Posteingang scannen / nur-noch-E-Akte

[Fräulein Fi]

Hallo zusammen,

unsere Kanzlei überlegt, die Papierakte jetzt endgültig abzuschaffen und nur noch mit der E-Akte zu arbeiten. Das heißt, der gesamte Posteingang muss gescannt werden.

Ich hab hier mitgekriegt, dass das einige von Euch schon tun. Wie läuft das dann bei Euch? Wird ein Mitarbeiter abgestellt, der den gesamten Posteingang scannt? Oder macht das jeder Sachbearbeiter selbst?
Was macht Ihr mit den Original-Unterlagen, kommen die trotzdem noch zur Akte?

Ich muss sagen, ich bin einigermaßen skeptisch; wenn die Sachbearbeiter auch noch die Post einscannen und einzeln zur E-Akte speichern sollen (und Post haben wir viel), gehen dafür am Tag locker 1-2 Stunden verloren, die m. E. für sinnvollere Arbeit genutzt werden könnte.

Welche Erfahrungen habt Ihr?

[Pepsi]

Hallo Fräulein Fi,

ich weiß, dass es wenige Refas gibt, die die E-Akte gut finden. Ich persönlich (und mein jetziger Chef auch) finde das viel viel besser als eine Papierakte. Eine gut geführte E-Akte erschließt sich jedem schneller als eine Papierakte.

Aber zum Thema:
Nun, das kann man halten wie ein Dachdecker. Es kommt drauf an, ob die Akten bei euch sekretariatsmäßig geführt werden, also jeder seine Akten hat. Dann würde ich sagen, das sollte jeder selbst machen. Wenn nicht, kann es ruhig einer machen (vielleicht immer reihum..).

Also wenn man eine 1a Datensicherung hat, kann man m.E. auf die Papiersachen verzichten (kann man sicher auch so, nur... das dem Mdt zu erklären, warum die Akte weg ist...) Bisher habe ich die E-Akte mehr oder weniger für mich allein geführt bzw. weil wir im alten Büro keinen Keller hatten und die abgelegten Akten extern gelagert wurden, haben wir alles eingescannt, um die teure Anlieferung zu ersparen. Im jetzigen Büro will mein Chef eigentlich keine Papierakten mehr. Nur der Gerichtsteil ist vollständig in Papierform vorhanden, weil er das -noch- im Gericht besser findet, als mitm iPad oder so da zu sitzen. Ansonsten wird nichts gedruckt, was wir per Mail bekommen. Nur wenn der Gegner oder so was per Post schickt, tue ich das in die Akte und schmeiße es nicht weg.

Wir haben auch noch einen Papierkalender, weil Chefe der EDV nicht 100 %ig traut

Da du mit RA-Micro arbeitest (ich früher auch), ist das total easy. Du stellst auf dem Scanner einen Ordner auf dem Server ein, wo die ganzen Dokumente hingescannt werden, dann öffnest du das E-Postfach und ordnest die Akten zu.

Zum Thema "könnte man sinnvoller nutzen": Wenn ein Mdt anruft und etwas fragt, kann jeder diese Frage beantworten mit einem Blick in die E-Akte ohne die Akte zu kennen etc. und du brauchst nicht erst die Papierakte zu suchen und nachzublättern. Wenn man noch die wichtigen Sachen wie Klage, Terminsladung, KFB etc. "FA..." bei Bemerkung reinschreibt, ist das m.E. besser zu händeln als eine Papierakte.

Dazu braucht man allerdings einen guten Scanner. Wir haben bei uns Tischscanner, die kosten so um die 500 € und scannen dafür in Farbe, duplex automatisch (in einem Rutsch, ohne Papierumdrehen) und drehen das Dokument automatisch in die richtige RIchtung. Zusätzlich hat unser Kopierer eine Scanfunktion, falls mal mehr zu scannen ist.

Einen guten Scanner kann man auch so einstellen, dass er eine leere Seite als Zwischenblatt erkennt und du somit alle Dokumente in einem Rutsch scannen kannst und er automatisch einzelne Dokumente daraus macht.

