Email-Ablage in E-Akte

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icerose
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#11

10.12.2014, 10:27

Wenn RAM Marktführer bleiben will, sollten die das (automatische Maileinträge - die wie eine Erinnerung funktionieren) mit einbauen. ;)
Da wir unsere Mails generell direkt aus der Akte heraus versenden (so entsteht der automatische Eintrag :!: ), steht im Betreff der Mail unsere Aktenbezeichnung (also: du gegen ich, wegen Unsinn, AZ: 1/14 F/RS). Ganz genauso geht es bei der Antwort auf die Antwort. Die längste Kette war bisher insgesamt 19 Antworten auf die ursprüngliche Mail. Dies erkennt unser Programm problemlos und ordnet die Mails direkt der entsprechenden Akte zu. Und ja, ALLE Emails werden gespeichert. Da muss man nur beim Drucken aufpassen, ich drucke dann nur - wenn überhaupt nötig - die erste Seite der (neuesten) Mail.
@Bijabel: Falls deine Frage damit nicht beantwortet ist, hab ich sie vermutlich nicht richtig verstanden.

Zu einem gemeinsamen Mail-Postfach: das hatten wir mal und hat mit der Taktik wie von Helga beschrieben sehr gut funktioniert. Kann ich empfehlen - nur müssen alle die Bedeutung der jeweiligen Farbe kennen ( :lol: ).
LG und einen schönen Tag allen
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Geniesserin
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#12

10.12.2014, 14:13

@Bijabel:
Wie ist denn bei euch die Struktur und von wieviel (laufenden) E-Mails ist denn die Rede?
Hier gehen sie wie gesagt auf einem Rechner ein und werden von mir gelesend, ggf. zur Akte gespeichert und in eins gedruckt. Allerdings haben wir hier selten mehr als 15 E-Mails am Tag, daher ist der Aufwand gering.

Hast Du dir mal den Dokumentenimport von RAM angesehen? Dort kann auch ein Ordner für eingehende E-Mails verknüpft werden. Wie RAM dies dann verarbeitet, weiß ich allerdings nicht. Evtl. schiebt er die Sachen in das jeweilige Postfach oder ein zentrales Postfach o.ä.
Wieviel arbeitet Ihr denn mit der E-Akte?
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Bijabel
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#13

10.12.2014, 16:06

@icerose:
ja ist damit beantwortet. :thx Lasst Ihr dann alles in der Akte drin oder räumt ihr auch mal auf?

@Geniesserin:
Im Normalfall sprechen wir wohl von 10 Mails, an stärkeren Tagen werden es auch mal mehr als 30 pro Anwalt. Bei uns ist es aufgrund der Email-Struktur etwas komplizierter, die technischen Hintergründe erschließen sich mir leider nicht wirklich.:-) :oops: Jedenfalls gibt es zwar ein gemeinsames Postfach in welchem die Mails, die auf der Sammeladresse ankommen, auch auf jedem Rechner ankommen. Jeder Anwalt (und auch ich) hat aber auch eine direkte Adresse und der Versand erfolgt nur über diese Adresse - folglich kommen die Antworten auch nur bei demjenigen an und er muss sie dann selbst verarbeiten. Oder aber in einen Outlook-Ordner verschieben, auf welchem dann die Synchronisation mit dem E-Postfach von RAM läuft und die weitere Verarbeitung in RAM dann mir obliegt. Vom Aufwand her ist das eigentlich kein Problem. Die Herausforderung ist aktuell eine Struktur/Leitfaden zu schaffen an den sich jeder hält. Ehe ich den verifiziere muss ich aber irgendwie den günstigsten (und effektivsten) Weg finden :-) Und dann eben die "Altlasten" wegbringen..
Eigentlich wollen wir von der Papier-Akte wegkommen... Aber ich glaube das wird ein schwerer Weg
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#14

