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Wie macht ihr das mit der Aktenablage wenn man noch mit einem Hybridsystem aus ausgedünnter Handakte und E-Akte arbeitet mit der Aktenarchivierung?

Möchte etwas optimieren und freue mich auf Austausch

- bisher E-Akte archiviert und bei Bedarf wieder verfügbar
- da bisher Hybridsystem ist zwar alles was rein und raus ging in der E-Akte, aber ggf. keine Kopien aus der Aktentasche
- Handakte wurde über RA-Micro abgelegt mit Ablagenummer, dann kam sie mit vielen anderen in einen 10cm Papier-Aufbewahrungsbox, draußen die Nummern drauf, Dachboden, nach 5 Jahren zur Aktenvernichtung

Wie macht ihr das? Die Rechnungen werden unabhängig davon eh im extra Rechnungsordner aufbewahrt

Bei uns wird die Akte eingescannt, soweit sich noch Unterlagen in der Aktentasche befinden, die bislang eben nicht in der E-Akte waren und danach wird der Papierakt vernichtet.

Wir arbeiten hier - leider - noch total oldschool. Das heißt, wie haben zwar alles digital, es wird aber alles trotzdem ausgedruckt und in Papierform verwaltet, weil der Chef lieber Papier mag. Die bringen es sogar fertig, wenn in einer bereits archivierten Akte noch DIGITALE Post kommt, diese auszudrucken, um sie dann im Keller der Papierakte zuzuordnen. Sowas macht mich echt sprachlos

Aber hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist eine kurze Nachfrage, beträgt diese nicht 6 Jahre?

mesotty hat geschrieben: ↑

07.02.2022, 13:24

Die bringen es sogar fertig, wenn in einer bereits archivierten Akte noch DIGITALE Post kommt, diese auszudrucken, um sie dann im Keller der Papierakte zuzuordnen. Sowas macht mich echt sprachlos

Das macht mich auch sprachlos, aber der muss doch sein.

mesotty hat geschrieben: ↑

07.02.2022, 13:24

Aber hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist eine kurze Nachfrage, beträgt diese nicht 6 Jahre?

Richtig, es sind 6 Jahre. Da wir aber alles digital zur Verfügung haben (mit der Archivierung der e-Akten sind ja die Unterlagen nicht weg) und Handakten eh nur noch für Sachen, die vor Gericht gehen, führen, nehmen wir es nicht ganz so genau.

mesotty hat geschrieben: ↑

07.02.2022, 13:24

Wir arbeiten hier - leider - noch total oldschool. Das heißt, wie haben zwar alles digital, es wird aber alles trotzdem ausgedruckt und in Papierform verwaltet, weil der Chef lieber Papier mag. Die bringen es sogar fertig, wenn in einer bereits archivierten Akte noch DIGITALE Post kommt, diese auszudrucken, um sie dann im Keller der Papierakte zuzuordnen. Sowas macht mich echt sprachlos

Aber hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist eine kurze Nachfrage, beträgt diese nicht 6 Jahre?

Ich würde zwar das nicht ausdrucken, aber ich mag Papierakten auch immer noch lieber als reine E-Akte. Genauso ist es bei Büchern. Ich für meinen Teile lese lieber auf Papier als auf dem Bildschirm. Aber zum Glück, geht ja auch beides.

Ja, die 10 Jahre sind abgeschafft worden. Zum Glück. Uns geht der Platz im Keller aus.