Vermerkblatt Urkundensammlung ab Januar 2022

In diesen Bereich gehören sämtliche Themen rund um das Notariat, die nicht einem anderen Themenbereich eindeutig zugeordnet werden können.
Lenia
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 6
Registriert: 03.10.2016, 18:11
Beruf: Rechtsanwalts- u. Notarfachangestellte

#1

10.02.2022, 09:34

Hallo und einen schönen guten Morgen, :wink2

ich habe folgende Frage. Es muss ja seit Januar 2022 kein Vermerkblatt mehr an die Originalurkunde in der Urkundensammlung genommen werden, auf dem die gefertigten Ausfertigungen vermerkt werden.

Wie ist es aber mit der Benachrichtigung des Finanzamtes??? Muss das weiter auf einem Beiblatt vermerkt werden und zur Urkundensammlung genommen werden, obwohl man es ja im UVZ eingibt? Meine Kollegin und ich werden uns da nicht einig.

Im Merkblatt zum Elektronischen Urkundenarchiv von der Bundesnotarkammer (Stand 10.12.2021) steht nämlich auf Seite 12 unten/13 oben:

"Im XNP-Modul "urkundenverzeichnis" unter der Karteikarte "Anzeigen/Registrierungen" kann freiwillig in geeigneten Fällen die Registrierungsnummer im Zentralen Testamentsregister bzw. im Zentralen Vorsorgeregister sowie das Datum der Absendung von Anzeigen bei der Finanzverwaltung erfasst werden. Letzteres ist ausdrücklich optional und ersetzt derzeit nicht den Vermerk auf der Urschrift (§ 18 Abs. 4 GrEStG). "

In einem Webinar wurde es aber so verstanden, dass diese Angaben im UVZ gemacht werden MÜSSEN und es kein Vermerkblatt mehr in der Urkundenrolle gibt.

Wie ist es denn nun richtig? Nicht, dass wir uns gegen das Vermerkblatt entscheiden und es dann falsch ist.

Danke für Eure Hilfe.

LG Lenia
Segelhoernchen
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 85
Registriert: 31.01.2013, 12:26
Beruf: Notariatsfachwirtin
Software: Advoware

#2

10.02.2022, 15:13

es ist ein bisschen blöd geregelt, aber ich meine, dass wir die Anzeigen an die Finanzämter trotzdem noch auf Vermerkblättern in der Urkundensammlung vermerken müssen. Die Angabe im UVZ ist m. E. auch nicht verpflichtend und ersetzt nicht die Angabe auf dem Vermerkblatt in der Urkundensammlung.
Feldhamster
Absoluter Workaholic
Beiträge: 1988
Registriert: 07.09.2018, 22:08
Beruf: Rechtsfachwirtin, Notarfachwirtin
Software: AnNoText
Wohnort: NRW

#3

10.02.2022, 18:59

Ich hefte den Vermerk an die Urkunde und trage im UVZ ein. So habe ich gleiche Angaben auf der Urkunde und im UVZ.
BuronJoker
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 6
Registriert: 07.06.2022, 21:43
Beruf: Notarfachangestellter
Software: ARNOTop

#4

07.06.2022, 21:56

Hallo,

ich muss mich aktuell sehr viel mit dem Thema beschäftigen… Die Angaben im UVZ unter dem Reiter Anzeigen/Registrierungen sind freiwillig, so das hieraus verzichtet werden sollte, da dies eine unnötige Fehlerquelle darstellt. Diese Angaben ersetzen auch nicht die Dokumentationspflicht gemäß 18 Abs. 4 Grunderwerbsteuergesetz.

Die Absendung der Anzeige an das FA ist auf der Urschrift anzubringen, 18 Abs. 4 GrEStG. Wird der Vermerk nicht direkt auf der Urschrift angebracht, kann die Absendung auf einen gesonderten Blatt angebracht werden, welches jedoch dann an die Niederschrift anzusiegeln ist.

Dieses Blatt wäre z.B. ab dem 1.7 als sonstiges Dokument im eUArchiv einzustellen.

Lg aus Bayern,

Tobi
Ninula
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 1
Registriert: 21.06.2022, 22:22
Beruf: Notarfachangestellte
Software: RA-Micro

#5

21.06.2022, 22:47

Hallo zusammen,
ich bin neu hier und befasse mich im Moment mit dem Urkundenverzeichnis. Ab dem 1.7. geht es auch für uns mit der Übersendung der Urkunden los.

