Aktenvernichtung

[RosaroterPanter]

Guten Abend,

Ich bin neu in diesem Forum und möchte mich kurz vorstellen: Ich bin ausgebildete ReNo und sicherlich die älteste Interessierte in diesem Forum. habe jahrelang im Notariat gearbeitet und war sehr oft im „Notariats-Forum“unterwegs, wo man mir sehr oft behilflich war.
Nun bin ich tatsächlich Rentnerin und auf geringfügiger Basis bei einem RA (leider kein Notar) tätig, also doch Neuland für mich. Ich komme mit Hilfe sehr netter Kollegen gut zurecht, habe aber jetzt eine Frage:

Unser Keller muss aufgeräumt und Akten entsorgt werden. Gibt es bei RA-Micro eine Funktion, mit der ich ganz flott rausfinden kann, welche Akten als Nächstes dran sind zum Entsorgen? Ihr sagt jetzt sicher! Das müssen doch die Kollegen wissen. Leider ist die einzige, die das wusste, nicht mehr dort tätig.

Vielen Dank.

[Anahid]

Es dürfen die Akten vernichtet werden, die bis zum 31.12.2018 abgelegt wurden. Hier kannst Du natürlich eine Liste bei RA-Micro erstellen, die Dir die Akten, die bis zum 31.12.2017 abgelegt wurden, auflistet. Aber normalerweise sollte doch im Keller die Ablage nach Jahren sortiert sein, oder? Vernichtet werden können die Akten natürlich nur dann, wenn da nicht noch irgendwelche steuerlichen Unterlagen drin sind. Ansonsten, wenn Ihr da ganz sicher gehen wollt, würde ich nur Akten, die bis zum 31.12.2013 abgelegt wurden vernichten.

[paralegal6]

Ich klebe die Ablageliste immer auf den Karton. Ich hebe auch alles 10 Jahre auf, habe keine Zeit und Lust alles durchzublättern

[Resa]

Hallo,

die Funktion kenne ich leider nicht.

Man kann aber bei RA-Micro eine Support-Anfrage stellen, die i.d.R. auch schnell beantwortet wird:

Auf der linken Seite wo der A-Z Stamm ist, kann man oben in die Leiste Support oder Ticket reinschreiben und dann öffnet sich die Ticket-Liste und die Anfrage könnte man z.B. unter Ticket sonstiges eingeben und absenden. Man erhält dann kurzfristig entweder eine Info, dass die Anfrage bearbeitet wird oder eben schon Antwort auf die Frage.

Mit den Akten machen wir es so: Die Akten werden ja so schnell wie möglich abgelegt, d. h., wir vernichten einfach die entsprechenden ganzen Jahrgänge, sofern wir dazu kommen. Sie sind ja entsprechend im Keller sortiert und beklebt mit den angeklebten "Aktenschwänzen", der der jew. Jahrgang zu entnehmen ist (21000... usw.).

[paralegal6]

Bei Aktenregister ist das drin. Da klickt man sich einmal durch, dafür braucht man doch keinen support

[Adora Belle]

Es dürfen die Akten vernichtet werden, die bis zum 31.12.2018 abgelegt wurden. Hier kannst Du natürlich eine Liste bei RA-Micro erstellen, die Dir die Akten, die bis zum 31.12.2017 abgelegt wurden, auflistet.

Achtung, 2018 ist sicher ein Tippfehler. Wir müssen nach Ablage volle 6 Kalenderjahre aufbewahren, also kann derzeit nur bis Ablage Dezember 2017 entsorgt werden.

[Anahid]

Ups, sorry.....ja stimmt: Aufbewahrungsfrist sind 6 Jahre (§ 50 BRAO) und damit 2017, nicht 2018. Danke fürs Drüberschauen Adora Belle. Aus dem Nachsatz ergibt sich auch, dass da irgendwo der Krux drin war.

[Brillenschlange]

Richtig, 6 Jahre ... ist mir auch aufgefallen.

Mein Problem sind die E-Akten bei RA-Micro. Kann man die löschen/entfernen und wenn ja wie macht ihr das?

[Anahid]

Ja, kann man. Über den Lösch-Assistenten.

[paralegal6]

ich hebe die eigentlich 10 Jahre auf wegen Rechnungen. Kann man natürlich auch extra sammeln, musst du schauen wie dein RA das handhabt
§ 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG.