Unterordner E-Akte

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tweety79
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#1

12.06.2019, 11:36

Hallo liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir arbeiten seit jetzt circa 2,5 Jahren mit RA-Micro und seit neuestem mit Unterordnern in der E-Akte. Leider sind wir auch mit dieser Lösung nicht wirklich zufrieden, da bei Öffnen mehrerer Unterordner die Ansicht/Übersicht doch sehr unübersichtlich wird. Daher habe ich schon mit Berlin und auch Hamburg telefoniert und nachgefragt, ob es nicht irgendwie möglich wäre, die Unterordner farblich oder fett hervorzuheben. Dies ist leider nicht möglich, so dass wir nunmehr einen Mix aus Unterordnern und der farblichen Kennzeichnung der Dokumente führen. Das ist zwar auch nicht das Non-plus-ultra, aber immerhin besser, als die komplette Übersichtlichkeit zu verlieren.

Wer arbeitet von euch denn noch mit Unterordnern in der E-Akte und hat eventuell Tipps für uns?

PS: Ein Chef von uns möchte gern die Unterordner, damit er, wenn er bei Gericht nur mit seinem Laptop sitzt, sofort die für den Gerichtstermin relevanten Schreiben zur Hand hat...

Viele Grüße und schon mal :thx
Einmal dachte ich, ich hätte unrecht. :ohmann Aber ich hatte mich ausnahmsweise getäuscht. :yeah - Graf Fito -
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Anahid
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#2

12.06.2019, 11:46

Also wir arbeiten mit Unterordnern. Kommt ja drauf an, wie Ihr Eure Unterordner benennt. Wir z.B. haben einen Unterordner für Korrespondenz (mit Mandanten, Gegenanwalt, Rechtsschutzversicherung, Behörden). Da wird auch farblich markiert (z.B. Korrespondenz mit Mandant gelb, mit RSV grün usw.). Dann gibt es einen weiteren Unterordner "Gerichtsteil". Da sind nur die das Verfahren betreffenden Schriftsätze und Verfügungen der Gerichte drin, wobei die Schriftsätze der Gegenseite mit rot markiert sind. Innerhalb dieses Unterordners haben wir weitere Unterordner, z.B. K-Anlagen und B-Anlagen. Zum einen gibt es ein Verzeichnis, welche Anlagen insgesamt eingereicht wurden (Word-Datei) und zum anderen sind die Anlagen mit ihrer Anlagenbezeichnung nochmals extra in diesem Ordner abgespeichert. Eigentlich kommen wir mit dieser Aufteilung hier ganz gut zurecht. Und zu guter letzt haben wir noch einen Unterordner "Rechnungen", damit man die Rechnungen nicht jedesmal suchen muss, sondern direkt auf einem Blick sieht, welche Rechnungen bereits gestellt wurden (klar...würde auch über das Aktenkonto gehen, aber wenn man schon einmal in der E-Akte unterwegs ist, sollte man halt nicht extra wechseln müssen).
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Ciara
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#3

12.06.2019, 11:53

Wir arbeiten auch mit Unterordnern, unübersichtlich finde ich das nicht. Wir haben folgende Unterordner:

A.Rechnungen/Belege
B.Korrespondenz Mandant
C.Korrespondenz Gegner
D.Gerichtsteil
E.Anlagen Kläger
F.Anlagen Beklagte
G.Unterlagen
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#4

13.06.2019, 08:45

Bei uns sieht das ähnlich aus; haben noch einen Ordner für beA und Internes - z.B. eigene Notizen, Aktenvorblatt, Fristenzettel
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#5

13.06.2019, 10:38

Das klingt bei Euch alles recht ausgereift.
Wir haben hier standardmäßig einen Unterordner "Mandantenunterlagen"
Bei Scheidung noch VA EM bzw. VA EF
und in Strafsache/Bußgeldsachen noch Ermittlungsakte.

Farbig werden bei uns nur Rechnungen markiert, damit diese auffallen.

