Die Rechnungsnummer wird nicht chronologisch sondern numerisch (auf- oder absteigend) vergeben.(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.
In den Fällen des § 10 Abs. 5 sind die Nummern 7 und 8 mit der Maßgabe anzuwenden, dass die Bemessungsgrundlage für die Leistung (§ 10 Abs. 4) und der darauf entfallende Steuerbetrag anzugeben sind. 3Unternehmer, die § 24 Abs. 1 bis 3 anwenden, sind jedoch auch in diesen Fällen nur zur Angabe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags berechtigt.
Das Datum ist stets das Datum der Rechnungserstellung, also der Tag an dem die Rechnung geschrieben wird.
Daraus alleine folgt schon, dass es eigentlich nicht möglich ist, dass eine Rechnung mit einer niedrigeren RE-Nummer jüngeren Datums sein kann als eine Rechnung mit höherer Rechnungsnummer.
Damit sollte eigentlich die chronologische Sortierung der Rechnung mit der Sortierung nach RE-Nummern übereinstimmen.
Soviel zur Theorie.
In der Praxis kommt es natürlich trotzdem vor, dass bereits geschriebene Rechnung ein späteres Datum haben. Z.B. wenn die Leistung noch nicht zu 100% erbracht ist, der Chef aber in Urlaub fährt und dann zwecks Unterschrift nicht mehr zur Verfügung steht. Das macht es natürlich nicht richtiger.
Was hat das in der Praxis für Auswirkungen? Meiner Erfahrung nach keine. Ich habe noch keinen Prüfer erlebt, der Rechnungsdatum und Rechnungsnummer verprobt hat.
Hintergrund der o.a. Regelungen des § 14 UStG ist u.a., dass das Finanzamt leicht nachvollziehbar (auf einen Blick) erkennen will, welche und wieviele Rechnungen geschrieben und bezahlt worden sind. Eine Lücke bei den Rechnungsnummern ist damit problematischer als eine nicht logische Datierung.
Ein Wort zu Rechnungen allgemein: Rechnungen sind Urkunden. Eine nachträgliche Änderung von Rechnungen stellt somit Urkundenfälschung dar, die von Betriebsprüfern zwingend der Staatsanwaltschaft gemeldet werden muss - wenn es diesen denn auffällt.
