Email-Ablage in E-Akte

Bijabel · #1

Hallo zusammen, ich benötige mal Eure Erfahrungen mit dem Ablegen von Emails in der E-Akte.
Die Kanzlei hat im Sommer diesen Jahres auf RA-Micro umgestellt, vorher gab es kein entsprechendes Programm. Irgendwie arbeitet man seitdem mit einer Zwischenlösung, ein Teil der Daten wurden in RA-Micro transferiert, ein Teil noch nicht: besonders bei den Emails ist das problematisch. Es gibt im Outlook zig Unterordner, die eigentlich in die E-Akten gehören. Die haben wir jetzt teilweise über das E-Postfach bereits rübergezogen, aber das gestaltet sich wegen der Menge etwas aufwändig. Ich bin jetzt seit 3 Monaten in der Kanzlei (vorher hat sich keiner wirklich dahinter geklemmt um das zu bewerkstelligen). Ich habe nun die Aufgabe bekommen, ein gut händelbares System zu erdenken und umzusetzen, mit denen zum einen der aktuelle Email-Fluss effektiv weitergeleitet wird und zum anderen, die alten Sachen ohne extremen Aufwand rübergezogen werden.
Es wäre toll, wenn ihr mir sagen könntet, wie das in anderen Kanzleien gehandhabt wird. Wie kommen die Mails in die E-Akte und wie habt ihr den alten Bestand - so es ihn denn gegeben hat- transferiert?
Vielen lieben Dank bereits im Voraus
Bijabel

Geniesserin · #2

Wir haben in Outlook eine Verknüpfung zu RA-Micro. Wenn die E-Mail geöffnet ist, gibt es oben links einen Button "In E-Akte speicher" o.ä. Den klicken wir an und geben das entsprechende Aktenzeichen an, dann speichert er es zur E-Akte und bei Bedarf druckt er die E-Mail auch.

Da wir schon vor Beginn der E-Mail mit RAM gearbeitet haben, geschieht das immer im laufenden Betrieb und wir mussten keinen Altbestand übernehmen.

Habt ihr Unterordner in Outlook zu den Akten angelegt oder zu den Mandanten? Ist zwar mit Sicherheit nervig, aber eigentlich nur eine Fleißaufgabe - denke ich mir jetzt mal so.
Auch ältere Eingänge werden entsprechend des Empfangdatums zur E-Akte gespeichert.

Bijabel · #3

Die Verknüpfung haben wir auch und die soll auch genutzt werden. Macht ihr das immer sofort nach Email-Bearbeitung oder erst am Abend oder nur 2-3x pro Woche? Ich befürchte, dass gerade bei Antworten und nochmaligen Antworten bei einem direkten Abspeichern zuu viele Mails gespeichert werden.
Wie läuft das mit den gesendeten?
Uns wurde jetzt unterbreitet mit Mailstore das Ganze zu organisieren. Hat hiermit jemand Erfahrung?

Die Altbestände sind Unterordner pro Mandat, da es da ja aber auch pro Mandant noch verschiedene Vorgänge gibt, gibt es da auch noch Unterordner. Wir haben für den Transfer eine Verknüpfung im E-Postfach bei RAM angelegt, wo ein Email-Ordner des jeweiligen Anwalts als Quelle herhält. Wenn aber jetzt einer der Unterordner in den Quell-Ordner geschoben wird, muss der immer separat freigegeben werden. Kann man dies irgendwie umgehen?

