Fristvermerke im Posteingang

[Donaupreußin]

Hallo liebe Kolleginnen und Kollegen,
ein gesundes neues Jahr euch allen.

Wir versuchen nun den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung. (Wir arbeiten ausschließlich mit RA-Micro, keine anderen Programme parallel - außer Outlook, das aber nur für E-Mails.)
Nachdem wir bisher noch vollumfängliche Handakten neben der E-Akte geführt haben, werden neue Akten ab sofort nur noch digital angelegt. Das führt allerdings dazu, dass unsere bisherige Praxis, beA-Nachrichten aus dem Posteingang auszudrucken und Fristvermerke auf die Ausdrucke zu schreiben, hinfällig ist.

Leider haben wir bisher keine praktikable Möglichkeit gefunden, auf dem jeweiligen digitalen Dokument zu vermerken, dass Fristen/Termine notiert wurden. Der Eingangsstempel lässt sich zwar editieren, verschluckt nach der Verarbeitung des Eingangs aber jede Ergänzung. Notizen und Verfügungen lassen sich im Posteingang nur an die "Kopfnachricht", nicht jedoch an die einzelnen Dokumente hängen. Das geht dann im Nachhinein nur in der E-Akte, kostet aber eben dadurch unnötig Zeit.

Auf telefonische Nachfrage bei RA-Micro zeigte man sich überrascht. Das Thema sei bislang nicht aufgekommen bzw. als ein Problem bekannt, eine sinnvolle Option konnte man uns aber auch nicht nennen.
Meine Suche hier im Forum war auch erfolglos, also ist es möglicherweise tatsächlich kein Thema und wir zermartern uns die Köpfe für nichts.

Wie handhabt ihr das denn? Macht ihr noch Vermerke, wenn ja, wie?

Liebe Grüße von der Donau
die Neigschmeckte

[Anahid]

Wir notieren die Fristen. Posteingänge werden den Rechtsanwälten in ihren Postkorb gelegt und da machen wir dann eine Notiz, wie die Fristen notiert wurden, damit der Anwalt das anhand der Termine zur Akte auch nochmal prüfen kann. Hat aber natürlich ebenfalls den zusätzlichen Schritt, dass der Postkorb des Anwalts geöffnet werden muss, um die Notizen anzubringen. Aber man muss wenigstens nicht jede einzelne E-Akte öffnen.

[tweety79]

Wir fügen ebenfalls an das entsprechende Dokument eine Notiz an. Allerdings bereits im Posteingang. Das kann man entsprechend einstellen, dass dort auch die Rubrik Notiz und Verfügung gleich mit angezeigt wird. Und somit notiere ich zunächst die Frist digital, fertige dann die Notiz zu dem entsprechenden Dokument und lege dann den Eingang mit entsprechender Verfügung in den Postkorb des jeweiligen Chefs. Da muss dann auch nicht mehr die E-Akte aufgerufen werden.

Ich hätte auch gern eine Möglichkeit, die Fristen direkt auf dem Dokument zu notieren, so dass es sofort sichtbar wird. Leider bekommt RA-Micro das nicht hin. Warum auch immer...Aber vielleicht ist das ja eine Alterntive für euch.

Liebe Grüße