Posteingang scannen / nur-noch-E-Akte

#31

JSanny: Ist ein bisschen umständlich, bei täglich 20 Dokumenten jede Akte einzeln aufzurufen und zu importieren und ist denke ich eher für den Ausnahmefall gedacht.

Ich rufe keine einzelnen Akten auf, das wird im Stapel gescannt, also Dokument für Dokument als einzelne Datei und dann weggespeichert ohne eine Akte zu öffnen, was ist daran kompliziert? Kompliziert ist ein Tischscanner und sicher auch lahm. Wenn man das richtig machen will und Berge Post pro Tag hat mit täglich mehreren Ermittlungsakten, dann braucht man einen scannfähigen Kopierer, der im Netz hängt.

Pepsi · #32

JAanny: Hast du schonmal das E-Postfach ausprobiert?

Mein Tischscanner ist überhaupt nicht lahm. Der scannt sogar in Farbe und doppelseitig in einem Rutsch.

#33

Nein, ich brauche das E-Postfach für die Papier-Eingangspost auch nicht. Wir haben nur zwei SB, meinen Chef und mich und bei uns kommt alles auf die Akte. Die Mails direkt aus Outlook und die überwiegende Post kommt über das E-Posteingangsfach von den Versicherungen und wird sowieso direkt auf die entsprechende E-Akte gespeichert.

Und daß ein Tischscanner praktischer ist, als ein scannender Kopierer bezweifel ich dann doch, Sorry

Pepsi · #34

Das interessiert mich dann doch, wie du das machst. Kannst du es mal beschreiben?

Es kommt sicher auf die Geschwindigkeit an und was man dann tatsächlich für einen Kopierer hat. Mag sein, dass unser Kopierer schneller ist, aber er kann Duplex nur umständlich mit zweimal einziehen des Papiers und automatisch die leeren Seiten löschen tut er auch nicht und farbig kann unserer auch nicht. Wir haben fast alle einen Fujitsu Scan Snap als Tischscanner und ich möchte ihn nicht missen, da ich die gesamte Post einscannen muss und Wert auf Farbe lege.

#35

Der Kopierer, der im Übrigen alles kann, auch Farbe, doppelseitig, scannen, OCR pp., hängt im Netz und hat seine eigene Adresse. Es wurde ein Ordner auf dem Server eingerichtet, in den alles gescannt wird, und zwar pro Dokument eine Datei, egal ob 1, 2 oder 100 Seiten, wenn der Job beendet ist, wird eine neue Datei generiert. Über die E-Akte (Bearbeiten, Importieren), werden die Dokumente aufgerufen und zur Akte gespeichert, wobei die E-Akte erst mal wissen muß, woher sie die Dateien holen soll.

Pepsi · #36

Nun, unserer kann es nicht und es gibt sicher andere Kanzleien, die auch daran gespart haben.

Verstehe trotzdem nicht, warum du das Postfach nicht benutzt. Du kannst es natürlich selbstverständlich machen wie du willst, aber du sortierst jede Datei einzeln zu und das ist doch viel umständlicher, als würdest du alle Dateien ins Postfach ziehen lassen und dann nacheinander die Aktennummern eingeben etc und wenn du fertig bist, klickst du auf OK und dann sortiert er alles auf einmal und fertig.

#37

Warum? Ist doch so nichts anderes? Die Datei geht auf, ich gehe auf den Speicher-Button und die Datei wird in die E-Akte gespeichert, warum sollte ich den Schritt über das Postfach noch machen? Außerdem ist das Postfach über RAM bei der Masse und vor allem bei den umfangreichen Dateien die wir ständig haben (Gutachten mit Fotos pp.) viel zu lahm und das umgehe ich, indem ich die Dateien über den Server direkt ziehe und nicht den Zwischenschritt über RAM mache.

Aber

daß ich das weiter so machen darf, wie wir das seit 15 Jahren machen und was sich bewährt hat

Pepsi · #38

...kann es sein, dass wir aneinander vorbei reden... Es gibt einen Unterschied zwischen Postfach und Postkorb. Postfach ist das wo man die Eingänge zusortiert und Postkorb ist das wo jeder SB seine neuen Dokumente angucken kann.

Pepsi · #39

Ok, das ist ein Argument. Schnell ist es nicht besonders beim Laden.

Nana, 15 Jahre, solange gibt's das Internet noch gar nicht

Ja sorry, ich hab ein Helfer-/Weltverbesserer-Syndrom

#40

Ich glaub du bist noch auf der Suppe geschwommen oder lagst noch in den Windeln zumindest, als ich schon Internet hatte