Wir fertigen derzeit nach Abwicklung der Urkunde ein Vermerkblatt an, aus dem sich die übersandten Ausfertigungen und Abschriften ergeben. Mir erschließt sich leider noch nicht ,wie es praktisch funktioniert.
Wenn ich richtig informiert bin, kann die Urkunde innerhalb von 2 Wochen vollständig hochgeladen werden, dann kann ich doch auch das Vermerkblatt direkt mit der Urkunde zusammen einscannen, weil es ja nur so der Papierurschrift entspricht. Oder muss das Vermerkblatt als sonstiges angefügt werden.
Wie sehen denn eure Vermerke nach GrEstG auf der Urschrift selbst aus? Und wo tragt ihr die Ausfertigungen ein, wenn die Regierung bzw. Eingabe im Urkundenverzeichnis freiwillig ist?
Habt ihr schon Erfahrungen oder Quellen?

Wir Importieren bislang nur die Urkundenrolle aus RAmicro in das Urkundenverzeichnis. Heute hab ich mir die Eintragungen mal genauer angeschaut und für mich ein Problem bei den Vertreten bzw vertretenen Personen festgestellt. Z.B. Eheleute x bestellen eine GS und handeln aufgrund Belastungsvollmacht für y. Aus der Eintragung im elektronischen UR-Verzeichnis erkennt man nur, daß die Eheleute x Vertreter sind aber nicht für wen und im Übrigen handeln sie für sich selbst, was auch nicht ersichtlich ist. Kann das Richtig sein?
Bei einer Verschmelzung erkennt man überhaupt nicht wer für welche Firma handelt
Hoffe, ihr könnt meine Problematik nachvollziehen und helfen. Danke im Voraus
BuronJoker
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 6
Registriert: 07.06.2022, 21:43
Beruf: Notarfachangestellter
Software: ARNOTop

#6

22.06.2022, 07:08

Hey,
der Vermerk bzgl der Absendung an das FA muss auf der Urschrift angebracht werden, was bedeutet, dass der Vermerk jedenfalls angesiegelt wird. Dies wird aber auch schon dadurch erreicht, wenn auf einer eigenen Seite vermerkt wird, wann die Absendung der Anzeige erfolgt ist. Dieses Blatt muss zum einen an die Urschrift angenäht und gesiegelt und zum anderen dann mit als Hauptdokument eingestellt werden.
Wir haben es so gestaltet:
"Absendungsanzeige nach 18 Abs. 4 GrEStG

Die Veräußerungsanzeige wurde am xxx an das Finanzamt übersandt"

Im Falle der späteren Abschriftserteilung kann auf das extra Blatt Absendungsanzeige verzichtet werden, da dies nicht Teil des Inhaltes der Urschrift ist.

Das Thema mit den Vertretungen ist leider so... Auch doof ist es, wenn im genannten Fall nur der Ehegatte x1 anwesend ist und aufgrund Vollmacht für x2 und diese beiden (x1 und x2) für den Verkäufer y handeln. Hier wäre dann der nicht anwesende Ehegatte x2 als Vertreter und Vertretener zu kennzeichnen.

Ich hoffe, ich konnte es einigermaßen verständlich formulieren.

LG, Tobi
Kathi1995
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 6
Registriert: 27.07.2016, 15:11
Beruf: Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte
Software: RA-Micro

#7

14.07.2022, 17:54

Hallo Zusammen ,

ich habe noch eine Frage wegen der Anzeige beim Finanzamt. Muss der Vermerk unterschrieben werden vom Notar und dann eingescannt und als sonstiges Dokument als elektronische Fassung angefügt werden und dann noch mal signiert werden ?
BuronJoker
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 6
Registriert: 07.06.2022, 21:43
Beruf: Notarfachangestellter
Software: ARNOTop

#8

14.07.2022, 18:10

Der Vermerk muss auf der Urschrift angebracht werden, kann aber auch auf einem eigenen Blatt stehen, welches sodann mit der Urschrift vernäht wird.
Dementsprechend den Vermerk zusammen mit der Urschrift als Hauptdokument einstellen und signieren lassen.
IWedepohl
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 8
Registriert: 26.07.2023, 13:02
Beruf: Notarfachangestellte
Software: Andere

#9

04.01.2024, 14:42

Hallo zusammen,

ich bin soeben auf den Beitrag gestoßen und habe noch folgende Rückfrage zu der Thematik:

Bringt ihr den Vermerk z. B. handschriftlich auf der Urschrift an und lasst ihn sodann von dem Notar gegenzeichnen?

Ich kenne die Verfahrensweise mit einem gesonderten Vermerkblatt, in dem Notariat, in dem ich nunmehr tätig bin, wird aber ein handschriftlicher Vermerk auf der Urkunde gewünscht.

Herzlichen Dank im Voraus und Grüße aus Berlin.
BuronJoker
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 6
Registriert: 07.06.2022, 21:43
Beruf: Notarfachangestellter
Software: ARNOTop

#10

04.01.2024, 18:51

Kannste machen, wie ein Dachdecker… ob via PC oder per Hand ist egal. Vermerk muss auch nicht unterschrieben werden. Hauptsache der Vermerk ist letztlich mit der Urschrift verbunden.
Antworten