Urkundenverzeichnis

BaBa28 · #1

Hallo liebe Forenmitglieder,

Ich stehe zur Zeit vor einem Problem.

Mein neuer Chef trägt die Urkunden selbst in das neue UVZ ein. Da ich noch kein Seminar besuchen konnte, möchte ich gerne wissen, ob die Registrierung in das UVZ erst nach Ausführung der Urkunde erfolgt oder ob die Registrierung sofort nach der Beurkundung erfolgen kann. Mein Chef meint jedoch, dass die Urkunde erst ausgeführt werden muss und sodann erst registriert wird. Schließlich soll in das Urkundenverzeichnis auch aufgenommen werden, wann man unter anderem das zuständige Finanzamt unterrichtet habe. Solange das zuständige Finanzamt nicht unterrichtet sei, könne man die Urkunde auch nicht registrieren. Er verlangt von mir, damit er die Urkunden sofort der Reihe nach registrieren kann, die sofortige Bearbeitung aller Urkunden (teilweise 3-4 KV’e pro Tag) in der Reihenfolge. Dies ist natürlich nicht immer möglich, da manchmal dringende Urkunden z.B. Finanzierungsgrundschulden bzw. eilige Genehmigungen bzgl. Fälligkeit etc. vorgezogen werden müssen. Da ich auch der einzige Mitarbeiter im Notariat bin und auch noch die Entwürfe überwiegend selbst vorbereiten muss, ist dies, wie er es haben will, nicht möglich.

Kann man im UVZ die Registrierung der Urkunden sofort nach der Beurkundung vornehmen und die Angabe der Anzeige an das FA und die erteilten Ausfertigungen (natürlich unter Einhaltung der 14-Tage-Frist) nachträglich eingeben?

Für Eure Hinweise hinsichtlich Registrierung etc. wäre ich sehr dankbar.

Feldhamster · #2

Man kann den Urkundeneintrag zunächst "speichern". Hier wird dann die UVZ-Nr. vergeben, so dass man weitere Urkunden erfassen kann und den Eintrag selbst noch bearbeiten kann. Als Status wird dann "in Vorbereitung" angezeigt. Erst wenn man auf "eintragen" klickt, erfolgt der endgültige Eintrag. Aber selbst dann kann man nachträgliche Änderungen/Ergänzungen vornehmen, die müssen dann allerdings immer vom Notar bestätigt werden.

Ganz ehrlich: auch vor dem UVZ habe ich die Urkunden in die Rolle eingetragen und erst in den Folgetagen mit Vollzug angefangen und Original genäht. Im Endeffekt ist das jetzt nicht anders, es wird nur woanders eingetragen.