Notarrevision (Dringend)

Gast · #1

Hallo ihr Lieben,

wir haben heute das Schreiben unseres Revisors bekommen (kommt am 19.12.2007) und leider sind mir einige Dinge unklar. Da ich im Notariat erst ein knappes Jahr arbeite und leider überhaupt keine Vorerfahrung habe, bin ich etwas aufgeschmissen.

Ich hoffe ihr könnt ein wenig Licht ins Dunkel bringen ^__^

1.
Der folgende Absatz ist mir vollkommen schleierhaft:

"Ferner bitte ich Sie, in einer besonderen Aufstellung den Gesamtbestand nach dem Verwahrungsbuch einerseits und den Bestand der einzelnen offenen Massen nach dem Massenbuch andererseits nach dem Stand des 2. Tages vor der Revision aufzulisten. Mit der Aufstellung übereinstimmende Bescheinigungen der Bank über den Bestand der Konten sind beizufügen. Die Kontoauszüge sind nicht ausreichend!"

Also den ersten Satz verstehe ich ja noch.
Verwahrungsbuch Ausgaben und Einnahmen jeweils seperat ausrechnen und ich habe meinen Bestand. Offene Massen ist auch irgendwie klar.

Aber was meint der Revisor mit übereinstimmende Bescheinigungen der Banken? Und warum sind die Kontoauszüge nicht ausreichend?

2.
"Zur Prüfung sind vorzulegen:

- die Belegsammlung zu den Verwahrungsgeschäften"

Ähm, Belegsammlung? Sämtliche Kontoauszüge betreffend die NAK's werden bei uns in die zugehörigen Akten geheftet (habe ich so übernommen von meiner Vorgängerin).

3.
"Kontounterlagen betreffend den Eingang der Gebührenforderungen"

Ich gehe mal davon aus, dass hier die Kontoauszüge des Geschäftskontos gemeint sind, auf das die Gebühren gezahlt worden sind. Will er die Originale der Kontoauszüge für jeden einzelnen Zahlungseingang sehen? Kontoauszüge des Geschäftskontos werden bei uns in einem seperaten Ordner fortlaufend verwahrt. Muss ich die alle raussuchen?

4.
"Ausdruck des Prüfberichts über die elektronische Signaturkarte"

Wir verwenden als Programme XNotar und SigNotar. Kann mir jemand sagen, wie ich an diesen Prüfbericht komme?

So, dass wären erst einmal alle Fragen die aufgekommen sind.
Ich hoffe der eine oder andere (oder die eine oder andere) kann mir hier weiterhelfen.

Vielen Lieben Dank schonmal

Gast · #2

Keiner weiß eine Antwort?

Jupp03/11 · #3

er kommt doch erst am 19.12.

Gast · #4

Jupp03 hat geschrieben:er kommt doch erst am 19.12.

Das hilft mir auch nicht.
Man muss ja nicht alles auf den letzten Drücker erledigen, nicht wahr!

Jupp03/11 · #5

Es war Spass, ich guck mir das an.

Gast · #6

Jupp03 hat geschrieben:Es war Spass, ich guck mir das an.

Hatte ich gehofft (bin nicht aktiv hier und wusste nicht ob das jetzt wirklich nur ein Spaß ist oder vielleicht doch eine Veräppelung). Danke fürs mal reinsehen

Pepsi · #7

3. finde ich ja ganz schön hart.. bei uns prüfen die das Gott sei Dank nicht und wir werden Gott sei Dank nicht mehr geprüft

Gruftie · #8

Oh je, bei uns ist die letzte Revision schon ziemlich lange her, aber vielleicht kann ich Dir ja doch ein bisschen weiterhelfen.

Zu 1):
Hier kannst Du an die Bank oder Banken schreiben, bei denen ihr die NAK führt und eine Bescheinigung über den Bestand der Konten anfordern und darauf hinweisen, dass es zur Vorlage der Revision erforderlich ist.

Zu 2):
Bei uns befinden sich die Belege auch in den einzelnen Akten. Aber vorzulegen sind ggf. auch bereits erledigte Massen, das Massen- und Verwahrungsbuch. Wir führen auch noch eine Namenskartei für die Beteiligten.

