Anfängerfrage zur Buchführung

[Benji]

Hallo zusammen,

ich gründe gerade eine kleine Kanzlei. Alle Vorbereitungen für den Start im nächsten Monat laufen, doch bei einer Sache komme ich nicht weiter:

Es geht um die Buchführung. Da habe ich für alle Einkäufe fleißig Belege gesammelt und eingeordnet, damit ich mir später die Vorsteuer "zurückholen" kann. Auf der anderen Seite wächst meine Mappe mit Kontenauszügen an. Das Verbuchen kann ich nicht mehr länger hinausschieben und habe schon einmal probiert, bei advoware Buchungen vorzunehmen - und da ergeben sich für mich mehrere Fragen:

Soll ich den Kontoauszug als Grundlage meiner Buchungen nehmen oder die Rechnungen? Oder beides - aber wie?
Advoware bietet mir ein Feld für eine Belegnummer - was trage ich da am Besten ein. Ich habe gelesen S01 für den ersten Kontoauszug, aber da stehen ja mehrere Abbuchungen drauf.
Und dann ist es mir bei meinen Einkäufen schon mal passiert, dass ein Artikel für den Privatgebrauch in eine Bestellung für die Kanzlei reingerutscht ist. Ist das dann eine teilweise Privatentnahme? Auf der Rechnung streiche ich die Posten durch und korrigiere die USt.-Summe. Aber wie buche ich das und was für eine Belegnummer gibt es dafür?
Nun noch eine Sache, mit der ich Euch hier behelligen will: Wie funktioniert das mit Buchung und Belegnummer, wenn ich Geld abgehoben habe und damit mehrere Sachen für die Kanzlei - also bar - gekauft habe?

Ich weiß, das sind absolute Anfängerfragen, aber ich will ja auch alles richtig machen, damit es mit dem Finanzamt klappt Beharrliches googeln brachte mich leider nicht weiter.

Ich hoffe, dass Ihr mir weiterhelfen könnt.

Viele Grüße

Benji

[Kasimir1603]

Ähm, ganz ehrlich Ich würde Dir empfehlen, ganz schnell einen Grundkurs in Buchhaltung zu machen oder es Dir vor Ort von jemandem erklären zu lassen der Ahnung hat, an konkreten Buchungen etc. Da gibt es soviele Kleinigkeiten zu beachten und das Finanzamt kennt keine Gnade "Unwissenheit schützt vor Strafe nicht".

Dir hier aufs Blaue hin Tips zu geben wäre fahrlässig

[Lómadia]

Wie funktioniert das mit Buchung und Belegnummer, wenn ich Geld abgehoben habe und damit mehrere Sachen für die Kanzlei - also bar - gekauft habe?

Bei der Bank ist das als Ausgang "Transit an Kasse" zu buchen.
In der Kasse als Eingang "Transit von Bank".
Danach entsprechend die Barkäufe als Ausgänge in der Kasse buchen.

[Kasimir1603]

Aber mal grundsätzlich:

Belege sammeln - super

Grundlage für die Buchhaltung sind die Kontoauszüge. Die dort ein- und ausgehenden Beträge werden im jeweiligen Buchhaltungssystem gebucht. An den jeweiligen Kontoauszug kommen die Belege hinten dran im Original. Belegnummer ist bei uns die Nummer des Kontoauszugs. Unabhängig davon, wieviele Ein- und Ausgänge auf dem Kontoauszug sind. Sämtliche Ein- und Ausgänge auf ein und demselben Kontoauszug erhalten die gleiche Belegnummer.

Ferner benötigst Du ein Kassenbuch für Deine Baraus- und einnahmen. Die Belegnummer bei der Kasse ist 1, 2, fortlaufend und beginnt jedes Jahr neu bei 1.

Für den Fall, dass bei Einkäufen mal etwas privates in die Rechnung rutscht, wird dieser Teil als Privatentnahme gebucht. Du brauchst die Pos. auf der Rechnung nicht streichen, sondern lediglich als Privatentnahme buchen.

Hebst Du Geld von der Bank ab wird es als Kontentransfer von Bank an die Kasse gebucht (bei uns Sachkonto 1300 z.B.) - quasi als Ausgang von der Bank und als Eingang in der Kasse. Belegnummer für den Ausgang auf dem Bankkonto ist der Kontoauszug bzw. dessen Nr. - Belegnummer für Eingang bei der Kasse vergibst Du wie o.g.

