Hotelübernachtungskosten wegen Termin, wie buchen?

Kaffeepad · #1

Ich wünsche allen ein gesundes und frohes neues Jahr (noch ist es nicht zu spät).

Ich habe folgendes Problem:

Mein Chef hat einen Termin für unseren Mandanten wahrgenommen und musste dort im Hotel übernachten. Chef hat dies mit Rechnung in Bar bezahlt. Demnach hatte ich zu buchen einen Ausgang aus der Kasse als Gegenkonto habe ich das Kostenkonto 4970 genommen mit entsprechender Mehrwertsteuer (7 %). Frühstück war auch dabei, dass habe ich auf Bewirtungskosten gebucht und mit 19 %. Nun haben wir diese Kosten gegenüber der Mandantschaft abgerechnet und in der RVG Rechnung zum Schluss als Gesamtbetrag aufgeführt (Gebühren + Mehrwertsteuer + Auslagen für Hotelübernachtung) jetzt habe ich den Zahlungseingang von der Mandantschaft bekommen. Wo buche ich die Zahlung für die Hotelkosten hin?

Ines · #2

Was ist denn das Gegenkonto 4970 bei Dir?
Ich hätte beim Ausgang aus der Kasse das Gegenkonto Honorarauslagen genommen und es zur Akte gebucht!

Kaffeepad · #3

Hallo Ines, als Honorarauslage habe ich es nicht gebucht, da in der Rechnung vom Hotel ja schon Mehrwertsteuer enthalten ist. Wenn ich dann in unserem Programm (NoRA) die Honorarauslage in der Rechnung übernehme, schlägt dieses nochmals Mehrwertsteuer drauf. Das ist meiner Meinung nicht richtig, oder?

Ich habe jetzt gebucht: Ausgang Kasse Gegenkonto Kosten allgemein (4790) nach Zahlungseingang Mandant Eingang auf Kosten allgemein (4790), so das mein Kostenkonto wieder auf 0 steht!

Kannst du was mit meinen Erklärungen anfangen? Ich möchte meinen Jahresabschluss machen und auf der sichern Seite sein, ob meine Buchung so O.K. war.

Zumal dieser Fall immer häufiger bei uns vorkommt.

Kasimir1603 · #4

Also hast Du jetzt schon den Eingang auf 4790 (sonstige Kosten) gebucht?

Grundsätzlich ist das Gegenkonto ok. Bei unserem Buchhaltungsprogramm hab ich die Möglichkeit, eine Sachbuchung auch zu einer Akte zu erfassen. In Deinem Fall würde ich, wenn ich den Beleg vom Chef bekomme wg. HOtelkosten, diese auf 4790 buchen und das entsprechende Az eingeben. Dann erfasst das Programm den Betrag zur Akte (netto) und wenn ich es an den Mandanten weiterberechne, klick ich diese Auslage einfach an und er zieht sich den Nettobetrag in die Rechnung und unterm Strich kommt die MwSt. drauf.

Wie funktioniert das bei Deinem Buchhaltungsprogramm?

Kaffeepad · #5

Hallo Kasi,

bei unserer Buchhaltung ist dies so leider nicht möglich. Sollte ich auf ein Sachkonto buchen, habe ich keine Verbindung zum Aktenkonto. Nur im Bezug auf dem Honorarauslagenkonto habe ich eine direkte Verbindungen zum Aktenkonto. Demnach habe ich bei, so wie ich bisher gebucht habe, den Zahlungseingang vom Mandanten in zwei Beträge zu buchen bzw. zwei Buchungsgänge. Einmal muss ich den Eingang z.B. Bank an Akte (Honorar) und dann Bank an Kostenkonto 4790. Zumindest habe ich es immer so gebucht.

Ach ja, gebucht habe ich es schon auf 4790.

Ich glaube ich muss mir noch einmal unser Honorarauslagenkonto (bei uns heißt dies Auslagen für Mandanten und ist in dem Nr.-Bereich 4785) genau anschauen. Bislang habe ich darauf nur die AE-Gebühr gebucht, sowie EMA. Vielleicht ist es ja möglich, genauso wie bei dir. Ich prüfe das noch einmal. Danke schon mal dafür.

Ach ja, ich habe noch eine Frage: ich buche z.B. EMA in eigenen Sachen nicht auf dieses Konto (Honorarauslagen) sondern weiterhin auf normal Auslagen (wie Gerichtskosten) und sollten wir die Sache später ablegen, weil ich nicht erfolgreich vollstrecken konnte, buche ich die Auslagen aus als uneinbringliche stfr. Auslagen. Machst du das genauso?

Leider habe ich niemanden in meinem Umfeld der Buchhaltung in einer Kanzlei macht, mit dem ich mal solche Dinge besprechen könnte. Ich freue mich endlich einige Unsicherheiten mit euch bequatschen zu können.

Danke Angela

Kasimir1603 · #6

Das Honorarauslagenkonto: Kann man da unterscheiden zwischen steuerpflichtigen und steuerfreien Auslagen? Kannst Du da also den Ausgang buchen und einen MwSt.-satz angeben? Kannst Du Dir Deine Sachkontenbuchungen anschauen? Also auswerten? Wenn Du nämlich das Honorarauslagenkonto hernimmst und dort z.B. die Hotelkosten reinbuchst als Ausgang mit Aktenverbindung, kannst Du dann dort eingeben, dass in dem Betrag 7 bzw. 19 % MwSt. enthalten ist? Und wenn ja, müsstest Du mal schauen, ob er sich dann nur den Nettobetrag oder den Bruttobetrag zur Akte zieht. Bei uns ist es eben so, dass er dann den Nettobetrag in unsere Auslagenliste der Akte zieht und wir demnach bei der Abrechnung den Nettobetrag mit in die Rechnung reinziehen können.

Also EMA´s, GEWA´s - Auskünfte allgemein, welche wir für den Mandanten einholen und an diesen weiterberechnen, buche ich ebenfalls auf dieses 4790, da wir diese ja mit MwSt. an den Mdt. weiterberechnen. Sollten wir den Fall haben, dass der Mandant unsere Gebühren und die verauslagten Kosten für eine EMA z.B. nicht zahlt, buche ich diese ebenfalls aus als uneinbringl. Auslage.

Ines · #7

Danke Kasimir, das wäre auch mein Einwand gewesen. Bei Honoraranlagen fragt er extra nach dem Mehrwertsteuersatz! Und da für die Hotelrechnung die Mandanten Kostenschuldner sind, sind es meiner Meinung nach Honorarauslagen! Falls keine Zahlung der Mandantschaft später erfolgt, wird es bei uns auch als uneinbringliche Auslage ausgebucht!