10.12.2014, 16:52

ja, die Papierakte. Ich bin schon lange gegen sie, aber... Chef sagt, irgendwie braucht er sie - was ich so sehe, ist das selten, aber gut...sein Bier. Was lange wärt, wird schließlich gut... :mrgreen:

Email-Absender: Wir haben ja auch einen sogenannten Büro-Account und dazu hat jeder seine eigene Mailadresse. Allerdings senden wir (ist so voreingestellt) unsere Mails immer vom Büro-Account - eben wegen der Antworten. Nur in Einzelfällen senden wir von unserem eigenen Account (meist nur, wenn das nicht alle lesen sollen). Man selber ist ja schließlich mal im Urlaub oder krank, und dann sieht kein Mensch die Nachricht. Das geht nicht und intern weiterleiten wollen wir nicht. Ist ne Top-Lösung.

Wie meinst du Akte "aufräumen"? Elektronisch bleibt alles in der Akte. Es gibt die Regel, dass, sobald die echte Mail in die Akte gezogen ist, wird der automatische Eintrag entfernt - das wäre sonst echt zuviel. Ansonsten bleibt alles drin. Wenn du die Übersichtlichkeit meinst, dafür nutze ich diese tollen Felder namens "Bemerkungen". Da schreib ich in Kurzform rein, um was es genau geht. Dann sucht man sich nicht doof. ;)
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#15

11.12.2014, 09:38

Da bin ich aber froh, dass unsere Anwälte keine eigene E-Mail-Adresse "nach draußen" haben. Wenn sie unbedingt wollten (und könnten :lol: ) können sie auch selbst E-Mails schreiben, die Antwortadresse ist dann jedoch die zentrale Kanzlei-Adresse. Zwei meiner Kolleginnen können auch eigene E-Mails empfangen. Eine macht einen Abwesenheitsassistenten bei Feierabend und Urlaub rein, bei der Anderen läuft der Rechner auch in ihrem Urlaub u.ä., daher werden dort auch E-Mails gelesen, wenn sie eingehen.

@Bijabel: Was ist, wenn auf jedem Rechner automatisch eine Kopie der E-Mail in den E-Mail-Eingangsordner von RAM gesandt wird, das müsste über eine Regel bei Outlook zu steuern sein. Dann braucht der RA das nicht mehr tun, sieht aber die E-Mail und kann entsprechend reagieren. RAM müsste dann wahrscheinlich auch auf seinem Rechner laufen, damit es dort verarbeitet wird.
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#16

11.12.2014, 14:59

Geniesserin hat geschrieben:@Bijabel: Was ist, wenn auf jedem Rechner automatisch eine Kopie der E-Mail in den E-Mail-Eingangsordner von RAM gesandt wird, das müsste über eine Regel bei Outlook zu steuern sein. Dann braucht der RA das nicht mehr tun, sieht aber die E-Mail und kann entsprechend reagieren. RAM müsste dann wahrscheinlich auch auf seinem Rechner laufen, damit es dort verarbeitet wird.
Das haben wir auch schon angedacht, aber da mein Chef auch außerhalb der Kanzlei sehr engagiert ist, wäre da zuviel mit dabei, was nicht nach RAM soll.
Ich habe ihm jetzt mal die "direkt-nach RAM-E-Akte-Speicherung" gezeigt und gebeten, es konsequent zu nutzen. Das funktioniert :yeah Er hat den Vorteil erkannt, dass er entscheidet, was in die E-Akte soll und was nicht und damit sind wir schon mal gut dabei.
Jetzt müssen wir nur noch die Altlasten stemmen und dann kriegen wir schon noch ein System rein 8)
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#17

28.01.2015, 12:00

@Bijabel: Habt ihr inzwischen eine Lösung gefunden?

@all: Hat sich schon jemand mit dem E-Workflow und der dortigen Verknüpfung mit dem E-Mail-Konto auseinander gesetzt? Ich finde das ganz interessant, insbesondere soll es - sofern die Aktennummer am Anfang steht - eine automatische Zuordnung ermöglichen.

Traue mich aber noch nicht, es zu testen.
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