Was muss ich am Telefon erfragen?

sumicajo · #1

Hallo,

meine Kollegin ist Vollzeitkraft und übernimmt größtenteils das Telefon. Nun hat sie bald Unrlaub und ich bin dran mit 3 Wochen Telefondienst.

Nur hab ich keinen Schimmer, was die Mandantschaft z.b. zum soeeben ausgemachten oder erhaltenen Termin alles mitbringen soll oder was er vorher an Unterlagen vorbeibringen muss. Gerade im Notariatsbereich kann ich nicht ohne nachzuschlagen aus dem Stehgreif aufzählen was/wozu alles benötigt wird.

Habt Ihr Euch eine Liste gemacht mit "Zutaten" für den Vorgang oder wie wird das so am Telefon gehandhabt?

Als Teilzeitkraft höre ich auch nicht die ganze Zeit zu was meine Kollegin so zu den Anrufern sagtund was sie fragt. Dazu bleibt ehrlich gesagt auch keine Zeit.

Würde mir gern so eine Art Rennbahn basteln...

z. B. Schuldanerkenntnis:
vorher -Dokument von der Bank/Inkassobürö + Kopie PA +?
zum Termin- gültigen PA

Hat jemand von Euch eventuell eine Vorlage oder Frageliste, die er/sie zur Verfügung stellen kann?

luccimaus · #2

Hi!
Zuerst muss ich dir einfach mal sagen: Mach dich bitte nicht verrückt. Die Leute die anrufen sind auch nur Menschen. Wenn du etwas nicht auf Anhieb weißt und sagst, dass du dich nochmal kurz erkundigst, haben die meisten Verständnis dafür.
Ich habe noch nie eine Liste bzw. Frageliste gehabt, benötigt oder sonst etwas. Notariat, ok, kann ich verstehen. Aber meist sagt Cheffe doch was los ist. Kenne ich zumindest so.
Und wenn du allgemein einen ersten Termin vergibst, dann ist doch klar, dass der künftige Mandant auch alle Unterlagen zu diesem Fall mitbringen muss.
Glaub mir, hab keine Angst vorm Telefon. Lächle einfach immer, denn das hört dein Gegenüber, und sei so wie du bist. Alles andere ergibt sich schon.
Glaub mir

Gast · #3

Ein Tip von mir. Notier dir immer eine Rückrufnummer. Besprich dann am Telefon was dir halt einfällt und sag denen, dass du sie noch mal anrufst, falls dir noch was einfällt.

Ach und noch ein Tip. Mach dich nicht verrückt! So schlimm ist das nicht *aufmuntert*

No.Me. · #4

Ich hab mir bereits beurkundete Sachen angeschaut und mit dem Muster im PC verglichen, alles was individuell war hab ich mir rausgeschrieben. Beipsiel beim Erbscheinsantrag, wer die Erben sind, wer verstroben ist, wann, wo, zuletzt wohnaft, ob Verfügungen von Todes wegen vorliegen, wenn ja wer die gesetzlichen Erben sind, etc.

luccimaus · #5

airstream hat geschrieben:Ein Tip von mir. Notier dir immer eine Rückrufnummer. Besprich dann am Telefon was dir halt einfällt und sag denen, dass du sie noch mal anrufst, falls dir noch was einfällt.

Immer Namen und telefonnummer notieren. Das ist schon die halbe Miete.
Und solche Sachen erfragt man nicht am Telefon. Dafür ist doch der Besprechungstermin beim Notar. Wäre ja noch schöner. Sehr unpersönlich am telefon.
Ach und nochwas, frage am Telefon nicht "wie war ihr Name" sondern "wie ist ihr Name". Denn dein GEsprächspartner ist nicht verstorben.
Mach dir bei jedem wichtigen Telefonat ein paar Notizen und fertige hinterher direkt nen Aktenvermerk. Ne Stunde später weißt sonst nicht mehr genau was war oder so. Denn manchmal klingelt das Telefon ununterbrochen.
So schlimm ist es wirklich nicht. Nur nervig - weil es so oft klingelt

