Hallo liebes Forum,
wir sollen ein Rechnungseingangsbuch bei der Betriebsprüfung vorlegen. Ich habe noch nie eins geführt. Für Unternehmen mit Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und regelmäßigen Wareneingang zum Weiterverkauf kann ich mir das vorstellen, aber für Rechtsanwälte. Kennt sich da jemand aus?
Vorlage Rechnungseingangsbuch bei Betriebsprüfung
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Refa-Aline
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Liebe Grüße 
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Refa-Aline
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Ok ich lasse es mal darauf ankommen. Falls es zur Sprache kommt, werde ich mal berichten.
Liebe Grüße
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joja
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Hallo,
das ist ja total antiquiert. Bei einer Betriebsprüfung musst Du Dich darauf einstellen, dem Prüfer die Rechnungen Eurer Lieferanten, die ja sicher alphabetisch im Lieferantenordner abgeheftet sind, vorzulegen. Dazu das Buchungsjournal und die ausgedruckten Kontoauszüge, bzw. den Zugang zu diesen per EDV, falls der Ausdruck
bei Euch nicht gemacht wird. Geprüft wird, ob richtig kontiert wurde, richtig die Vorsteuer gezogen wurde. Aber vor allem, ob auch abschreibungspflichtige Einkäufe richtig verbucht wurden im Kontenbereich des Anlagevermögens und nicht im Bereich der allgem. Kosten.
LG
Joja
das ist ja total antiquiert. Bei einer Betriebsprüfung musst Du Dich darauf einstellen, dem Prüfer die Rechnungen Eurer Lieferanten, die ja sicher alphabetisch im Lieferantenordner abgeheftet sind, vorzulegen. Dazu das Buchungsjournal und die ausgedruckten Kontoauszüge, bzw. den Zugang zu diesen per EDV, falls der Ausdruck
bei Euch nicht gemacht wird. Geprüft wird, ob richtig kontiert wurde, richtig die Vorsteuer gezogen wurde. Aber vor allem, ob auch abschreibungspflichtige Einkäufe richtig verbucht wurden im Kontenbereich des Anlagevermögens und nicht im Bereich der allgem. Kosten.
LG
Joja
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Refa-Aline
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Oh man ich bekomme Kopfschmerzen. Alle Rechnungen, die ich bezahlt habe, sind in dem Monatsordner der Buchhaltung zu finden. Ich sammle keine Rechnungen in einem Extraordner, nur Rechnungen, wie z. B. bei der Anschaffung eines Kopierers, die hefte ich in den Ordner Bürotechnik ab. Muss ich jetzt alle Rechnungen kopieren und in einen Extraordner abheften?
Die Rechnungen, die wir versandt haben, habe ich natürlich alphabetisch gesammelt.
Die Rechnungen, die wir versandt haben, habe ich natürlich alphabetisch gesammelt.
Liebe Grüße
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Bürowächterin
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Im Gesetz steht nur, dass du die Rechnungen aufzubewahren hast......wie du das machst, ist
sicher von Amt zu Amt und SB zu SB unterschiedlich!
Ich hab das bei unserer Prüfung ganz frech gemacht......geprüft wurden vier Jahre......
bin sämtliche Unterlagen (Ein- und Ausgang) nochmals durchgegangen und dann teilweise Mandantennamen oder
dergleichen unkenntlich gemacht und dann alles tutti kompletti in Ordnern sortiert mit dem Hinweis,
das nichts auseinandergenommen werden darf, übergeben - an die Finanzbeamtin, die ich in einem
der schlimmsten Büros bei uns einquartiert hatte!
Was ich schreiben will - ich habe auch die Monatsbuchhaltung in Ordnern übergegeben, wodurch
sie sich einen Überblick verschaffen konnte über alles, was auch die joja bereits schrieb!
Bei mir wurde moniert, dass sie nicht sehen konnte, wer die Rechnungen bezahlt hat (Mandant? Rechtschutz? etc.),
da habe ich mir Rechtsprechung zum Thema Schweigepflicht rausgesucht und ihr vorgelegt!
