Tagesablauf Notariat - Büroorganisation -

[CheshireCat]

Hallo,

ich bräuchte nochmal Eure Hilfe. Erstmal zu Anfang.

Meine Chefs (ein Anwalt und ein Notar/Anwalt) haben zusammen eine Kanzlei neugegründet. Anfangs war ich mit einer Kollegin für die Anwaltssachen zuständig und für das Notariat wurde noch jemand gesucht. Da ich noch ein paar Kenntnisse aus der Ausbildung hatte (wirklich wenige), habe ich mich mal an ein paar Verträgen versucht und es hat wunderbar geklappt. Meine Chefs fragten mich, ob ich das Notariat machen möchte und ich habe es mit Freude angenommen.

Das meiste habe ich mir selberbeigebracht und vieles recherchiert und hier gefragt. Mit der Aktenbearbeitung komme ich auch gut klar.

Allerdings hapert es etwas an dem Ablauf. In der Kanzlei habe ich den Ablauf des Notariats nie mitgekriegt. Ich habe lediglich eine Urkunde abgewickelt. Im Moment stapelt sich auch die Arbeit und da ich auch noch jeden Tag nur bis 14 Uhr arbeite (länger möchte ich nicht, da ich ein Kind habe), schaffe ich es vllt. am Tag 1-2 Urkunden abzuwickeln und noch kleinere Schreiben.

Könntet ihr mir eventuell mal euren Tagesablauf im Notariat aufschreiben und wie ungefähr Eure Büroorganisation läuft?

Ich habe schon Angst, wenn ich unseren Azubi einlernen soll oder wenn die Notarprüfung ist

Dankeschön

[Cindi]

Wir haben unterschiedliche Stapel: Einen für die Vorgänge, in denen noch Unterlagen von den Mandanten beizubringen sind, einen für die Vorgänge, in denen bereits Entwürfe erteilt sind und auf Rückmeldung der Mandanten gewartet wird, um dann die Beurkundungstermine zu bestimmen und einen Stapel bereits beurkundeter Angelegenheiten, wo der Auslauf gemacht werden muss. Wichtig ist, dass Testamente ja innerhalb einer Frist eingereicht werden müssen. Die dürfen natürlich nicht in dem Stapel nach unten rutschen, sondern müssen bevorzugt behandelt werden. Die Einteilung der Arbeit im Notariat hängt vom Telefonverkehr ab: Wir machen Entwürfe in den Zeiten, wo nicht dauernd das Telebim klingelt. In den Handakten werden zu Beginn der Vorgänge Listen aufgenommen, aus denen sich ergibt, was abgeklärt werden muss (z.B. Vorkaufsrecht usw.). Das wird dann nach Erledigung abgehakt. So kann jeder sofort den Sachstand erkennen.
Ich hoffe, das hilft Dir weiter.

[CheshireCat]

Huhu,

Dankeschön. Das hilft mir schon sehr gut. Solche Listen habe ich mir auch gemacht und sie sind super so vergesse ich nichts.

Mit den Stapeln ist wirklich eine gute Idee. Das Problem ist immer, dass ich ständig Akten dazwischen geschoben kriege, die dann wichtiger sind und dann bin ich den ganzen Tag damit beschäftigt oder werde angemeckert, wenn ich anderes doch vorziehen muss :/

[Jupp03/11]

Huhu,

Dankeschön. Das hilft mir schon sehr gut. Solche Listen habe ich mir auch gemacht und sie sind super so vergesse ich nichts.

Mit den Stapeln ist wirklich eine gute Idee. Das Problem ist immer, dass ich ständig Akten dazwischen geschoben kriege, die dann wichtiger sind und dann bin ich den ganzen Tag damit beschäftigt oder werde angemeckert, wenn ich anderes doch vorziehen muss :/

Was letzterem angeht, Tasche packen und gehen. Danach passiert das nicht wieder.

[CheshireCat]

Huhu,

Dankeschön. Das hilft mir schon sehr gut. Solche Listen habe ich mir auch gemacht und sie sind super so vergesse ich nichts.

Mit den Stapeln ist wirklich eine gute Idee. Das Problem ist immer, dass ich ständig Akten dazwischen geschoben kriege, die dann wichtiger sind und dann bin ich den ganzen Tag damit beschäftigt oder werde angemeckert, wenn ich anderes doch vorziehen muss :/

Was letzterem angeht, Tasche packen und gehen. Danach passiert das nicht wieder.

Wenn das so einfach wäre :/

[Sarah84]

Hallo

Wie viele Urkunden habt ihr denn im Jahr?

Du arbeitest auch nur für einen Notar alleine?

[fury02]

Ich glaube, diese Probleme hat jeder am Anfang. Das kommt einfach mit der Zeit. Du musst natürlich auch den Notar einbeziehen. Es kommt ja auch darauf an, welche Zusagen er den Mandanten macht.
Ich habe mir einen Aktenschrank direkt an den Schreibtisch gestellt. Hier hänge ich die Akten in Reihenfolge der Wichtigkeit herein. Bei einem Kaufvertrag musst du auch in etwa abschätzen, wie lange z.B. das Gericht für die Eintragung der AV braucht oder die Gemeinde für die Vorkaufsrechtsbescheinigung. Eine Grundschuld zur Finanzierung eines Kaufpreises ist natürlich auch immer vorrangig, sonst bekommen die Mandanten Probleme und fangen an zu meckern.
Wenn dein Chefs dir was dazwischen schieben will, würde ich ihn immer wieder darauf hinweisen, dass dann die oder jene Sache nicht herausgehen kann. Dann muss er entscheiden, was wichtiger ist.

[CheshireCat]

Hallo

Wie viele Urkunden habt ihr denn im Jahr?

Du arbeitest auch nur für einen Notar alleine?

Letztes Jahr hatten wir fast 190 Urkunden. Dieses Jahr sind wir bis jetzt fast gleich auf.

Ja ich bin alleine für einen Notar. Manche Verträge schreiben auch meine Kollegen.

[Jupp03/11]

190 Urkunden im Jahr. Schlaraffenland für andere.

[CheshireCat]

190 Urkunden im Jahr. Schlaraffenland für andere.

Ja, aber nicht für Notariatsanfänger, die sich alles selber beibringen müssen und einem Notar, der auch nichts kann. (Sein Büro vorher hat alles für ihn gemacht, er musste nur beurkunden).

In der Kanzlei, in der ich gelernt habe, hatte der Notar (Anwaltsnotar) fast 2000 Urkunden im Jahr.