Elektronisches Urkundenarchiv - Begl. Fotokopie von Testament

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Segelhoernchen
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#1

01.07.2022, 09:58

Guten Morgen, hier gleich die erste Frage zum Urkundenarchiv:

Wir beurkunden nachher noch ein Testament, von dem eine begl. Fotokopie zur Urkundensammlung genommen wird.

Diese beglaubigte Fotokopie würde erstellen, aber vor dem Zusammensiegeln scannen (hat man uns im Seminar so gesagt, meine ich), ist das richtig so?

Dann enthält der Scan aber ja nicht das Prägesiegel... ich bin jetzt schon verwirrt :kopfkratz
Henning1970
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#2

01.07.2022, 15:50

Ich habe heute auch ein heute beurkundetes Testament als erste Urkunde im Urkundenarchiv aufgenommen. Von der beglaubigten Abschrift habe ich eine elektronisch beglaubigte Abschrift hergestellt. Die beglaubigte Abschrift habe ich ungebunden mit dem Farbdrucksiegel gescannt und später beim Binden das Farbdrucksiegel mit dem Prägesiegel "überdeckt". Natürlich alles nach der bereits vollständig auswendig gelernten Verfahrensdokumentation für das Scannen ....
Segelhoernchen
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#3

04.07.2022, 10:08

natürlich, unser aller Lieblingsthema, die Musterverfahrensdokumentation... hmm. ich habe jetzt ohne siegel gescannt, weil Tondorf uns im letzten Seminar erzählt hat, wir sollten keine Farbdrucksiegel überkleben...
Mal schauen, was der Prüfer dazu sagt :)
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AnjaZ
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#4

04.07.2022, 16:45

Ich drücke ein Farbdrucksiegel bei den Unterschriften bei und scanne dann ein. Danach nähe ich die Urkunde und das Prägesiegel kommt dann auf die Rückseite der letzten Seite.
Gruß Anja
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#5

25.07.2022, 17:55

Henning1970 hat geschrieben:
01.07.2022, 15:50
Ich habe heute auch ein heute beurkundetes Testament als erste Urkunde im Urkundenarchiv aufgenommen. Von der beglaubigten Abschrift habe ich eine elektronisch beglaubigte Abschrift hergestellt. Die beglaubigte Abschrift habe ich ungebunden mit dem Farbdrucksiegel gescannt und später beim Binden das Farbdrucksiegel mit dem Prägesiegel "überdeckt". Natürlich alles nach der bereits vollständig auswendig gelernten Verfahrensdokumentation für das Scannen ....
Muss die beglaubigte Abschrift vollständig gescannt werden, als auch mit dem Beglaubigungsvermerk oder reicht es nicht die Urschrift zu scannen, um dann den elektronische Vermerk "beglaubigte elektronische Abschrift" anzubringen? Was meinst Du? Die Frage stelle ich mir auch bei Vermerken, die ich freiwillig als beglaubigte Abschrift der Urkundenrolle behalte.
Feldhamster
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#6

25.07.2022, 18:12

§ 34 IV BeurkG: die Urschrift darf nicht in die elektronische Form übertragen werden.

Also muss die beglaubigte Abschrift vollständig inkl. Beglaubigungsvermerk gescannt werden.
Verfahrener
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#7

26.07.2022, 12:39

Danke, ich habe mich ungenau ausgedrückt, die Frage war allgemein, also nicht Testament, bei UBeglaubigunen, bei denen das Original mitgenommen wird und ich freiwillig eine beglaubigte Abschrift oder einfache Kopie in die papierförmige Urkundenrolle nehme. Darf ich dann die Urschrift, bevor ich sie den Beteiligte mitgebe oder verschicke scannen und mit dem Vermerk elektronische Fassung der Urschrift vermerken? Oder muss ich eine papierförmige beglaubigte Abschrift machen und die mit dem Vermerk scannen und elektronische Fassung der beglaubigten Abschrift wählen? Ich dachte "besser geht immer", also scannen wir dann immer die Urschrift und machen den Vermerk Elektronische Fassung der Urschrift. In der papierförmigen ist dann weniger, wenn ich das Original danach weggebe? Geht das? Vielen Dank für die Aufklärung.
Sera
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#8

26.07.2022, 15:18

Verfahrener hat geschrieben:
26.07.2022, 12:39
Danke, ich habe mich ungenau ausgedrückt, die Frage war allgemein, also nicht Testament, bei UBeglaubigunen, bei denen das Original mitgenommen wird und ich freiwillig eine beglaubigte Abschrift oder einfache Kopie in die papierförmige Urkundenrolle nehme. Darf ich dann die Urschrift, bevor ich sie den Beteiligte mitgebe oder verschicke scannen und mit dem Vermerk elektronische Fassung der Urschrift vermerken? Oder muss ich eine papierförmige beglaubigte Abschrift machen und die mit dem Vermerk scannen und elektronische Fassung der beglaubigten Abschrift wählen? Ich dachte "besser geht immer", also scannen wir dann immer die Urschrift und machen den Vermerk Elektronische Fassung der Urschrift. In der papierförmigen ist dann weniger, wenn ich das Original danach weggebe? Geht das? Vielen Dank für die Aufklärung.
:wink1

Es wird das eingescannt, was in die Papiersammlung kommt (Spiegelbildprinzip). Nimmst du eine einfache Abschrift in die Sammlung, scannst du diese ein, nimmst du eine beglaubigte Abschrift in die Sammlung, scannst du diese ein. Herstellen mit Vermerk und allem drum und dran musst du sie ja sowieso für die Papiersammlung. Also das auch so einscannen. Da die Urschrift von einer Ubgl. o. E. nicht in die Papiersammlung kommt, kannst du diese auch nicht einscannen sondern musst eben eine (beglaubigte) Abschrift herstellen.

Und wenn ein Farbdrucksiegel gemacht wird (was eigentlich nicht erforderlich ist), darf das nicht überklebt werden, weil die bildliche Übereinstimmung zwischen elektronischer Fassung und Urschrift dann nicht mehr gegeben ist.
Feldhamster
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#9

26.07.2022, 17:55

Wenn ich mich richtig erinnere stand in einem Newsletter der Westfälischen Notarkammer bzw. einem beigefügten Merkblatt, dass man bei U-Begl. auch das Original scannen und ins UVZ hochladen kann, auch wenn man nur eine einfache Abschrift in der Sammlung hat (besser geht immer-Prinzip).
Verfahrener
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#10

28.07.2022, 21:41

Ja so hatte ich das auch verstanden. Die Urschrift ist ja immer erst mal vorhanden.
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