Alles easy und mit einigen kann man auch reden.....
sicher von Amt zu Amt und SB zu SB unterschiedlich!
Ich hab das bei unserer Prüfung ganz frech gemacht......geprüft wurden vier Jahre......
bin sämtliche Unterlagen (Ein- und Ausgang) nochmals durchgegangen und dann teilweise Mandantennamen oder
dergleichen unkenntlich gemacht und dann alles tutti kompletti in Ordnern sortiert mit dem Hinweis,
das nichts auseinandergenommen werden darf, übergeben - an die Finanzbeamtin, die ich in einem
der schlimmsten Büros bei uns einquartiert hatte!
Was ich schreiben will - ich habe auch die Monatsbuchhaltung in Ordnern übergegeben, wodurch
sie sich einen Überblick verschaffen konnte über alles, was auch die joja bereits schrieb!
Bei mir wurde moniert, dass sie nicht sehen konnte, wer die Rechnungen bezahlt hat (Mandant? Rechtschutz? etc.),
da habe ich mir Rechtsprechung zum Thema Schweigepflicht rausgesucht und ihr vorgelegt!
Alles easy und mit einigen kann man auch reden.....
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Anahid
- Hexe vom Dienst
- ...ist hier unabkömmlich !
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Bei mir sind die Rechnungen hinter dem entsprechenden Kontoauszug abgeheftet, auf dem die Abbuchung der Rechnung drauf ist. Ich hab keinen extra Ordner mit "Eingangsrechnungen".
Hinsichtlich unserer Ausgangsrechnungen hab ich einen Ordner, in dem die Rechnungen nach Nummer abgeheftet werden, um nachweisen zu können, dass hier fortlaufende Rechnungsnummern vergeben werden und einen zweiten Ordner, in dem offene Rechnungen eingeheftet werden. Sobald die Rechnung bezahlt wird, wird aus diesem zweiten Ordner die offene Rechnung rausgenommen und ebenfalls hinter den entsprechenden Kontoauszug geheftet. Wurde bislang nicht bemängelt.
Hinsichtlich unserer Ausgangsrechnungen hab ich einen Ordner, in dem die Rechnungen nach Nummer abgeheftet werden, um nachweisen zu können, dass hier fortlaufende Rechnungsnummern vergeben werden und einen zweiten Ordner, in dem offene Rechnungen eingeheftet werden. Sobald die Rechnung bezahlt wird, wird aus diesem zweiten Ordner die offene Rechnung rausgenommen und ebenfalls hinter den entsprechenden Kontoauszug geheftet. Wurde bislang nicht bemängelt.
Jeder Tag ist ein Geschenk ... aber manche sind einfach grottenschlecht verpackt. 
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joja
- Foren-Praktikant(in)
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Wie man die Ein- und Ausgangsrechnungen archiviert ist eigentlich egal. Man muss nur in der Lage sein, innerhalb angemessener Zeit eine gewünschte Rechnung zu finden. Wenn das funktioniert, wenn man die Eingangsrechnungen hinter den Kontoauszügen abheftet, ist das natürlich ok.
Allerdings muss man für Prüfungen folgendes bedenken: Man gibt dem Prüfer alles, was er fordert. Aber!! nicht mehr. Der Nachteil bei Kontoauszügen und Eingangsrechnungen in einem Ordner ist das der Prüfer natürlich auch alle Eure Kontoauszüge hat und sich diese ganz genau ansehen kann. Das kann zu weiteren Fragen und Überprüfungen führen. So zum Beispiel, wenn man ein Anlagegut sofort in den allgem. Kosten verbucht hat, statt auf Anlegevermögen.
