichtig an den Mandant weitergegeben werden
1. Auslage als Kosten erfassen
Starten Sie das Phantasy Mandantenkonto und klicken Sie auf Zahlungen | Neu oder auf das Symbol .
Das Dialogfenster Zahlungen erfassen oder bearbeiten öffnet sich.
Erfassen Sie den Zahlungsausgang ohne Aktenbezug als steuerfreie Auslage. Geben Sie im Feld Registernr./Sachkonto die Kontonummer des neu angelegten Sachkontos ein.
Klicken Sie auf die Schaltflächen Speichern und Schließen.
Die Auslage wird im Mandantenkonto gespeichert.
Um sicherzustellen, dass Sie diese Auslage ohne Aktenbezug bei der Rechnungsstellung nicht vergessen, müssen Sie in der Aufwanderfassung einen entsprechenden Merkposten erfassen.
2. Auslage in der Aufwanderfassung erfassen
Starten Sie die Phantasy Aufwanderfassung und klicken Sie auf Aufwand | Neu oder auf das Symbol . Die Erfassungszeile bzw. das Dialogfenster Aufwand neu erfassen öffnet sich.
Klicken Sie auf die Registerkarte Auslage, wählen Sie im Feld Akte die gewünschte Akte und im Feld Art die neu angelegte Auslagenart AU Auslagen Fakturierung mit USt aus.
Füllen Sie die Felder Belegbetrag, Stichwort (z. B.: EMA) und Notiz (z. B.: Fakturierung mit USt).
Kontrollieren Sie die Felder Mandant, Sachbearbeiter und Datum.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.
Die Auslage wird gespeichert und in der Phantasy Aufwanderfassung im Dialogfenster Erfassungsliste angezeigt. Außerdem wird die Auslage im Mandantenkonto in der Liste nicht abgerechnete Aufwände und stfr. Auslagen angezeigt.
Bei der Rechnungsstellung lesen Sie diese Auslage als steuerpflichtige Auslage vor der Umsatzsteuer in die Rechnung ein und rechnen diese zusammen mit den anderen erbrachten Leistungen ab.
3. Auslage steuerpflichtig fakturieren
Starten Sie die Phantasy Kostenrechnung und klicken Sie auf Rechnung | Neu oder auf das Symbol . Das Dialogfenster Neuen Entwurf anlegen öffnet sich.
Wählen Sie im Feld Akte die entsprechende Akte aus und kontrollieren Sie die anderen Felder und Schaltknöpfe
Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen.
Das Dialogfenster Entwurf zu Akte öffnet sich.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder auf die Schaltfläche Einfügen.
Das Dialogfenster Rechnungsposition einfügen öffnet sich.
Markieren Sie im Abschnitt Sonstiges die Rechnungsposition mit der Kennung Ausl. steuerpfl. und der Bezeichnung Steuerpfl. Auslagen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen.
Das Dialogfenster Auslagenpositionen einfügen öffnet sich.
Aktivieren Sie in der Liste Auslagen das Kontrollkästchen bei Auslage Fakturierung mit USt und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.
Die Auslage wird jetzt in der Liste Ausgewählte Auslagen angezeigt
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Sie erhalten den Hinweis: Für die Übernahme von Aufwand-Daten muss der Rechnungsentwurf gespeichert werden. Rechnungsentwurf jetzt speichern? Bestätigen Sie den Hinweis über die Schaltfläche Ja.
Fügen Sie im Dialogfenster Rechnungsposition einfügen alle weiteren Rechnungspositionen, die Sie in dieser Kostenrechnung abrechnen wollen, z. B. Zwischensumme, Umsatzsteuer und Endsumme ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Kontrollieren, buchen Sie und drucken Sie die Rechnung.
Durch das Buchen der Rechnung verschwindet im Phantasy Mandantenkonto die Auslage aus der Liste nicht abgerechnete Aufwände und stfr. Auslagen und wird Teil der unbezahlten Rechnung in der Liste Offene Posten.
Die steuerfreie Auslage wurde umsatzsteuerpflichtig an Ihren Mandanten weiterberechnet.
Variante 2: Auslage wird möglicherweise umsatzsteuerpflichtig an den Mandant weitergegeben
Nutzen Sie diese Variante, wenn Sie bei der Erfassung der steuerfreien Auslage noch nicht entscheiden können, ob die Auslage später mit oder ohne Umsatzsteuer an den Mandanten weiterberechnet wird.
