Umstellung Generalakte von Seitenzahlen auf Sachgebiete

[Feldhamster]

Hallo,

derzeit wird von einem Notar die Generalakte mit fortlaufenden Seitenzahlen und Inhaltsverzeichnis geführt (leider nicht digital, alles nur in reiner Papierform). Nun war Geschäftsprüfung und der Prüfer schlug vor, die Führung der Generalakte umzustellen und nach Sachgebieten zu gliedern. Erst 15 Seiten handschriftliches Inhaltsverzeichnis durchzusuchen und dann in den nummerierten Seiten wieder zu suchen hat ihm wohl keinen Spaß gemacht

Weiß von euch jemand, ob man einfach einen "Cut" machen und neue Unterlagen unter Sachgebieten gliedern kann? Die bisherige Generalakte also praktisch einfach nicht mehr weiter geführt und blanko neu gestartet wird? Oder muss ich alle letzten Unterlagen, z.B. die letzte Rechnung der Haftpflichtversicherung, die Vereinbarungen mit Dritten zum Datenschutz etc. aus der bisherigen Ordnung raussuchen und neu sortiert einheften?

Freu mich auf eure Gedanken!

[Resa]

Hallo,

wäre es sehr aufwendig, alles bisherige nach Sachgebieten neu zu ordnen? Dann würde ich das so machen.

Wir haben 3 A-4 Ordner (nur Papier, nichts digital), sortiert nach Sachgebieten, ohne Seitenzahlen. Ordner I., II. und II.
Vorne in jedem der Ordner habe ich ein kurzes knappes Inhaltsverzeichnis, aus dem sich ergibt, was in welchem Ordner drin ist. Wenn ein neues Sachgebiet hinzu kam, habe ich das einfach handschriftlich in jede Inhaltsverzeichnis geschrieben. Lief alles gut damit.

Viele Grüße

[Feldhamster]

Ja, so ein System soll es auch werden.

5 Ordner umheften und neu zu sortieren will ich eigentlich vermeiden...

[Notariatsoldie]

Es besteht aus meiner Sicht keine Veranlassung, die Vergangenheit neu zu ordnen - zumal dies auch lediglich ein Vorschlag des Prüfers ist. Ich würde zum 31.12.2025 einen Schnitt machen und lediglich die Unterlagen ab 01.01.26 nach Sachgebieten ordnen. So sind wir vor einigen Jahren auch vorgegangen.

[Feldhamster]

Das klingt gut

[AnjaZ]

So habe ich das auch gemacht. Und wenn ein Ordner zB nach 3 Jahren (2021-2024) voll ist, gibt es im kommenden Jahr (2025-...) einen neuen Ordner mit Sachgebieten.

Wir hatten im August eine Notarprüfung und das war für die Prüferin in Ordnung.

[Feldhamster]

Danke, Anja