[Benji]

Ich denke, es wäre sachgerechter, meine Frage in den richtigen Kontext zu stellen: Es ist nicht so, dass ich mich noch gar nicht mit der Buchführung beschäftigt habe, aber sind alle Texte, die ich dazu gelesen habe nicht ganz auf meine Situation zugeschnitten gewesen. Da geht es immer um doppelte Buchführung, was allenfalls in den Grundzügen interessant ist. Keine Anleitung betrifft die einfache Buchführung, EÜR von kanzleispezifischen Buchhaltungssfragen ganz zu schweigen. Und meine grundsätzlichen Fragen sind auch nirgends geklärt. Es scheint sich also um nicht im Rahmen des Buches erwähnenswerte Selbstverständlichkeiten zu handeln.

Es muss doch eine Möglichkeit geben, sich in das Thema einzuarbeiten - insb. einzulesen. Könnt ihr mir fachspezifische Literatur zu dem Thema empfehlen?

[Kasimir1603]

Gut wäre es auf jeden Fall, wenn jemand vor Ort anhand der Belege und Kontoauszüge mal "das Händchen hält" und das aufzeigt. Viele Fragen ergeben sich ja auch erst beim Buchen

Ein spezielles Buch kann ich jetzt gar nicht empfehlen Die Grundlagen habe ich in der Ausbildung gelernt und alles andere durch Seminare, Austausch mit Kolleginnen und Lesen aller möglichen Bücher. Speziell auf die kleine Anwaltskanzlei zugeschnitten gibt es m.W. auch nichts spezielles. Das ist immer alles sehr allgemein gehalten.

Grundsätzlich ist die Buchhaltung ja kein Buch mit sieben Siegeln und auch nicht so schwer zu erlernen. Aber man sollte es sich erklären lassen - ggf. von einem Steuerberater.

Gerne stehen wir hier aber mit Rat und Tat zur Seite, wenn Du spezielle Fragen hast

[Autotextkönigin]

Also Literatur habe ich nicht zur Hand. Ich buche aber auch (für meinen Mann, der ist selbstständiger Handwerker) EÜR ohne über die Konten zu gehen, sondern direkt die Einnahmen und die Ausgaben. Das kann auch in einer Excel-Liste erfolgen (mache ich zwar nicht, aber das geht auch). Links dazu suche ich mal später raus, jetzt muss ich noch ein bisschen was wegschaffen hier im Büro

[Autotextkönigin]

Also die Links sind mir abhanden gekommen und auf einem anderen PC. Einen hab ich noch:
http://www.rechnungswesen-portal.de/Fac ... hnung.html" target="blank (dort steht das auch mit der Excel-Liste).

Ich würde allerdings immer ein Programm dafür nehmen - ich hab hier ja auch eins.
Der Vorteil, wenn Du anhand der Kontoauszüge buchst ist natürlich, dass das Ganze übersichtlicher wird. Allerdings musst Du dann auch zwingend ein Kassenbuch führen und ständig die Transferbuchungen machen, da Du ja sonst Miese in der Kasse hast, wenn Du nur die Ausgänge buchst. Wenn Du anhand des Kontoauszuges buchen willst, musst Du als allererstes den aktuellen Kontostand als Saldovortrag eintragen. Wie das in Deinem speziellen Programm funktioniert, musst Du nachlesen, falls es ein Anwaltsprogramm ist, kannst Du sicher auch hier fragen. Und dann nimmst Du den Kontoauszug und buchst alle Positionen hintereinander weg und - keine Buchung ohne Beleg - IMMER die Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen dazu.

[Refa-Aline]

Also ich würde ja sagen, dass die gängigen Anwaltsprogramme alle die doppelte Buchführung beinhalten. Ansonsten wäre es ja nicht mehr überschaubar, da ja unter anderem auch die Aktenkonten darüber geführt werden. Ich würde auch eine doppelte Buchführung empfehlen, um den Jahresabschluss so einfach wie möglich zu gestalten.

[Benji]

Vielen Dank für eure Antworten!!! Ich habe mir ein Crashkurs-Buch zur Buchhaltung geholt und weiss nun u.a. , wie man die Belege abheftet. Für das Buchen hilft mir demnächst eine Dame vom Fach, die das in einer großen Kanzlei auch macht, weiter. Ich werde ihr dabei dann mal über die Schulter schauen.