Unterlagen in notarielle Verwahrung nehmen

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Himmelskoerper
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#1

25.09.2020, 13:20

Hallo Ihr Lieben!

Eine Klientin von uns möchte einige Schriftstücke in notarielle Verwahrung geben.
Es handelt sich noch um beurkundete Verträge etc. sondern um ihr sehr wichtige Unterlagen.

Wie gehe ich denn nun vor?
Diesen Fall hatte ich noch nie und stehe völlig auf den Schlauch.

Weiß jemand Rat?

LG und DANKE
Das Leben ist Zeichnen ohne zu radieren.
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#2

25.09.2020, 14:26

Was genau ist dein Problem? Willst du wissen, ob ihr die Sachen verwahren dürft, wie du das ganze abrechnen sollst, etc?
Ein Blick ins Gesetz erleichtert die Rechtsfindung
Himmelskoerper
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#3

28.09.2020, 11:57

Hallo!

Ich weiß nicht wie ich die Unterlagen verwahren muss.
Einfach zur Handakte nehmen? Oder wie? Das kann doch nicht so einfach sein, oder?
Und wie dann weiter? Muss ich einen Verwahrungsvermerk etc. machen.
Ich kann die Sachen ja nicht "einfach" hier lassen. Man muss doch irgendwie mit den Unterlagen vorgehen bzw. diese entsprechend "behandeln".

Denke ich zu kompliziert?

Grüße
Das Leben ist Zeichnen ohne zu radieren.
Martin Filzek
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#4

30.09.2020, 12:53

"Möchte einige Schriftstücke in Verwahrung geben" "für sie sehr wichtige Unterlagen" - das ist meiner Meinung nach zu wenig, um etwas Vernünftiges dazu zu antworten.

Gut möglich, dass die Mandantin zu viele Krimis gesehen hat, wo jemand dann sagt "das habe ich beim Notar hinterlegt, falls ihr mich killen wollt" oder so.

Wichtig für dich und deine(n) Chef(s) ist, dass der Notar nur zu Beurkundungen und Beglaubigungen verpflichtet ist, während die sonstige notarielle Betreuung wie auch Verwahrungen in Normalfällen ihm völlig freigestellt sind. Wenn unklar ist, wann und was mit den Sachen passieren soll und wem er sie unter welchen Umständen wieder herausgeben soll, gibt das eventuell nur Unstimmigkeiten und Ärger für den Notar und seine Mitarbeiter. Deshalb sollte man vernünftig ermitteln, wozu das Ganze dienen soll, und nur wenn es wirklich einen Sinn macht und keine anderen Möglichkeitein bei Bank in Schließfach oder sonstwo bestehen, sollte der Notar den Auftrag annehmen und ensprechend genaue Hinterlegungsanweisung schriftlich treffen. Es wird da auch einen Haufen Spezialliteratur zu diesen Fragen geben, die du oder dein Chef ggf. finden können.
Da es sich kaum um Geld oder Kostbarkeiten handeln dürfte bei den "für sie wichtigen Unterlagen", wäre wohl eine Gebührenvereinbarung durch öffentlich-rechtlichen Vertrag § 126 GNotKG ggf. die richtige Form der Abrechnung, und vielleicht schrecken die danach angemessenen Gebühren die Mandantin dann ja auch ab und ihr werdet verschont von weiterem Ärger und Arbeit damit. Man sollte auch an den Fall denken, dass der Chef irgendwann bald nicht mehr Notar ist - was passiert dann? und so weiter.

Der Notar ist keine Verwahranstalt.
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Himmelskoerper
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#5

01.10.2020, 12:36

Hallo Danke für die Antwort.

Vielleicht habe ich mich nicht ganz verständlich ausgedruckt oder das Falsche Forum dafür genommen.

Es geht eigentlich "nur" um die Frage, wie ich wichtige Dokumente einer Klientin in die notarielle Verwahrung genommen kann, wenn es sich dabei nicht um Beurkundung / Beglaubigungen des Notars handelt.

Die Klientin ist schon etwas älter und hat einen Mieter in der Oberwohnung von ihr (ihr gehört das Haus), der sich ein bisschen - neben der ambulanten Pflege - um sie kümmert. Hier mal einkauft, da mal Botengänge macht und mir ihr zum Arzt fährt etc. Sie ist geistig völlig fit und hat einen Umschlag mit für sie wichtige Unterlagen zusammengestellt und möchte, dass wir als Notariat diese in die Verwahrung nehmen.

Da mir selber nur die Verwahrung von Beurkundung / Beglaubigungen die der Notar gemacht hat geläufig ist und mein Chef auch nicht weiter weiß, die Frage an Euch lieben Mitglieder hier.

Ich habe meinem Chefe auch schon gesagt, dass sie das doch bei der Bank oder dgl. (Bankschließfach etc.) verstauen soll, aber das will sie nicht.

Aber ich denke, "es wäre keine gute Idee" die Unterlagen hier zu verstauen, wie Martin schon gesagt ............"Wenn unklar ist, wann und was mit den Sachen passieren soll und wem er sie unter welchen Umständen wieder herausgeben soll, gibt das eventuell nur Unstimmigkeiten und Ärger für den Notar und seine Mitarbeiter."..............
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Martin Filzek
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#6

02.10.2020, 12:33

Nach den weiteren Mitteilungen zum "Fall" meine ich, dass man nicht darum herum kommt, näher nachzufragen, was genau das denn für wichtige Unterlagen seien, und weshalb sie meint, eine Verwahrung beim Notar wäre dazu sinnvoll. Zugleich kann man ihr nur freundlich erklären, dass der Notar nicht beliebig Dinge oder Unterlagen in Verwahrung nehmen kann und dafür besondere geetzliche und berufsrechtliche Vorgaben bestehen, unter anderem wohl Aufnahme einer schriftlichen Verwahrungsanweisung, wo genau geklärt wird, warum und wie lange etwas verwahrt werden soll und wem unter welchen Umständen herausgegeben.
Vielleicht kommt dann heraus, dass es sich um Sterbefallversicherungsunterlagen handelt, eine Bestattungsvereinbarung mit einem Beerdigungsinstitut, Testamente oder Hinweise auf Vermögen und Bankguthaben für den Fall des eigenen Versterbens, und dann könnte Notar / Notariat der alten Dame mitteilen, welche geeigneten Wege (Testament Hinterlegung bei Gericht, Bestattungsvertrag Weitergabe an Bevollmächtigten, vielleicht den freundlichen Nachbarn?) im Einzelfall für diese einzelnen wichtigen Dokumente geeigneter sind, und für das Ganze dann Beratungsgebühren liquidieren. Sollte es doch zur notariellen Verwahrung kommen, siehe obige Hinweise zum öffentlich-rechtlichen Vertrag § 126 GNotKG.
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#7

07.12.2020, 13:58

Hallo.

Sorry, das ich mich erst jetzt wieder meldet, war krankheitsbedingt verhindert...

Nachdem mein Chefe 2,3 umfangreiche persönliche Gespräche mit ihr geführt hat, sind die beiden zu dem Ergebnis gekommen, dass wir diese Unterlagen hier nicht aufbewahren, sondern sie diese u.a. in ihrem Bankschließfach - hat wider Erwarten doch ein Bankschließfach - verstaut bzw. die anderen Unterlagen die "nur für sie wichtig erscheinen" entsprechend an eine zuverlässige Person zum Zwecke der Aufbewahrung abgibt.

LG
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