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Hallo zusammen,

ich weile zwar schon lange unter Euch, dies ist jedoch mein erster Beitrag. Ich hoffe, ich bin hier auch richtig.

Ich bin seit 01.01. in einer neuen Kanzlei und darf mich hier um die Buchhaltung kümmern. Nun habe ich aber ein Problem mit der OP-Liste.

Meine Vorgängerin sagte mir, ich soll immer die letzten 4 Wochen aufrufen und die Jeweiligen anmahnen. Ist ja auch soweit in Ordnung.

Jetzt haben meine Kollegin und ich festgestellt, dass noch jede Menge Rechnungen (auch aus 2006) noch offen sind.

Wie handhabt Ihr das mit Eurer OP-Liste bzw. Euren Mahnungen?

Liebe Grüße und schon im Voraus vielen Dank
Nisi

Wir haben hier zwar auch eine Liste der offenen Rechnungen, allerdings handhabe ich die Überwachung lieber per WV. Heißt, wenn eine Rechnung rausgeht, trägt die Kollegin für mich für die Buchhaltung eine WV ein (ca. 2 Wochen oder 1 Monat, kommt drauf an an wen die Rechnung geht). Ich bekomme die WV dann und kann prüfen, ob hier bereits Geld eingegangen ist oder nicht. Wenn kein Geldeingang da ist, lege ich mir die Akte dann direkt für die Mahnung bereit.
Zahlungseingänge werden bei uns aber auch in den Akten vermerkt. Wenn das bei euch nicht so ist, dürfte das WV-Verfahren evtl. schwierig sein.

Hallo Nisi89,

erstmal herzlich Willkommen und viel Spaß im Forum.

Wenn wir eine Rechnung schreiben, kommt die Akte auf Wiedervorlage in 2 bis 3 Wochen. Wenn dann noch nicht gezahlt ist, wird entweder - je nach Mandant - nochmal eine Woche zugewartet und dann / oder gleich gemahnt. Mit der OP-Liste arbeiten wir da gar nicht. Wiedervorlage mit Grund "Mandant gezahlt?" eintragen und fertig.

Vielen lieben Dank Ihr zwei. Kann ich denn mehrere WV in einer Akte eintragen? Denn die WV wegen der Zahlung würde ja nur mich betreffen und nicht den Anwalt, der ansonsten als WV-Sachbearbeiter eingetragen ist.

Sorry wegen meinen alltäglichen Fragen, aber ich hatte seither noch nichts damit zu tun.

Hallo,

im RA-Micro passen 2 WV rein, du kannst aber für dich - wenn nicht vom Anwalt schon "blockiert" eine Frist eintragen.

Ansonsten machen wir es auch noch über eine externe Exel-Liste, einfach weil der Chef wissen will, was an Außenständen da ist. Aber das ist nur bedingt - wie bei uns - empfehlenswert, da aufwändig.

Der OP-Liste traue ich auch nicht. Außerdem sind die Mahnschreiben aus der OP-Liste auch nicht so toll, man muss die Vorgaben ändern.

LG

Wie bewahrt ihr Eure Rechnungen denn auf?

Bei uns wird eine kopie der RE in die Akte geheftet und dann kommen zwei Kopien in die Buchhaltung in unseren "Offene Honorarnoten-Leitzordner". Wenn die RE bezahlt wird, nehm ich die Kopien aus dem Offene - HoNo-Ordner raus und eine kommt hinter den Kontoauszug und eine Kopie in den "Bezahlte Honorarnoten-Leitzordner" Dann schau ich alle vier Wochen den offenen Honorarnoten-Leitzordner durch und wenn RE offen sind, die älter als 4 Wochen sind, werden sie angemahnt. Eine offene Postenliste druck ich nur einmal zum Jahresende aus für den Jahresabschluss - mehr nicht.

Hallo Vielleserin,

vielen Dank für die Info. Ich werde es mal mit der 2. WV versuchen. Da es 463 offene Rechnungen sind bin ich erst einmal eine Weile beschäftigt.

Liebe Grüße

Und Verjährung könnte ja bei einigen auch schon eingetreten sein, zumindest für RE aus 2006, oder?

Hallo,

wir behalten auch 3 Kopien der Rechnung: 1 in die Akte, eine in den Buchhaltungsornder und eine in den Ordner "bezahlt" (wenn es denn soweit ist). Die sammeln wir halt über die Jahre...

An Nisi:

Viel Glück mit den offenen Rechnungen, dein Chef wird dankbar sein, wenn das Geld dann endlich kommt!

LG

Hallo Kasi,

ja das habe ich mir auch schon überlegt. Muss ich mal meinen Chef fragen.

Wir haben auch zwei Rechnungsordner, aber da manche Rechnungen aus 2006 - 2009 sind und ich nicht alle Ordner ständig durchschauen kann, muss ich mir etwas anderes einfallen lassen.