Posteingang scannen / nur-noch-E-Akte

[Pepsi]

und wo speicherst du das dann ab? du hast doch dann alles doppelt...

[Janaaa]

Aber bei Word kannst du dir ja deinen Briefkopf als Textfeld einrichten. Wenn du dann auf Datei-Optionen- Anzeigen gehst, kannst du das Häkchen bei "In Word erstellte Zeichnungen drucken" wegmachen. Dann druckt der dieses Textfeld nicht...

[Pepsi]

wenn das mal so einfach wäre, daran habe ich auch schon gedacht... wir bekommen unseren Briefkopf von unserem Drucker nur in einem Bild, was über die ganze Seite geht, quasi ein Leerblatt, so wie wir es auch gedruckt geliefert bekommen. Frag mich nicht, warum die mir die Teile nicht einzeln schicken (also oben links die Absenderadresse, dann oben und an der Seite die Namen der Anwälte usw. und unten die Fußzeile).

[Janaaa]

Die Worddokumente speicher ich nur in einem Windows-Ordner und nur die PDF Dokumente in der E-Akte bei Advoware. Bei Advoware ist das leider so, wenn man dem Programm gezeigt hat, wo das Dokument zu finden ist und verschiebt es dann nochmal, ist das aus Advoware raus. Daher muss ich sowieso parallel den Windows Ordner zu jedem Mandanten haben. Und da bleiben nur die Word-Dokumente, falls Chef noch was zu ändern hat und die fertige Fassung als PDF findet man dann in der E-Akte.
Bei dem Programm im Steuerbüro braucht man die Windows Ordner nicht. Das ist viel besser. Wenn man einmal das Dokument in das Programm abgelegt hat, kann man das PDF Dokument danach aus dem Scanner Eingang löschen...

[Pepsi]

Ja das ist blöd. Dann erstellt er kein eigenes Dokument und speichert es sich selbst ab, sondern verknüpft nur die Dokumente.

Ich kenne nun Advoware nicht, bzw. habe es nur 2003 einmal gesehen, aber das ist doch blöd, dass du das alles doppelt hast. Das muss doch einfacher gehen.

Mein Chef will übrigens die ANlagen überhaupt nicht zum SS, die werden sowohl extra abgeheftet fortlaufend als auch in der E-Akte in einen eigenen Ordner gepackt.

[Fräulein Fi]

Nun, du kannst dir ja wenn du es unbedingt so brauchst, die Entwürfe ausdrucken und lesen, aber genau das soll ja vermieden werden Probier es doch einfach mal aus.

nuuun gut. ich probiers aus

Aber die Aktensucherei dürfte sich in Grenzen halten, da alle Akten dann ja im Schrank sind und nur noch evtl. zum Gerichtstermin rausgeholt werden. Ich scanne wie gesagt die Post ein und hefte danach gleich alles in die Akten ab.

ok, das ist ein Argument! Wobei das ganz schon Disziplin bedeutet, die Papierakte nicht mehr anzufassen, vor allem für die älteren Kollegen.
Das heißt, auch die Buchhaltung arbeitet nur mit der E-Akte bei Euch?


Danke auch für den Tipp mit dem Scanner - je mehr ich drüber nachdenke, desto mehr glaub ich, dass einfach jeder selbst scannen muss.

Über die Sache mit dem Briefkopf sind wir auch schon gestolpert; mein Chef will unseren Admin jetzt mit einem E-Briefkopf beauftragen; wir wollen unsere eigenen Schriftsätze auch als PDF rausmailen, aber eben nicht "nackig". Und erst ausdrucken, um dann wieder zu scannen ist umständlich und kostet zuviel Zeit.

[Pepsi]

Nein, die Buchhaltung arbeitet ganz normal, also druckt die Journale etc. aus. Die Kontoauszüge haben wir zwar auch in PDF Form aufm Server, aber sie druckt die dann aus, wenn alles vorkontiert ist von den Sekr.

Also bei RA-Micro geht das mit dem Briefkopf eigentlich ganz einfach. Ich denke ihr müsstet einfach nur einen "zweiten" Briefkopf anlegen, der dann eben als Grafik den Briefkopf enthält. Ihr müsstet dann von eurem Drucker nur als PDF oder wie auch immer den Briefkopf haben und dann geht das eigentlich ganz fix.

Wenn ihr dann nach dem drucken und vor dem speichern den Briefkopf umschaltet auf "2", dann speichert er das auch so und ihr könnt in der E-Akte alles komplett sehen und auch per Mail verschicken (wird ja so verschickt, wie es gespeichert ist).

[Anahid]

Bei uns ist die E-Akte auch grad im Gespräch, nachdem wir ein Lager für die Altakten anmieten mussten (kostet natürlich Geld und was Geld kostet, ist nicht gut :twisted: ). Muss das durch RAM eingerichtet werden? Ich hab nämlich grad so überhaupt keine Idee, wie ich das gescannte in die jeweilige Akte dann bekommen soll.

[MG]

Wenn ich Anwälte mit Ihren Tablets in den Verhandlungen sehe, denen eine Frage zum Sachverhalt gestellt wird und die die Antwort nicht spontan wissen, muss ich mir immer sehr das lachen verkneifen, wenn die dann ganz wild anfangen auf ihren Tablets zu wischen... und selten schnell was finden. Die Richter schauen dann auch leicht genervt...

Aber das ist Geschmackssache. Ich möchte es NICHT haben. Da kann ich so schlecht bunte Klebezettel ankleben...

Gruß

MG

[Liesel]

Also mir ist die herkömmliche "Papierakte" auch lieber.