Bei uns wird die Post von einer Person gestempelt und nach SB sortiert. Jeder RA bekommt dann seine Post in ein Fach und die Sekr. bearbeitet diese dann weiter (wie auch immer der jew. RA das handhabt). Ich nehme die Post aus dem Fach und scanne sie vollständig ein (natürlich nachdem die FRisten/Termine notiert sind). Mittlerweile bekommt Chefe die auch nicht mehr mit der Papierakte um seine Verfügungen drauf zu machen, sondern ich hefte die Posteingänge gleich ab und ich tue die Posteingänge in den E Eingangskorb. Ich mache darauf meine Anmerkungen und er macht seine und bearbeitet entweder selbst oder tut sie mir in meinen Eingangskorb. GLeichzeitig kopiere ich die Posteingänge aber schon in die jew. E-Akte, sodass der Postkorb nach Bearbeitung einfach leer gelöscht werden kann.

So das wars erstmal, was mir dazu eingefallen ist.

LG

[Pepsi]

PS: stell dir vor, du müsstest auch keine abgelegten Akten mehr heraussuchen, geschweige denn überhaupt ablegen.... auch ne Zeitersparnis

[Fräulein Fi]

Hallo Pepsi,
vielen Dank für Deine ausführliche Antwort - und dann auch noch so spät abends!

Was wir uns hier schwer vorstellen können, ist, dass die Arbeit dann nur noch am PC stattfindet. Lesen auf Papier fällt mir leichter, ich seh Fehler besser etc., aber wahrscheinlich ist das nur Gewöhnungssache. Und was bleibt uns übrig, wir haben hier eine Aktenflut (rund 3500 laufende Akten), da wird der (vermeidbare) organisatorische Aufwand zum Suchen und Einlegen immer größer.

Die Idee mit dem Tischscanner find ich gut; wir haben hier drei Multifunktionsgeräte, wenn da alle zehn Assistenten anstehen müssen, wirds eng, vor allem morgens nachm Posteingang.

Habt Ihr dann noch eine kleine Papierakte mit der Gerichtskorrespondenz bzw. allem, was auf Papier reinkommt? Oder vernichtet ihr was nach dem Scannen? Sonst würde der Aufwand zum Aktensuchen/-einlegen ja bleiben. Wir überlegen, hier nur die "wichtigen" Schriftstücke (Titel etc.) extra abzuheften, aber eben nicht in Akten, sondern in Sammelordnern.

Ich muss sagen, ich kann mir das alles nur schwer vorstellen; vielleicht sollten wir das einfach mal in einem Sekretariat testen.

Viele Grüße!

[Pepsi]

...das dachte ich mir, dass das nicht so positiv angenommen wird
Ich habe 2008 damit angefangen, nachdem im Notariat die HR Anmeldungen elektr. eingereicht werden musste und sowieso ein guter Scanner angeschafft werden musste. Im neuen Büro wie gesagt haben wir es auch eingeführt wegen der externen Aktenablage.

Nun, du kannst dir ja wenn du es unbedingt so brauchst, die Entwürfe ausdrucken und lesen, aber genau das soll ja vermieden werden Probier es doch einfach mal aus

Ich persönlich finde das mittlerweile unabkömmlich und bin heilfoh, dass mein jetziger neuer Chef auch so darauf steht

Zu faul die Akten zu suchen und jedesmal aufzustehen, wenn einer was wissen will, bin ich sicherlich auch, das will ich gar nicht bestreiten :-0). Aber es geht auch viel schneller. Ich kann während der Mdt mir seine Frage erklärt, die Akte öffnen und reinschauen (dazu muss man natürlich multitaskingfähig sein) Manchmal fragen die ja auch nur ob der Gegner/Gericht schon geantwortet haben...