Lieben Dank!

icerose · #4

Hallo,

hmmm, bei uns werden die Mails mehrmals am Tag gelesen und sofort via Drag & Drop in die Akten gezogen. Unser Programm erkennt am Betreff der Mail meistens (in 995 von 1000 Fällen) die Akte und öffnet diese bereits im Hintergrund. Dann wird nur mit ok bestätigt, und schon ist die Mail in der E-Akte. Dies funktioniert auch mit mehreren Mails gleichzeitig. Geht superschnell. Gleiches gilt für gesendete Mails.
Mit Mailstore hab ich keine Erfahrung.
LG

Geniesserin · #5

Die E-Mails kommen hier an einem Rechner an und wenn sie geöffnet werden, werden sie zur Akte gespeichert (sofern ein Aktenvorgang klar erkennbar ist) und auch gleich gedruckt. Bearbeitet wird die gedruckte E-Mail. Rausgehende E-Mails werden vom jeweiligen Versender zur Akte gespeichert über "Senden und in E-Akte speichern". Leider macht das nicht jeder hier im Haus konsequent. Die E-Akte hat daher bei uns keine Garantie auf Vollständigkeit.

Mailstore ist mir leider unbekannt.

icerose · #6

Hier wird das leider manchmal auch vergessen, die gesendete Mail in die Akte zu ziehen. Dafür generiert unser Programm aber einen automatischen Eintrag, der daran erinnert. So kann man denjenigen auf das "Vergessen" hinweisen. Klappt hier gut. Muss auch!!!

Geniesserin · #7

icerose hat geschrieben:Hier wird das leider manchmal auch vergessen, die gesendete Mail in die Akte zu ziehen. Dafür generiert unser Programm aber einen automatischen Eintrag, der daran erinnert. So kann man denjenigen auf das "Vergessen" hinweisen. Klappt hier gut. Muss auch!!!

Welches Programm macht das denn? Outlook oder RAM?

icerose · #8

Ich tippe auf unsere Anwaltssoftware -

hab grade eben entdeckt, in welchem Forum wir hier sind

- sorry - Advoware. Ist auch mit Outlook verknüpft. Das Drag & Drop kommt sicher vom Outlook, unser Programm nimmt das gut an. Das müsste allerdings bei RAM genauso leicht funktionieren, hat mir zumindest eine Kollegin erzählt.

Helga · #9

Hallo,
die emails haben doch rechts so eine Rechteck. Dieses kann man mit der Maustaste anklicken und eine Farbe geben. Bei uns ist eine Farbe dafür,dass jeder weiß, diese email ist bereits ausgedruckt.
Eine andere Farbe steht für "gedruckt und E-Akte gespeichert" und eine weitere Farbe für "in Dictanet verschoben" für Diktate, die Cheffe von unterwegs schickt. So kann kein Ausdruck vergessen werden.

Bijabel · #10

Vielen Dank für Eure Erfahrungen - nehme gern noch mehr Ratschläge entgegen

icerose hat geschrieben:Hallo,
hmmm, bei uns werden die Mails mehrmals am Tag gelesen und sofort via Drag & Drop in die Akten gezogen. Unser Programm erkennt am Betreff der Mail meistens (in 995 von 1000 Fällen) die Akte und öffnet diese bereits im Hintergrund. Dann wird nur mit ok bestätigt, und schon ist die Mail in der E-Akte. Dies funktioniert auch mit mehreren Mails gleichzeitig. Geht superschnell. Gleiches gilt für gesendete Mails.
Mit Mailstore hab ich keine Erfahrung.
LG

Die Erinnerungsfunktion hätte ich auch gern, vielleicht könnte man das RAM mal vorschlagen. Interessant finde ich auch, dass das Programm aus dem Email-Betreff schon die richtige Akte zuordnet. Wie ist das dann aber mit Antwort-Mails auf Antwort-Mails? Werden die dann alle abgespeichert?

Helga hat geschrieben:Hallo,
die emails haben doch rechts so eine Rechteck. Dieses kann man mit der Maustaste anklicken und eine Farbe geben. Bei uns ist eine Farbe dafür,dass jeder weiß, diese email ist bereits ausgedruckt.
Eine andere Farbe steht für "gedruckt und E-Akte gespeichert" und eine weitere Farbe für "in Dictanet verschoben" für Diktate, die Cheffe von unterwegs schickt. So kann kein Ausdruck vergessen werden.

Verwendet Ihr ein gemeinsames Outlook-Postfach?