1. Auslage steuerfrei mit Aktenbezug erfassen
Starten Sie das Phantasy Mandantenkonto und klicken Sie auf Zahlungen | Neu oder auf das Symbol .
Das Dialogfenster Zahlungen erfassen oder bearbeiten öffnet sich.
Erfassen Sie den Zahlungsausgang als steuerfreie Auslage mit Aktenbezug. Geben Sie im Feld Registernr. / Sachkonto die Registernummer der Akte ein, zu der Sie die steuerfreie Auslage verauslagt haben.
Klicken Sie auf die Schaltflächen Speichern und Schließen.
Die Auslage wird im Mandantenkonto der Akte gespeichert.
Entscheiden Sie bei der Rechnungsstellung, die Auslagen mit Umsatzsteuer an den Mandanten weiterzuberechnen, wird der Betrag mit der Rechnungsposition Steuerpflichtige Auslagen ohne Übernahme aus der Phantasy Aufwanderfassung manuell erfasst.
2. Auslage steuerpflichtig fakturieren
Starten Sie die Phantasy Kostenrechnung und klicken Sie auf Rechnung | Neu oder auf das Symbol . Das Dialogfenster Neuen Entwurf anlegen öffnet sich.
Wählen Sie im Feld Akte die entsprechende Akte aus und kontrollieren Sie die anderen Felder und Schaltknöpfe.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen.
Das Dialogfenster Entwurf zu Akte öffnet sich.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu oder auf die Schaltfläche Einfügen.
Das Dialogfenster Rechnungsposition einfügen öffnet sich.
Markieren Sie im Abschnitt Sonstiges die Rechnungsposition mit der Kennung Ausl. steuerpfl. und der Bezeichnung Steuerpfl. Auslagen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen.
Das Dialogfenster Auslagenpositionen einfügen öffnet sich.
Geben Sie im Bereich Sonstiger Aufwand im Feld Betrag den Betrag der steuerfreien Auslage und im Feld Bezeichnung ein Bezeichnung der Auslage (z. B. EMA) ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Fügen Sie im Dialogfenster Rechnungsposition einfügen alle weiteren Rechnungspositionen, die Sie in dieser Kostenrechnung abrechnen wollen, z. B. Zwischensumme, Umsatzsteuer und Endsumme, ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.
Kontrollieren, buchen und drucken Sie die Rechnung.
Sie erhalten den Hinweis: Für diese Akte sind in der Aufwanderfassung noch offene Aufwände vorhanden. Soll die Rechnung trotzdem erstellt werden? Bestätigen Sie diesen Hinweis mit Ja.
Durch das Buchen der Rechnung ist die Auslage im Phantasy Mandantenkonto Teil der unbezahlten Rechnung in der Liste Offene Posten.
Zusätzlich steht die als steuerfrei erfasste Auslage immer noch in der Liste Zahlungen als nicht ausgeglichen offen. So kann die Akte nicht abgelegt werden.
Die Auslage, die zunächst als steuerfrei und somit als durchlaufender Posten erfasst wurde, muss jetzt zu Kosten gemacht werden. Erfassen Sie dazu eine Umbuchung!
3. Durchlaufenden Posten auf Kosten umbuchen
Starten Sie das Phantasy Mandantenkonto und klicken Sie auf Zahlungen | Umbuchen oder auf das Symbol .
Das Dialogfenster Umbuchung erfassen öffnet sich.
Erfassen Sie den Betrag der Steuerfreien Auslage im Feld Belegbetrag und geben Sie auf der Registerkarte Ausgehendes Konto im Feld Registernr./Sachkonto das neu angelegte Kostenkonto ein.
Geben Sie auf der Registerkarte Eingehendes Konto im Feld Registernr./Sachkonto die Registernummer der Akte ein.
Das Programm schlägt vor, den fiktiven Geldeingang für den Offenen Posten zu verwenden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche stfr. Ausl., um den Saldo dort auszugleichen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Ihr Mandantenkonto ist jetzt ausgeglichen. Sowohl der Zahlungsausgang als auch der fiktive Zahlungseingang werden aber weiterhin als nicht abgerechnet in der Liste nicht abgerechnete Aufwände und stfr. Auslagen aufgelistet.
Da der Saldo aber Null ist, kann die Akte trotzdem abgelegt werden. Die steuerfreie Auslage wurde umsatzsteuerpflichtig an Ihren Mandanten weiterberechnet.
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Danke 
