Urkundenrolle

[Lena]

Hallo Ihr Lieben!

Ich hätte da eine Frage zur richtigen Eintragung von URNrn. in die Urkundenrolle.

Normalerweise ist es ja so, wenn ich eine Urkunde habe von letzter Woche (zb 18.1.), diese aber nicht in der Urkundenrolle eingetragen habe, dass ich diese dann unter der nächsten fortlaufenden Nummer (meine heutige aktuelle Nummer ist die 150, die nächste wäre dann die 151) aber unter dem Datum 18.1. eintragen würde.

Wie aber ist es wenn ich eine Urkunde aus 2010 habe die nicht registriert worden ist?
Also Beurkundungsdatum zb am 30.12.2010.
Trage ich die als letzte Nummer aus 2010 nach mit dem Datum 30.12. - und mache eine nachträgliche Meldung an den LG-Präsidenten (die ist schon raus) dass ich eine Nummer mehr habe?
Oder trage ich diese dann unter 152/2011 - aber mit Datum 30.12.2010 ein?

Was ist richtig? Wie wird es bei euch gehandhabt?
Was sagen die Prüfer dazu?

[sunshine24]

Auch wenn ich jetzt nicht sooooo viel Ahnung vom Notariatsbereich habe, aber hat denn die Urkunde nicht vorher schon ne Nummer bekommen und muss dann unter der Nummer in der UR-Rolle eingetragen werden? Vielleicht hab ich einfach auch nur nicht deinen Sachverhalt verstanden

[bonsen]

So richtig verstanden habe ich das auch nicht

Bei uns wird jede Urkunde (UB oder Beurk. nach erfolgter Begl./Beurkundung) zunächst sofort in eine handschriftliche Urkundenrolle eingetragen und erhält somit die Urkundenrollennummer und das Datum. Anschließend werden die Urkunden per PC in die eigentliche Urkundenrolle übernommen. So kann eigentlich nichts passieren. Ich weiß ja nicht, wie es bei Dir üblicherweise gehandhabt wird.

[Lena]

Genau liegt ja das Problem... die Urkunde hatte halt noch keine Nummer. Sie wurde halt nicht an dem Tag in die Urkundenrolle eingetragen wo die Unterschriften erfolgt sind, sondern sie wurde vergessen... (warum weshalb ist jetzt mal egal)

Hierzu sagt z.B. ein Kommentar:
Sind bei der Nummernvergabe Fehler unterlaufen, ist wie folgt zu verfahren:
=> Nicht belegte Nummern bleiben offen.
=> Doppelt belegte Nummern werden mit einer Unternummer (Hinzufügen eines Buchstabens) gekennzeichnet.
=> Bei der Nummernvergabe zunächst übersehene Urkunden erhalten bei Registrierung die nächst freie Nummer. In Spalte 2 ist das tatsächliche Beurkundungsdatum einzutragen.

In all diesen Fällen empfiehlt sich ein - nach der DONot nicht vorgeschriebener - Richtigstellungsvermerk, der dem Notar die Kontrolle erleichtert. Bei den gemäß § 24 jährlich zu erstellenden Geschäftsübersichten ist an die fehlenden oder doppelt vergebenen Nummern zu denken.

Auch die Bundesnotarkammer sagt dazu:
Ist eine Urkunde versehentlich nicht am Beurkundungstag eingetragen (übersehene Urkunde) und schon eine weitere Urkunde eines nachfolgenden Beurkundungstages registriert worden, so erfolgt bei Feststellung dieses Fehlers die Registrierung dieser Urkunde unter der nächsten freien Urkundennummer. In der Spalte 2 "Tag der Ausstellung der Urkunde" ist das korrekte Beurkundungsdatum einzutragen. Die Vergabe einer Unternummer vom Tag der Beurkundung ist in diesem Fall nicht zulässig.

Im fortlaufenden Jahr stellt das ja auch nicht wirklich ein Problem dar, sondern ist ja klar geregelt...
aber wie ist die Sache beim Jahreswechsel zu handhaben?!?!?

[Mimiho]

also ich persönlich würde mit dem für mich zuständigen Prüfer sprechen und schaun, was der dazu sagt. Dann bist Du auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

[Lena]

Das bringt mich leider auch nicht weiter. Arbeite ja nicht mehr im Notariat - also haben wir auch keinen "für uns zuständigen Prüfer" - sondern ich bräuchte schon ne "allgemeine" Meinung wie das zu handhaben sei...
Schade, dass damit noch keiner Erfahrungen gemacht hat

[No.Me.]

Den Fall hatte ich zum Glück auch noch nicht ganz so. Mein Chef hatte am Ende des Jahres festgestellt, dass er eine Urkunde aus dem letzten Jahr nicht in die Rolle eingetragen hat und hat es einfach hinten dran gehängt, aber die Meldung war noch nicht draußen. Ich würde es aber auch in deinem Fall so machen. Urkundenrolle aufmachen, Urkunde nachtragen und dem LG-Präsidenten mitteilen, dass die Meldung fehlerhaft ist und daher eine berichtigte eingereicht wird. Im Wege einer Notarprüfung habe ich übrigens mal erfahren, dass die Meldungen nicht lange beim LG verwahrt werden. Jedenfalls konnten wir die von 2006 (Prüfung war 2009) nicht nochmal bekommen. Der Notar hatte seine Meldung aus 2007 für 2006 verloren.

[Lena]

Nachtrag...
falls es noch jemand intressiert:

Man muss die Urkunde tatsächlich im neuen Jahr eintragen. Unter der fortlaufenden Nummer von dem Tag wo es aufgefallen ist - aber mit dem Datum des alten Jahres...
Die Statistik des alten Jahres ist mit einem entsprechenden Berichtigungsvermerk zu versehen, bei der vom neuen Jahr muss am JAhresende daran gedacht werden diese eine Urkunde aus dem alten Jahr wieder abzuziehen...

[Lena]

Und jetzt komm ich schon wieder mit einem neuen Problem:

Gleicher Fall wie oben. Es wurde vergessen eine Urkunde zu registrieren/einzutragen.
Eigentlich kein Problem. ABER damals war ein Notarvertreter bestellt, vor dem die Urkunde auch beurkundet wurde.

Wenn man jetzt einträgt in die Urk.rolle, dann schreibt diese bei der "heutigen" URNr. aber keinen neuen Notarvertretervermerk dazu. Reicht es wenn ich dann unter Bemerkungen schreibe "Notarvertreter XY war bestellt" (weil es den urspr.Notarvertertervermerk ja noch gibt).
Wie macht das eure Software? Schreibt die automatisch nochmal einen neuen Notarvertretervermerk bei die neue URNr.?

[Lena]

Nochmal zum Problem...
macht es eigentlich einen Unterschied ob es eine beurkundete oder eine beglaubigte Erklärung ist?

Notar meint: Bei Beurkundeten Sachen kein Problem, aber bei beglaubigten. Beglaubigungsvermerk wurde damals direkt erstellt, Notarvertreter hat auch schon unterschrieben, unter dem damaligen Datum... und jetzt wird erst URNr. eingesetzt - und Notar meint das ginge nicht mehr.
Wie seht ihr das?