HR-Anmeldung - maschinenlesbarkeit

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ConnyS73
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#1

10.05.2023, 10:25

Guten Morgen,

ich habe ein Problem und bekomme vom Handelsregister ständig die Meldung meine eingereichten Unterlagen wären nicht maschinenlesbar.

Nun ist es so, dass das immer nur von dem einen Gericht kommt. Ich reiche auch bei anderen HR-Gerichten ein, dort kam nie eine solche Meldung und meine Sachen werden eingetragen.

Ich habe zwei Möglichkeiten mit dem Scanner, die eine ich scanne normal und wenn ich dann die PDFs hochlade steht da, die Dokumente sind nicht PDF/A konform, da ist dann ein Button den ich drücke und dann ist´s ok. Bezeichnung und alles was dazugehört dran und weiter. Die zweite Möglichkeit ist dann, ich scanne es direkt ins Urkundenarchiv, wenn ich diese PDF´s dann ebenso hochlade, kommt der Button dass es nicht PDF/A konform ist nicht.
Egal wie ich es mache, es wird bemängelt, dass die Dateien nicht maschinenlesbar sind.
Ich könnte super aufwendig über den Adobe Reader umwandeln, aber das kann doch nicht Sinn und Zweck des XNP Programm sein. Es ist ja vorgegeben und man kann ja laut dem Button umwandeln.

Was mache ich falsch :(

Kann denn beim Versenden und signieren durch den Chef noch was falsch gemacht werden?

Wie macht ihr das? Über jeden Rate wäre ich dankbar.

Vielen Dank und viele Grüße Conny
Feldhamster
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#2

15.05.2023, 16:59

Wir mussten unsere Scanner so einstellen, dass sie OCR scannen.
Hokulani
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#3

16.05.2023, 09:07

Ich erstelle am PC aus dem Worddokument Abschriften, speichere die als pdf und lade diese hoch. Ist auch maschinenlesbar.
Nur wenn man die Urschriften scannt - was man ja nicht soll, wegen der Originalunterschriften - und der Scanner nicht die entsprechende Funktion hat, funktioniert das nicht.
Resa
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#4

16.05.2023, 14:07

Hallo,

wir haben seinerzeit auch Techniker unseres Kopier- und Scangerätes vor Ort gehabt, die alles entsprechend eingestellt haben. Daher habe ich auf dem Gerät eine extra Taste, die ich nutze, wenn ich Sachen für das Handelsregister usw. einscannen möchte. Nach meiner Erinnerung hatte ich den Technikern vorab Unterlagen zu der Thematik pdfA konform zukommen lassen und ich glaube, diese wiederum hatte ich entweder irgendwo aus den Hinweisen der Bundesnotarkammer XNP oder es gab sogar mal eine Rundmail.

Ich scanne das ein mit der entsprechenden dafür vorgesehenen Taste. Und dann habe ich es im Scanordner. Von dort muss ich es in einen anderen Ordner (der ist auf dem Desktop) kopieren, das wurde auch von den Technikern angelegt. Der zweite Ordner stellt quasi die Verknüpfung dar zum Signieren, d.h. wenn wir signieren (über RA-Micro), dann kann ich vom RA-Micro Programm auf diesen zweiten Ordner zugreifen und mir die dort hinterlegten Dokumente ins Programm holen zum beglaubigen/signieren und weiterversenden.

LG
ConnyS73
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#5

17.05.2023, 10:09

Hallo ihr Lieben,
vielen Dank für eure Antworten.
Verschiedene Ordner habe ich auch, einen normalen der Scanner heißt und dann Urkundenarchiv.
Was sein kann ist tatsächlich, dass mit den Originalunterschriften. Ich scanne immer das Original, vielleicht sollte ich das mal ändern, vielleicht geht es ja dann.

LG und Danke
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