Bei einem Prüfer dann auf Originalrechnungen Namen zu schwärzen, halte ich zwar für kreativ aber nicht unbedingt für nachahmenswert. Was soll denn da den Datenschutz verletzen? Firmen sind eh angemeldet und eingetragen. Außerdem bekommt der Lieferant auch Prüfer ins Haus. Die Prüfer sind eh zur Verschwiegenheit verpflichtet. Bei Ausgangsrechnungen wird höchstens kontrolliert, wenn andere Steuersätze wie 19% deklariert wurden. Bei Null muss sowieso ggf. eine extra Meldung geschrieben werden. Außerdem kommt man schlimmstenfalls in den Verdacht, die Rechnungen getürkt zu haben, denn es gibt Vorschriften darüber, wie Rechnungen auszusehen haben. Um festzustellen, wer die Rechnung bezahlt hat, kann sich der Prüfer natürlich das Buchungsjournal und die Kontoauszüge vorlegen lassen. Denn die Kosten lassen sich nur geltend machen, wenn nachgewiesen wird, ob tatsächlich Geld geflossen ist.
Einen Prüfer in das schlimmste Zimmer zu setzen, halte ich für sehr mutig. Ich denke mal, wenn man den Prüfer verärgert oder frustet, kann man ggf. nicht mehr so gut mit ihm reden.
Wie sah denn der Prüfungsbericht aus? Erst der entscheidet, ob man tatsächlich mit seiner Argumentation und Arbeitsweise beim Prüfer punkten konnte. Wenn nicht, steht er nämlich nicht erst wieder nach 4 Jahren, sondern viel eher auf der Matte und dann wird richtig geprüft, der dreht Euch dann jeden Stein um oder ordnet gleich eine Nachprüfung an und dann wird nicht mehr Stichprobenmäßig geprüft, sondern alle vier Jahre rückwirkend. Tag auf Tag.
Allerdings muss man für Prüfungen folgendes bedenken: Man gibt dem Prüfer alles, was er fordert. Aber!! nicht mehr. Der Nachteil bei Kontoauszügen und Eingangsrechnungen in einem Ordner ist das der Prüfer natürlich auch alle Eure Kontoauszüge hat und sich diese ganz genau ansehen kann. Das kann zu weiteren Fragen und Überprüfungen führen. So zum Beispiel, wenn man ein Anlagegut sofort in den allgem. Kosten verbucht hat, statt auf Anlegevermögen.
Bei einem Prüfer dann auf Originalrechnungen Namen zu schwärzen, halte ich zwar für kreativ aber nicht unbedingt für nachahmenswert. Was soll denn da den Datenschutz verletzen? Firmen sind eh angemeldet und eingetragen. Außerdem bekommt der Lieferant auch Prüfer ins Haus. Die Prüfer sind eh zur Verschwiegenheit verpflichtet. Bei Ausgangsrechnungen wird höchstens kontrolliert, wenn andere Steuersätze wie 19% deklariert wurden. Bei Null muss sowieso ggf. eine extra Meldung geschrieben werden. Außerdem kommt man schlimmstenfalls in den Verdacht, die Rechnungen getürkt zu haben, denn es gibt Vorschriften darüber, wie Rechnungen auszusehen haben. Um festzustellen, wer die Rechnung bezahlt hat, kann sich der Prüfer natürlich das Buchungsjournal und die Kontoauszüge vorlegen lassen. Denn die Kosten lassen sich nur geltend machen, wenn nachgewiesen wird, ob tatsächlich Geld geflossen ist.
Einen Prüfer in das schlimmste Zimmer zu setzen, halte ich für sehr mutig. Ich denke mal, wenn man den Prüfer verärgert oder frustet, kann man ggf. nicht mehr so gut mit ihm reden.
Wie sah denn der Prüfungsbericht aus? Erst der entscheidet, ob man tatsächlich mit seiner Argumentation und Arbeitsweise beim Prüfer punkten konnte. Wenn nicht, steht er nämlich nicht erst wieder nach 4 Jahren, sondern viel eher auf der Matte und dann wird richtig geprüft, der dreht Euch dann jeden Stein um oder ordnet gleich eine Nachprüfung an und dann wird nicht mehr Stichprobenmäßig geprüft, sondern alle vier Jahre rückwirkend. Tag auf Tag.