No.Me. · #6

Bei gewissen Sachen, kenn ich es gar nicht anders, dass die Angestellten das am Telefon erfragen, das wird je nach Notariat anders gemacht. Am besten ist du fragst auch nocheinmal die Kollegin, die du vertreten sollst, wie sie das macht. Vielleicht kann sie dir auch noch ein paar Tipps zu etwas schwierigen Mandanten geben.

sumicajo · #7

Danke für Eure Tipps, wird schon schiefgehen. Wenn ich mir bei den Zutaten nicht sicher bin, stelle ich eben zur Chefin durch und geb danach eine Portion Baldrian aus.
Letztens wollte jemand was mit Adoption- ich wusste ja nicht mal ob meine Anwältin so ne Sache abwickeln will-hat sie aber nicht gemacht....

So, muss in Liegeposition, der Tag morgen wird lang.

Vielen Dank
und Gute Nacht

Lena · #8

Das was mitzubringen ist sollte man ja auch aus den Akten sehen.
Wenn Beurkundung ansteht, und die Leute noch nie da waren müssen die halt ihren Perso mitbringen; ggf. sind sie aber auch von Person bekannt - dann halt nicht.
Bei sonstigen Fragen, also dem Aufnehmen von Angaben für ne Beurkundung wär ich eher vorsichtig. Da geht zu leicht was unter... und es ist dann peinlicher hinterher fünfmal nachzufragen bis man alle Daten hat.

Klar gibt es überall Checklisten, was man für Daten zu erfragen hat - aber auch die kann man nicht einfach so runterleiern und dem Mandanten einen Begriff an den Kopf werfen den die dann nicht verstehen und man selbst kann ihn ggf. gar nicht erklären.
Nur mal als Beispiel. Azubi aus dem alten Büro wollte Daten aufnehmen für einen Acker-Kaufvertrag. Kaufpreis 500 Euro - sollte in bar bezahlt werden. Sie nahm meine Checkliste für Kaufverträge - wobei ich die mir mal gemacht hatte für Häuser oder Wohnungen... Tja, sie fragte dann den Mandanten wer Verwalter sei, machte die Zahlung des Kaufpreises von der Eintragung der Vormerkung abhängig, die Umschreibung von der Zahlung des Kaufpreises, fragte wie hoch die Instandsetzungsrücklage ist, ob Inventar mitverkauft wird und und und... das ging mächtig in die Hose. Von daher wär ich von so Checklisten eher abgeneigt!

Und so allgemein kann man halt nicht sagen was da so kommen kann...
Beispiel Grundschuld:
Manche Mandanten bringen die Sachen vorbei und fragen: fehlt noch was? Okay, dann müsste man halt gucken, ist die zur Finanzierung des Kaufpreises. Hab ich alle Angaben (Höhe, Objekt. Zinsen, Nebenleistungen, erforderliche Rangstelle, Darlehensnehmer? wer muss mitwirken?) Soll damit vielleicht eine Umschuldung gemacht werden (also eine eingetragene gelöscht werden) und und und...
Bei manchen ruft die Bank nur kurz an und gibt die Daten durch.
Bei manchen kommt ein Fax von der Bank (grad heute hatte ich eins - die aben nur den Betrag angegeben, aber keine "Firmierung" der Bank, keine Zinsen, keine Rangstelle).
Es kann halt alles und nix "passieren".

Daher denke ich - wie luccimaus auch schon geschrieben hat - am besten immer lächeln. Immer Rückrufnummer notieren. Akte holen und dann überlegen - kann ich ggf. weiterhelfen oder muss ein Notar zurückrufen? Weil notfalls lieber Chef das machen lassen (oder wenigstens sich rückversichern dass das was man dem Mandanten erzählen will auch stimmt) als das man sich einen zurechtstammelt, unsicher wird und nicht mehr wieter weiß...

Es wird schon nicht so schlimm werden. Lass es mal auf dich zukommen!!! Das wird schon!

Was auch wichtig ist - wie No.Me. schon schreibt -Kollegin nochmal fragen... ggf. bei bestimmten Akten sich shconmal Notizen machen: So nach dem Motto: das und das könnte an Post kommen (und wenn das kommt, dann XY erledigen), der könnte noch anrufen oder so... Das hilft auch am Anfang oft schon mal viel!

StineP · #9

Sehr schön zusammenfassend geschrieben, Lena