Rechnungsnummern und Datum

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mithrandir
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#11

18.08.2009, 11:27

§ 14 IV UStG:
(4) Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),

5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
9. in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

In den Fällen des § 10 Abs. 5 sind die Nummern 7 und 8 mit der Maßgabe anzuwenden, dass die Bemessungsgrundlage für die Leistung (§ 10 Abs. 4) und der darauf entfallende Steuerbetrag anzugeben sind. 3Unternehmer, die § 24 Abs. 1 bis 3 anwenden, sind jedoch auch in diesen Fällen nur zur Angabe des Entgelts und des darauf entfallenden Steuerbetrags berechtigt.
Die Rechnungsnummer wird nicht chronologisch sondern numerisch (auf- oder absteigend) vergeben.

Das Datum ist stets das Datum der Rechnungserstellung, also der Tag an dem die Rechnung geschrieben wird.

Daraus alleine folgt schon, dass es eigentlich nicht möglich ist, dass eine Rechnung mit einer niedrigeren RE-Nummer jüngeren Datums sein kann als eine Rechnung mit höherer Rechnungsnummer.

Damit sollte eigentlich die chronologische Sortierung der Rechnung mit der Sortierung nach RE-Nummern übereinstimmen.

Soviel zur Theorie.

In der Praxis kommt es natürlich trotzdem vor, dass bereits geschriebene Rechnung ein späteres Datum haben. Z.B. wenn die Leistung noch nicht zu 100% erbracht ist, der Chef aber in Urlaub fährt und dann zwecks Unterschrift nicht mehr zur Verfügung steht. Das macht es natürlich nicht richtiger.

Was hat das in der Praxis für Auswirkungen? Meiner Erfahrung nach keine. Ich habe noch keinen Prüfer erlebt, der Rechnungsdatum und Rechnungsnummer verprobt hat.

Hintergrund der o.a. Regelungen des § 14 UStG ist u.a., dass das Finanzamt leicht nachvollziehbar (auf einen Blick) erkennen will, welche und wieviele Rechnungen geschrieben und bezahlt worden sind. Eine Lücke bei den Rechnungsnummern ist damit problematischer als eine nicht logische Datierung.

Ein Wort zu Rechnungen allgemein: Rechnungen sind Urkunden. Eine nachträgliche Änderung von Rechnungen stellt somit Urkundenfälschung dar, die von Betriebsprüfern zwingend der Staatsanwaltschaft gemeldet werden muss - wenn es diesen denn auffällt.
[font=Georgia][b]"Nichts auf der Welt ist so gerecht verteilt wie der Verstand. Denn jedermann ist überzeugt, dass er genug davon habe."

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Darkeyes
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#12

18.08.2009, 14:38

Dieser § 14 UStG ist ja gut und schön. Dieser besagt ja nur, was in einer Rechnung drin sein MUSS, nicht, ob nun das Datum verändert werden darf oder nicht.

Wenn es so ein Häckmeck gibt, würde ich sagen, Rechnung so lassen wie sie jetzt ist und gut is. M. E. ist es eh wurscht welches Datum nun die Rechnung hat. 8)
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#13

07.10.2009, 13:38

Die Rechnungsstellung macht immer Probleme.
Bei Annotext kannst Du Dir sogar Vorschlagsrechnungen erstellen lassen, z. B. wenn der Mandant vorab wissen will was für Kosten auf ihn zukommen. Diese kannst du dann wenn die Angelegenheit abgeschlossen ist als Endabrechnung übernehmen. Die Vorschlagsrechnung erhält eine Rechnungsnummer, die von der Endrechnung übernommen wird. Klingt komisch geht aber und das FA macht keine Probleme.

Deine Rechnung hat ja bereits eine Rechnungsnummer erhalten, die selbstverständlich nicht überschrieben werden darf. Auch das Datum kannst Du nicht mehr ändern. Was Du aber machen kannst ist, entweder diese stornieren, weil sie ja die Kanzlei noch nicht verlassen hat bzw. Gutschrift über die Rechnung erstellen und dann einfache ein Neue mit neuerem Datum erstellen.
Wir machen manchmal aber sogar eine sog. Zweitschrift von der ersten Rechnung, z. B. wenn die RG den Mandanten nicht erreicht hat - RG ist raus - Mahnung an Mdt wegen Nichtzahlung - er meldet sich hat keine erhalten. Dann erstellen wir die Zweitschrift und schicke diese dem Mandanten noch einmal zu mit alter RG und neuem Datum. Dazu kannst du die gesamte RG in ein neues Dokument kopieren und dann entsprechend bearbeiten und ganz wichtig als "Zweitschrift" überschreiben und natürlich kann diese dann auch ein neues Datum haben. Die Rechnungsnummer bleibt aber die alte.
Wenn du eine Zweitschrift machst, bitte an die alte Rechnung anheften (separater Rechnungsordner), dann hast du fürs FA einen Nachweis.
Ich hoffe ich konnte mich gut verständlich machen.
Gruße Hexe :D
Nauja

#14

08.10.2009, 01:18

Genau, Erziehung des Chefs ist die beste Lösung :lol:

Andere Möglichkeit, wenn es nur darum geht, dass der Chef sein "OK" gibt zur Rechnung: Rechnungsentwurf. Dann wird keine Rechnungsnummer vergeben und am Tag der tatsächlichen Erstellung stimmen Tag und Rg-Nummer wieder.

Ansonsten würde ich es davon abhängig machen, wieviel Zeit vergangen ist. Wenn es nur ein paar Tage sind, oder vielleicht 1-2 Wochen, dann würde ich das Rg-Datum einfach belassen. Ist der Zeitraum länger: Stornobeleg/Gutschriftsbeleg für die Akte und neue Rg. schreiben.
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