Machen die Anwälte das in euren Büros alle einheitlich oder will jeder was eigenes haben?
Verwendet Ihr Rubrik und Schlagwort? Das könnte evtl. auch helfen für die Übersicht am Laptop.
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Anahid
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#6

13.06.2019, 10:43

Bei uns wird das einheitlich gemacht. Über Rubrik kann man die Farben zuordnen (z.B. Rubrik MA = Mandant = grün). Schlagwort benutzen wir bislang nicht, da wir noch nicht herausgefunden haben, wofür das nun wirklich gut sein soll.
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#7

13.06.2019, 13:30

Rubrik machen wir auch seit kurzem um die wichtigsten Schriftstücke farblich zu machen (wirklich wichtige SS zB., Terminsladungen, Urteile/Beschlüsse), damit man diese Dokumente in der E-Akte besser findet; meine Chefin und ich lieben diese Funktion :), Schlagwort benutzen wir auch nicht.
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tweety79
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#8

13.06.2019, 13:33

Grundsätzlich finde ich das ja auch nicht schlimm. Lediglich, wenn man jetzt mehrere Ordner geöffnet hat, verliert man den Überblick, wo genau jetzt der neue Ordner anfängt.

Die Aufteilung haben wir ähnlich wie Ciara, also auch so viele Unterordner und wie gesagt, darin arbeiten wir dann auch noch mit Farben. Das finde ich soweit ganz gut, aber das ist ja alles eine sehr subjektive Meinung. Gerade war Rechnungen und ZV betrifft, finde ich das mehr als hilfreich. Ansonsten bereitet es wohl beim Telefonieren Schwierigkeiten, da man aufgrund der Unterordner eben nicht die letzten Schreiben ganz oben hat. Dies sorgt wohl für etwas Verwirrung, wenn ich das hier richtig verstanden habe.

Für den Anwalt ist der Gerichtsteil natürlich auch mehr als von Vorteil. Na mal sehen, ob ich insoweit doch noch Überzeugungsarbeit leisten kann. :pfeif
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Ciara
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#9

13.06.2019, 13:39

tweety79 hat geschrieben:
13.06.2019, 13:33
Grundsätzlich finde ich das ja auch nicht schlimm. Lediglich, wenn man jetzt mehrere Ordner geöffnet hat, verliert man den Überblick, wo genau jetzt der neue Ordner anfängt.

Die Aufteilung haben wir ähnlich wie Ciara, also auch so viele Unterordner und wie gesagt, darin arbeiten wir dann auch noch mit Farben. Das finde ich soweit ganz gut, aber das ist ja alles eine sehr subjektive Meinung. Gerade war Rechnungen und ZV betrifft, finde ich das mehr als hilfreich. Ansonsten bereitet es wohl beim Telefonieren Schwierigkeiten, da man aufgrund der Unterordner eben nicht die letzten Schreiben ganz oben hat. Dies sorgt wohl für etwas Verwirrung, wenn ich das hier richtig verstanden habe.

Für den Anwalt ist der Gerichtsteil natürlich auch mehr als von Vorteil. Na mal sehen, ob ich insoweit doch noch Überzeugungsarbeit leisten kann. :pfeif
Das letzte Schreiben ganz oben hat man ja aber zumindest im jeweiligen Unterordner, wenn es so sortiert ist.

Habt ihr denn ständig so viele Unterordner auf? Ich habe eigentlich immer nur einen und den, den ich grad nicht brauche, den schließe ich wieder.
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#10

13.06.2019, 14:05

Das mit den Schlagworten wurde uns auch erst durch ein Seminar von RA-Micro klar.
Die dienen dazu, bestimmte Verfahren später leichter aufzufinden.
In Arbeitsrechtsachen z.B. Zeugnis, wenn man dann nach dem Schlagwort sucht, kann man alle Urteile bzgl. Zeugnis erhalten.
Dafür muss das aber konsequent und einheitlich gemacht werden und davon sind wir hier meilenweit entfernt, obwohl ich die Idee an sich gut finde.
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