Eintrag in der Urkundenrolle berichtigen

[noto-fee]

Hallo zusammen,

wir hatten hier in der Kanzlei kürzlich den Notarprüfer zu Besuch. Haben jetzt auch bereits den Bericht bekommen. Nun hat der Prüfer u. a. Folgendes angemerkt:

In der Urkundenrolle für 2014 gab es zwei Auswärtsbeurkundungen in einem Pflegeheim. Jetzt hat meine Kollegin in Spalte 2a nicht die genaue Adresse eingetragen sondern nur den Ort. In Spalte 5 hat sie dann vermerkt, dass der Notar sich aufgrund Krankheit der Beteiligten dort hinbegeben hat. Jetzt soll ich in Spalte 2a die genaue Adresse nachtragen.

Die Urkundenrolle für 2014 habe ich jetzt aber natürlich schon mit einem Deckblatt versehen und gesiegelt. Darf ich jetzt trotzdem noch das elektronisch ändern und neu ausdrucken oder muss das jetzt alles handschriftlich erfolgen?

Liebe Grüße
noto-fee

[Martin Filzek]

Hallo zusammen,

wir hatten hier in der Kanzlei kürzlich den Notarprüfer zu Besuch. Haben jetzt auch bereits den Bericht bekommen. Nun hat der Prüfer u. a. Folgendes angemerkt:

In der Urkundenrolle für 2014 gab es zwei Auswärtsbeurkundungen in einem Pflegeheim. Jetzt hat meine Kollegin in Spalte 2a nicht die genaue Adresse eingetragen sondern nur den Ort. In Spalte 5 hat sie dann vermerkt, dass der Notar sich aufgrund Krankheit der Beteiligten dort hinbegeben hat. Jetzt soll ich in Spalte 2a die genaue Adresse nachtragen.^

Das in Abs. 2 Stehende kann doch wohl nicht das sein, was u. a. der Prüfer angemerkt hat. Ich vermute, er hat gemeint, es müsse noch die Straße hinzugefügt werden, und das in Abs. 2 Beschriebene waren nicht seine Anmerkungen, sondern das was Ihr daraufhin getan habt.

Die Urkundenrolle für 2014 habe ich jetzt aber natürlich schon mit einem Deckblatt versehen und gesiegelt. Darf ich jetzt trotzdem noch das elektronisch ändern und neu ausdrucken oder muss das jetzt alles handschriftlich erfolgen?

Wieso "muss"? Das Ganze nur noch handschriftlich hinzufügen ist doch viel einfacher und unproblematischer als die erste Alternative,wo doch, wenn schon genäht, sämtliche Seiten neu mit viel Toner oder Tinte und neuem Papier ausgedruckt und nochmal genäht werden müssten wegen dieser Lappalie. Es ist doch nur ein kurze Ergänzung und keine Änderung, weshalb ich denke, dass das handschriftliche Hinzufügen am einfachsten ist.

Liebe Grüße
noto-fee

[nico86]

Wie Martin Filzek schon schreibt: Handschriftlich korrigieren und in der elektronischen UR änderst du es auch noch um. Aber alles neu ausdrucken ist Quatsch.

[noto-fee]

Ich muss allerdings mehrere Sachen berichtigen.

Meine Vorgängerin hat auch nicht alle Urkunden in der richtigen Reihenfolge eingetragen und insoweit auch keine Bemerkungen in Spalte 5 eingetragen, was ich jetzt alles nachholen muss.

Ich befürchte insoweit, dass ich ein "Platzprobleme" kriege, wenn ich alles handschriftlich eintragen lasse.

[noto-fee]

Es geht mir also viel mehr darum, ob ich die Seiten der Urkundenrolle, die ja alle vollbeschrieben und schon mal ausgedruckt waren, nach der Ergänzung/Änderung noch mal neu ausdrucken darf oder ob es eine Vorschrift dazu gibt, dass ich das nicht darf.

[Martin Filzek]

Das "darfst" Du auf keinen Fall, und du solltest froh sein, dass du es aus den schon genannen Gründen nicht "musst". Das Problem mit den angeblichen Platzproblemen bei mehreren nachträglichen Ergänzungen / Änderungen sehe ich nicht: die Spalte 5 enthält doch dann bisher wahrscheinlich nichts, und etwas da einzufügen ist doch genau wie wenn man es gleich gemacht hätte. Hilfsweise hilft es, etwas kleiner handschriftlich zu schreiben.
Dein Problem ist nach meiner Vermutung: Du willst trotz normaler und auch nicht schwerwiegender geringfügiger Beanstandungen (der Prüfer muss ja auch seine Nützlichkeit beweisen und irgendwas finden, was völlig normal und nicht weiter dramatisch ist) nachträglich mit einem "sauberen" Buch Urkundenrolle in reinster EDV-Schrift ohne zu Unrecht als hässlich empfundene handschriftliche Ergänzungen "glänzen". Dabei bleibt aber natürlich Sinn und Zweck der Führung der Urkundenrolle auf der Strecke, zeitnah alle Urkunden einzutragen und das Eingetragene vor nachträglichen Verfälschungen (Verwechselungen beim Neuausdruck, all diese Gefahren gibt es ja, es müsste ja dann eigentlich die ganze Urkundenrolle auch "gegengelesen" werden, um sicherzustellen, dass nichts sich an Fehlern neu eingeschlichen hat - genau genommen eine Arbeit von Stunden), siehe hierzu § 8 DONot.
Zu den Änderungen in den Büchern heißt es in § 7 Abs. 2 DONot: Zusätze und sonstige Änderungen dürfen in den Büchern nur so vorgenommen werden, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt; sie sind durch einen von der Notarin oder dem Notar zu datierenden und zu unterschreibenden Vermerk auf der Seite, auf der die Änderung eingetragen ist, zu bestätigen.

Zum Problem auch Weingärtner/Gassen, DONot-Kommentar mit Praxisteil zum elektronischen Rechtsverkehr, 12. Aufl. 2013, bei § 7 Nr. 10 - 11 und EDV-Empfehlung Anhang 3 a.a.O.