Ablaufoptimierung - Bitte um Tipps
Verfasst: 22.02.2008, 19:50
Hallo allerseits,
ich (Notarassessor seit ein paar Monaten) mache mir Gedanken, wie man in einem Nur-Notariat mit viel Arbeit und vielen Mitarbeitern den Ablauf optimieren kann.
Ziele sind:
-Akten und Vorgänge sind so transparent und verständlich wie möglich (keine "Geheimsprache" auf kryptischen gelben Klebezetteln, keine wichtigen Dokumente versteckt auf einem Fresszettel abgeheftet)
-Die Fehlergefahr wird reduziert, wobei bei wichtigen und fehlerträchtigen Sachen mehr Kontrolle besteht als bei unwichtigeren
-Die Mitarbeiter sind zufrieden und nicht durch widersprüchliche Kommunikation überfordert.
-Neue Notarassessoren können sich auch schnell einfinden und müssen die Mitarbeiter nicht allzu oft belästigen!
Meine Fragen betreffen vor allem folgende Punkte:
1. Auftragserfassung/Delegationsmanagement: Sollte der Notar den gesamten Posteingang vorab sichten oder sollte eine Fachkraft das vornehmen? Wenn der Notar ab einer gewissen Größe alles selbst sichten muss, kommt er zu recht wenig; andererseits kann es schon einmal sein, dass eine Fachkraft eine Sache nicht genauso einschätzt wie der Notar.
Überhaupt: Wie kommen die meisten Anfragen/Aufträge rein? Per Mail, per Fax, per Post, per Telefon?
2. Entwurfsfertigung: Natürlich Kernaufgabe des Notars, aber auch z. T. delegationsfähig. Eigentlich unproblematisch. Schwieriger aber Diktate: Das Hin- und Herwandern von Akten kann viel Zeit kosten; evtl. kommen in der Zeit, in der die Schreibkraft arbeitet, wichtige Hinweise. Man möchte dann gern parallel diese Hinweise verarbeiten.
Wie kann man sicherstellen, dass der Aktenweg von Schreibkraft und Entwurfsersteller reibungslos ist (Gegenbeispiel: Notar bekommt fünfzig Sachen auf einmal kommentarlos auf den Tisch geknallt)?
3. Unmittelbare Vorbereitung der Verhandlung: Hier muss die Urschrift weitestgehend stehen. Problem: Bei großen Notariaten werden die Kunden immer anspruchsvoller und verlangen ruck-zuck Ausfertigungen, einfache und beglaubigte Abschriften etc.
Wie wird bei Euch sichergestellt, dass
-die Urschrift möglichst fehlerlos ist (klar, Kernaufgabe des Notars)
-die Ausfertigungen einerseits schnell, aber andererseits auch die Richtigkeit sichergestellt ist, gerade bei umfangreichen Änderungen. Gefahr hier: Urschrift auf PC gespeichert; Notar macht umfangreiche handschriftliche Änderungen; Mitarbeiterin möchte Ausfertigungen ins Reine schreiben und öffnet die Datei; eventuell ist die Datei ein alter Entwurf oder gelöscht oder verändert, ohne dass man es merkt.
Welche Lösungen bestehen hier? Evtl. einen "Urschriftenordner" auf der Festplatte anlegen und die Dateien ab einem gewissen Zeitpunkt sperren?
4. Kostenrechnungen bei Beglaubigungen: Manche Mitarbeiter beschweren sich über "kryptische Aufforderungen zu Kostenrechnungen" bei Beglaubigungen. Es fehlt ja in der Regel eine Akte.
5. Aktenführung generell: Was haltet Ihr für sinnvoll? Gerade bei großen Notariaten verliert man den Überblick, insbesondere wenn man Stammkundenakten, Laufkundschaftsakten, Serienakten etc. hat. Sollte am PC eine Abschrift der Akte geführt werden? Helfen hier ProNotar etc.? Zumindest E-Mails sollte man immer in eine elektronische Akte schieben können.
