Vertretungsbescheinigung § 21 BNotO

[Schnulli]

Hallo zusammen!

Wir diskutieren hier im Büro über den Urkundseingang hinsichtlich zu vertretender juristischer Personen. Anlass ist die Geschäftsprüfung unseres Notars.

Unsere übliche Formulierung lautet:

"Erschien heute Herr XY (persönliche Daten), handelnd nicht für sich selbst, sondern als einzelvertretungsberechtigter und von den Beschränkungen des § 181 BGB befreiter GF der Firma XY (AG XY, HRB XY)."

Einsichtnahme in das HR erfolgt vor Beurkundung ordnungsgemäß.

Da Grundbuchämter mittlerweile die Register selbst einsehen, ist eine wirksame Vertretungsbescheinigung z. B. bei KV bekianntlich nicht mehr erforderlich.

Unser Prüfer bemängelt nun die o. b. Formulierung mit der Begründung, dass für Außenstehende der Eindruck einer wirksamen Vertretungsberechtigung entsteht, obwohl eine wirksame Bescheinigung i. S. des § 21 BNotO nicht vorliegt.

Wie handhabt ihr das? Wie lauten eure Formulierungen? Der Prüfer schlägt folgenden (für uns recht "schwammig" formulierten) Text vor:

"... erschien Herr XY, der erklärte, nicht im eigenen Namen, sondern für die Firma XY zu handeln."

Ich persönlich finde, dass diese Formulierung zumindest auch ausbaufähig ist, da die andere Vertragspartei daraus nicht erkennen kann, ob sein Gegenüber als GF oder vielleicht als Prokurist der Gesellschaft auftritt.

Wir haben jedenfalls überlegt, eine wirksame Bescheinigung in den Urkundseingang aufzunehmen. Wird diese dann gesondert abgerechnet oder geht das in der Beurkundungsgebühr unter?

[Fellnase82]

Wir haben eine Bescheinigung nach § 21 BNotO im Urkundeneingang drin und rechnen dafür auch die Gebühr nach KV25200 ab.

In einem Fall hatten wir die Gebühr mal vergessen und das wurde bei der diesjährigen Kostenprüfung sofort bemängelt.

[Schnulli]

Och, ist ja gut zu wissen. Wobei die Prüfer das unterschiedlich sehen könnten. Zu der Kostenregelung habe ich nicht viel gefunden, würde das pauschal auch mit abrechnen. Ich kann auch nichts Negatives an unserer Formulierung finden, eine wirksame Bescheinigung ist von uns ja auch nicht beabsichtigt, eben aus dem Grund, dass sie für solche Fälle (KV) nicht mehr erforderlich ist. Die Formulierung soll ja nur der Klarstellung dienen.

[nico86]

Also wir nehmen ebenfalls eine solche Formulierung in Verträge auf und das wurde bisher auch nicht bemängelt. Die Bescheinigung lassen wir dadurch, dass alle deutschen Gerichte das elektronische HR einsehen können, auch weg. Dazu stand -wenn ich mich richtig erinnere- auf der Seite der Westfälischen Notarkammer auch schonmal etwas, nämlich sinngemäß, dass eine Vertreterbescheinigung nicht mehr erforderlich ist, da die Gerichte ja das elektronische HR einsehen können.
Man muss aber natürlich die genaue Firmenbezeichnung, Gericht und HR-Nummer angeben, damit das ordnungsgemäß überprüft werden kann.

Ich würde auf jeden Fall auch nicht darauf verzichten, zu beschreiben, in welcher Eigenschaft der Erschienene handelt (GF oder Prokurist).

Wenn ihr euch in Zukunft dazu entscheidet, immer eine Vertreterbescheinigung aufzunehmen, könnt ihr dafür auf jeden Fall eine Gebühr (KV-Nr. 25200) abrechnen.