Rechnung erstellen mit Zahlung

[Gressi04]

Hallo,

vielleicht kennt jemand das Problem:

Meine Kollegin hat im Rechnungsmodul eine Rechnung erstellt, in der sie über "Zahlung" eine geleistete Vorschusszahlung hineingezogen hat. Das Programm hat dann bei der Buchung allerdings nur noch den Restbetrag als Gebühr gebucht und nicht den eigentlichen Rechnungsbetrag. Der Mandant zahlt dann natürlich den Rechnungsbetrag und die Vorschusszahlung verbleibt als Fremdgeld. Das ist ja nicht richtig. Weiß zufällig jemand wo man diese Einstellung ändern kann?

Ich hatte das Problem nie, weil ich Zahlungen immer "von Hand" in die Rechnung (Word-Dokument) erfasst habe.

Danke schon mal...

Nicole

[Linda*]

Wir haben im Büro auch Phantasy und ich arbeite auch mit dem Rechnungsprogramm, Mandantenkonto usw. Aber leider verstehe ich deine Frage nicht.

War denn die Vorschussrechnung bezahlt? Vermutlich, sonst hättet ihr sie ja nicht reinnehmen können.

Habt ihr denn die Gebühren aus der Vorschussrechnung noch einmal in die Hauptrechnung aufgenommen, sodass die Zahlung abzuziehen war?

[Gressi04]

Guten Morgen,

in dem Fall hat ein Notariats-Mandant die Kosten gezahlt, die auf seiner Urkundsabschrift aufgeführt war, bevor er eine Kostenrechnung erhalten hat.

Es war also keine Vorschussrechnung vorhanden, sondern lediglich der Zahlungseingang im Mandantenkonto. Diesen hat die Kollegin dann im Nachhinein erstellt und hat die Zahlung dabei in Abzug gebracht. Das System hat dann allerdings nicht den gesamten Gebührenbetrag gebucht, sondern nur noch den Restbetrag, der nach Abzug der "Vorschusszahlung" übrig blieb.

[rebru82]

Ich hoffe, ich habe deine Frage richtig verstanden. Dass du die Zahlung nur in Word einsetzt, ist schon richtig. Wenn die Buchung bereits erfolgt ist, müsste entweder die Rechnung storniert werden, soweit dies noch möglich ist, oder eine OP mit der Differenz erstellt werden.

[Gressi04]

Das Vorgehen war klar. Das Konto hab ich schon wieder auf Null.

Aber mir erschließt sich nicht, warum das Programm das überhaupt macht und/oder ob das an einer Einstellung liegt, die man irgendwo ändern kann. Denn wenn es im Rechnungsmodul die Möglichkeit gibt, Zahlungen aus dem Konto zu übernehmen und das nicht von Hand ausfhren zu müssen, dann sollte das Programm das auch richtig buchen oder?

Na ich werde dann doch mal bei Datev anrufen und sehen ob die mir das erklären können.

Trotzdem Danke!!

[Katja88]

Bin mir jetzt auch nicht sicher ob ich die Frage richtig verstehe aber:

Wenn man eine Vorschussrechnung erstellt hat gibt es eine extra Position "Vorschuss- und Zwischenrechnungen". Die nimmt man normalerweise dann bei der "Anrechnung" des Vorschusses. Hast dus damit mal probiert? Ich glaub dann stehen die Konten auch gleich richtig.

Liebe Grüße

[franky]

Hi,

ich denke, da kommt es erst mal darauf an, wie denn die Zahlung gebucht war und ob tatsächlich eine Zahlung aus dem Mandantenkonto übernommen wurde, oder ob der Betrag der Zahlung händisch in den Gebührentatbestand Zahlung eingegeben wurde.

Wenn der Zahlbetrag im Zeitpunkt der Rechnungserstellung im Mandantenkonto noch auf Fremdgeld steht (und ich vermute, daß das in diesem Fall nach der Schilderung so war), dann ist es am besten, diesen Fremdgeldbetrag mit dem Gebührentatbestand Fremdgeld vom Rechnungsbetrag am Ende (also nach der Endsumme) von der Rechnung abzuziehen. Das hat das Ergebnis, daß die Rechnung voll gebucht wird und nur in Word dennoch der richtige Zahlbetrag für den Mandanten rauskommt. Danach kann im Mandantenkonto von Fremdgeld auf die Rechnung umgebucht werden.

Der Baustein Zahlung allerdings sorgt wirklich dafür, daß die Rechnung nur noch mit der Differenz gebucht wird. In allen Fällen also, wo eine Zahlung zwar erfolgte, diese aber noch nicht in Phantasy als Honorar gebucht war, darf Zahlung also nicht genommen werden. Hier muß eben der bereits eingenommene Honorarbetrag dazu führen, daß nur noch die Differenz als neuer OP gebucht wird. Im übrigen sollte in diesem fall, wie von Katja 88 beschrieben die Vorschusszahlung auch mit einer Vorschuss-Rechnung gebucht worden sein und kann über den baustein Rechnungen von der schlussrechnung abgezogen werden.

Kurz: Falls Zahlung oder Vorschuss im Mandantenkonto bereits als Honorar gebucht wurde, darf Zahlung verwendet werden, falls das Geld dort aber noch auf Fremdgeld steht, diesen Fremdgeldtatbestand verwenden.