Ich würde mich sehr über Tipps und Erfahrungsberichte freuen. Ich habe schon bei Renothek gepostet, aber es lesen nicht alle doppelt, daher hoffe
Beste Grüße
Micha
ich (Notarassessor seit ein paar Monaten) mache mir Gedanken, wie man in einem Nur-Notariat mit viel Arbeit und vielen Mitarbeitern den Ablauf optimieren kann.
Ziele sind:
-Akten und Vorgänge sind so transparent und verständlich wie möglich (keine "Geheimsprache" auf kryptischen gelben Klebezetteln, keine wichtigen Dokumente versteckt auf einem Fresszettel abgeheftet)
-Die Fehlergefahr wird reduziert, wobei bei wichtigen und fehlerträchtigen Sachen mehr Kontrolle besteht als bei unwichtigeren
-Die Mitarbeiter sind zufrieden und nicht durch widersprüchliche Kommunikation überfordert.
-Neue Notarassessoren können sich auch schnell einfinden und müssen die Mitarbeiter nicht allzu oft belästigen!
Meine Fragen betreffen vor allem folgende Punkte:
1. Auftragserfassung/Delegationsmanagement: Sollte der Notar den gesamten Posteingang vorab sichten oder sollte eine Fachkraft das vornehmen? Wenn der Notar ab einer gewissen Größe alles selbst sichten muss, kommt er zu recht wenig; andererseits kann es schon einmal sein, dass eine Fachkraft eine Sache nicht genauso einschätzt wie der Notar.
Überhaupt: Wie kommen die meisten Anfragen/Aufträge rein? Per Mail, per Fax, per Post, per Telefon?
2. Entwurfsfertigung: Natürlich Kernaufgabe des Notars, aber auch z. T. delegationsfähig. Eigentlich unproblematisch. Schwieriger aber Diktate: Das Hin- und Herwandern von Akten kann viel Zeit kosten; evtl. kommen in der Zeit, in der die Schreibkraft arbeitet, wichtige Hinweise. Man möchte dann gern parallel diese Hinweise verarbeiten.
Wie kann man sicherstellen, dass der Aktenweg von Schreibkraft und Entwurfsersteller reibungslos ist (Gegenbeispiel: Notar bekommt fünfzig Sachen auf einmal kommentarlos auf den Tisch geknallt)?
3. Unmittelbare Vorbereitung der Verhandlung: Hier muss die Urschrift weitestgehend stehen. Problem: Bei großen Notariaten werden die Kunden immer anspruchsvoller und verlangen ruck-zuck Ausfertigungen, einfache und beglaubigte Abschriften etc.
Wie wird bei Euch sichergestellt, dass
-die Urschrift möglichst fehlerlos ist (klar, Kernaufgabe des Notars)
-die Ausfertigungen einerseits schnell, aber andererseits auch die Richtigkeit sichergestellt ist, gerade bei umfangreichen Änderungen. Gefahr hier: Urschrift auf PC gespeichert; Notar macht umfangreiche handschriftliche Änderungen; Mitarbeiterin möchte Ausfertigungen ins Reine schreiben und öffnet die Datei; eventuell ist die Datei ein alter Entwurf oder gelöscht oder verändert, ohne dass man es merkt.
Welche Lösungen bestehen hier? Evtl. einen "Urschriftenordner" auf der Festplatte anlegen und die Dateien ab einem gewissen Zeitpunkt sperren?
4. Kostenrechnungen bei Beglaubigungen: Manche Mitarbeiter beschweren sich über "kryptische Aufforderungen zu Kostenrechnungen" bei Beglaubigungen. Es fehlt ja in der Regel eine Akte.
5. Aktenführung generell: Was haltet Ihr für sinnvoll? Gerade bei großen Notariaten verliert man den Überblick, insbesondere wenn man Stammkundenakten, Laufkundschaftsakten, Serienakten etc. hat. Sollte am PC eine Abschrift der Akte geführt werden? Helfen hier ProNotar etc.? Zumindest E-Mails sollte man immer in eine elektronische Akte schieben können.
Ich würde mich sehr über Tipps und Erfahrungsberichte freuen. Ich habe schon bei Renothek gepostet, aber es lesen nicht alle doppelt, daher hoffe
Beste Grüße
Micha