Ansonsten kann ich dir leider zum Thema "schmeißt ihr nach dem scannen weg" nichts sagen, da wir alles, was in Papierform kommt, aufheben. Vielleicht ändern wir das noch. Es gibt aber tatsächlich Kanzleien, die nur papierlose Akten haben. Aber die Aktensucherei dürfte sich in Grenzen halten, da alle Akten dann ja im Schrank sind und nur noch evtl. zum Gerichtstermin rausgeholt werden. Ich scanne wie gesagt die Post ein und hefte danach gleich alles in die Akten ab.

Wir (mein Chef und ich) haben fast nur Mandanten, mit denen wir per Mail korrespondieren, also so gut wie keine schriftliche Mandantenpost. Von daher muss ich sowieso alles einscannen, um es dem Mdt zu schicken.

Wir haben hier Datev und da habe ich noch nicht so ausgekundschaftet, wie ich so eine E-Akte führen kann wie bei RA-Micro, aber das wird sicher noch dauern.

Die Tischscanner die wir haben (Fujitsu ScanSnap) sind echt super. Kosten zwar so 400 € bis 500 €, je nachdem was für eine Version man nimmt, aber der macht alles in einem Arbeitsgang und in Farbe. Wichtig dabei ist sicherlich auch, dass ihr den mit Adobe kauft. Dann habt ihr auch gleich eine Vollversion, wo ihr die PDF bearbeiten könnt. Die kostenlose Variante kann ja fast gar nichts.

[Janaaa]

Also seit ich hier arbeite (August 2011) wird bei uns auch direkt die Post eingescannt. Ich hefte die dann in die Papierakte und mein Chef bekommt nur noch den Scan in seinen Ordner "Eingangspost" im Programm vorgelegt. Die E-Akte ist meiner Meinung schon eine Erleichterung, weil man nicht erst eine Akte suchen muss, sondern direkt und vor allem schnell in die E-Akte schauen und dem Anrufer Auskunft geben kann.
Bei unserem Steuerbüro, wo ich ab und zu am Empfang aushelfe wird das so gemacht, dass die Damen vorne am Empfang die Post einscannen, den entsprechenden Bearbeitern diese in Ihren Posteingang legen und die Dokumente dann verteilen gehen. Die Papierstücke heftet dann jeder selber ab, weil die jeweiligen Ordner bei den Bearbeitern stehen.
Hier haben die jetzt sogar jeder 2 Bildschirme, weil dass das Arbeiten mit dem Programm (links) und den eingescannten Belegen (rechts) sehr erleichtert.

Aber ich finde die E-Akten auch total praktisch, weil man meiner Meinung nach viel schneller Dokumente findet, wenn sie gut beschriftet sind. Aber wir heften hier trotzdem alle Papierstücke ab und schreddern nichts... Aber zum Beispiel Schriftsätze, die wir schreiben, werden nur noch eingescannt und nicht nochmal kopiert für die Papierakte. Daher sind die Akten hier schon lange nicht mehr so dick wie vorher.

[Pepsi]

Janaaa: Habt ihr gedruckte Briefköpfe, also druckt ihr die nicht mit aus?

[Janaaa]

Unsere Briefpapier ist schon vorgedruckt und wir drucken dann nur noch unseren Text drauf.

Wieso?

[Pepsi]

Und wie macht ihr das dann mit der E-Akte... Wir haben noch nicht so die dolle Lösung gefunden, weil im PC ja der Briefkopf nicht drin ist und wenn du das als PDF speicherst, ist das nur der reine Text. Verstehst du was ich meine? Und Chefe will gern das ganze Schreiben, also mit Briefkopf. Man müsste also irgendwie den Briefkopf zwar in WORD angezeigt bekommen, dieser darf aber nicht gedruckt werden (weil Briefpapier vorhanden). Habe aber noch nicht so die richtige Eingebung gehabt, wie das funktionieren soll.

[Janaaa]

Wenn mein Chef den Brief unterschrieben hat, scanne ich den separat ein. Mein Chef will den kompletten Brief, mit Briefkopf, Unterschrift und eventuellen Anlagen in einem PDF Dokument haben. So sieht er zB bei einer Klage direkt alle Anlagen und muss die sich nicht alle in der E-Akte zusammen suchen.