Zu 3):
Das habe ich bislang noch nicht gehört. Vielleicht will der Revisor prüfen, ob die Rechnungen, die gestellt wurden, auch tatsächlich bezahlt wurden (wegen verbotener Gebührenvereinbarungen). Aber da würde ich eigentlich warten, bis der Revisor da ist, denn er macht ja eigentlich nur Stichproben und dann kannst Du ja die Bankbelege auch raussuchen. Obwohl...ihr habt ja RA-Micro und wenn ihr auch die Buchführung darüber macht, dann kann er ja sehen, ob die Rechnungen auch in voller Höhe bezahlt wurden.

Bei Punkt 4 kann ich Dir leider auch nicht helfen...wir machen die Anmeldungen über RA-Micro...und wie gesagt, die letzte Revision liegt schon lange zurück.

Aber wenn Du noch unsicher bist, ruf doch einfach beim LG an und erkundige Dich. Dort wird man Dir bestimmt genau sagen können, was Du brauchst.

Übrigens, wir mussten auch auch immer die Berufs-Haftpflichtversicherung nachweisen. Und auch die Verschwiegenheitserklärungen vorlegen...

Mache Dir aber nicht so viel Sorgen, so schlimm ist das nicht!

Der Revisor prüft normalerweise nur stichpunktmäßig und guckt sich eigentlich je Geschäft nur eine Akte an, also einen Kaufvertrag, einen Ehevertrag, ein Testamen etc...und natürlich guckt er, ob die Verwahrungsgeschäfte ordentlich geführt werden.

Ich hoffe, ich konnte Dir ein bisschen helfen.

Liebe Grüße!

Revisor · #9

Ergänzung zu den zutreffenden Ausführungen von gruftie:

zu 1.

Die Geschäftsprüfung ist in § 32 DONot geregelt (Berlin: VV d. Senatsverwaltung für Justiz vom 5. Juni 2001 (Amtsblatt für Berlin vom 22. Juni 2001, Nr. 31, S. 2717), zuletzt geändert durch VV d. Senatsverwaltung für Justiz vom 25. Februar 2005 (Amtsblatt für Berlin vom 11. März 2005, Nr. 11, S. 745)

Für NRW gibt es noch Zusatzbestimmungen, ob es solche für Berlin auch gibt, ist mir nicht bekannt.

Hier ist es so, dass Kontoauszüge nur dann nicht ausreichen, wenn sie am Prüfungstag älter als 10 Tage sind. Dann müssen (formlose) Bescheinigungen der Banken über den jeweiligen Kontostand der Notaranderkonten am Tag x eingeholt werden.

Solche Bescheinigungen werden hier gemeint sein.

Zu 2.

Auch das ist in der DONot geregelt, die Du Dir vielleicht einmal durchlesen solltest.
§ 22 DONot schreibt eine gesonderte Blattsammlung (also zusätzlich zur Handakte) für Verwahrungsgeschäfte vor und legt im Detail fest, welche Unterlagen dort hinein gehören.

Also: Wenn nicht vorhanden - vor der Prüfung anlegen, um Beanstandungen zu vermeiden.

Zu 3.

Das müssen ja (wenn es um den gesamten Prüfungszeitraum von 4 Jahren geht) evtl. mehrere Hundert (bei großen Notariaten mehrere 1000) Kontoauszüge sein!?

Wir in NRW prüfen nur Stichproben!
Die Buchführung reicht allerdings dann nicht aus, Kontoauszug ist erforderlich.

Also: Am Besten mal nachfragen (Tipp: lass Deinen Notar beim Revisor anrufen!!!)

zu 4.
Tut mir leid, dazu kann ich nichts sagen, weil das bei uns der Revisor nicht prüft.

Kordu · #10

Cheza hat geschrieben:4.
"Ausdruck des Prüfberichts über die elektronische Signaturkarte"

Wir verwenden als Programme XNotar und SigNotar. Kann mir jemand sagen, wie ich an diesen Prüfbericht komme?

Wende Dich doch an die Firma notarnet GmbH.

Guck mal hier:

http://www.notarnet.de/

Da steht auch Tel.-Nr.! Ruf doch einfach da an und frag die mal! Die können Dir bestimmt weiterhelfen.