Digitalisierung im analogen Büro ;-)
Verfasst: 23.11.2021, 15:01
Hallo liebe KollegInnen,
zwar habe ich erstmal hier durchforstet, aber ich glaube es ist einfacher, wenn ich gleich meine Frage stelle, da ich auf Anhieb in der Suche nicht fündig geworden bin.
Nachdem ich letzten Freitag und gestern an zwei Online-Seminaren über das beA teilgenommen habe (wir nutzen dieses natürlich bereits passiv, aber ab Januar ist das ja nicht mehr ausreichend ...) bin ich doch sehr ernüchtert, wie ich das künftig mit unserer "analogen" Kanzlei in Einklang bringen soll.
Natürlich schicken wir Mails an die Mandanten und empfangen Mails, das geht ja nicht mehr anders. Da wir keine elektronische Akte haben, wird also ein ganz normaler Schriftsatz nach Diktat geschrieben, die Anlagen beigeheftet und das ganze als Päckchen gescannt, das der Mandant (oder welcher Empfänger auch immer) dann als PDF-Datei-Anlage erhält. Hinterher kommt ein Stempel "gemailt am ...." drauf und das ganze wird in Papierform in die Akte abgeheftet. Da immer mehr Mails dazu kommen (viele wollen ja nur noch alles auf elektronischem Weg, ich privat eigentlich auch), wird das ganze immer umfangreicher und zeitaufwendiger. Bei uns wird alles (!!) ausgedruckt und abgeheftet, teilweise brauche ich gefühlt schon "Stunden", um die ganzen Mails nebst Anlagen auf Papier zu bringen, wenn jetzt noch viel mehr über beA kommt, wird das natürlich noch umfangreicher werden, da ich auch das alles Drucken muss ...
Ich bin hier seit über 30 Jahren die Hauptkraft, wurde nach der Ausbildung übernommen und wir nutzen seit 1992 ein Anwaltsprogramm (Renoflex, Vorgänger von Renostar), das aber nur noch unzureichend gepflegt wird - es wird allerdings regelmäßig der Umstieg auf die neue Variante angeboten (die auch die eAkte usw. beinhalten würde). Mein Chef ist zwischenzeitlich im Rentenalter und wird wohl (nur) noch, zwei, drei Jahre arbeiten. Da wir eine Einzelkanzlei sind, ist ihm - verständlicherweise - die Umstellung auf neues Programm, neues Computersystem (das alte wäre nicht mehr geeignet) und die Schulungen in das Ganze viel zu umständlich und letztendlich auch zu teuer, da sich die Anschaffung nicht mehr lohnt. Die elektronische Akte lehnt er ebenfalls ab, er ist ein "Papiertyp" und möchte dies auch die restliche Zeit nicht mehr ändern (was ich einerseits verstehen kann).
Wir haben zwar eine Büroaushilfe, aber die hat den Beruf nicht erlernt und kümmert sich um Postausgang, Aktenwegsortieren, Post zusortieren usw. Den Rest mache ich bzw. mein Chef selbst ... ja, das ist schon recht stressig ab und an ...
Und jetzt beA, Einreichpflicht, Aufbewahrungspflicht, Exportieren ....
Mit Müh und Not bedient mein Chef mit seiner Karte leidlich das beA und schon das wird spannend, wenn er künftig ggf. Signaturen vergeben muss bzw. selbst Abschicken, usw., vom Richtigen Einscannen, benennen, Numerieren ganz zu schweigen. Ich gehe davon aus, dass ich mit Mitarbeiterkarte alles vorbereite und er dann nur noch senden muss bzw. signieren und senden - ich schicke ihn dazu dann noch auf eine Schulung
Unser Problem ist jedoch auch die "digitale" Aufbewahrung ohne eAkte.
Gibt es hier jemanden, der die gleichen Probleme hat?
Wie und wohin speichert Ihr, was in elektronischer Form aufbewahrt werden muss?
Ich habe im Seminar gefragt, ob Ausdrucken ausreichend ist, aber das wurde verneint, da auf den Ausdrucken nicht die Sende-/Empfangsdaten etc. enthalten sind, auf die es im Bedarfsfall ankommt.
Es wäre schön, wenn ich hier ein paar Tipps bekommen könnte - wir können doch nicht die einzige Kanzlei sei, die technisch noch auf dem Stand des letzten Jahrhunderts ist
Liebe Grüße
Marti
zwar habe ich erstmal hier durchforstet, aber ich glaube es ist einfacher, wenn ich gleich meine Frage stelle, da ich auf Anhieb in der Suche nicht fündig geworden bin.
Nachdem ich letzten Freitag und gestern an zwei Online-Seminaren über das beA teilgenommen habe (wir nutzen dieses natürlich bereits passiv, aber ab Januar ist das ja nicht mehr ausreichend ...) bin ich doch sehr ernüchtert, wie ich das künftig mit unserer "analogen" Kanzlei in Einklang bringen soll.
Natürlich schicken wir Mails an die Mandanten und empfangen Mails, das geht ja nicht mehr anders. Da wir keine elektronische Akte haben, wird also ein ganz normaler Schriftsatz nach Diktat geschrieben, die Anlagen beigeheftet und das ganze als Päckchen gescannt, das der Mandant (oder welcher Empfänger auch immer) dann als PDF-Datei-Anlage erhält. Hinterher kommt ein Stempel "gemailt am ...." drauf und das ganze wird in Papierform in die Akte abgeheftet. Da immer mehr Mails dazu kommen (viele wollen ja nur noch alles auf elektronischem Weg, ich privat eigentlich auch), wird das ganze immer umfangreicher und zeitaufwendiger. Bei uns wird alles (!!) ausgedruckt und abgeheftet, teilweise brauche ich gefühlt schon "Stunden", um die ganzen Mails nebst Anlagen auf Papier zu bringen, wenn jetzt noch viel mehr über beA kommt, wird das natürlich noch umfangreicher werden, da ich auch das alles Drucken muss ...
Ich bin hier seit über 30 Jahren die Hauptkraft, wurde nach der Ausbildung übernommen und wir nutzen seit 1992 ein Anwaltsprogramm (Renoflex, Vorgänger von Renostar), das aber nur noch unzureichend gepflegt wird - es wird allerdings regelmäßig der Umstieg auf die neue Variante angeboten (die auch die eAkte usw. beinhalten würde). Mein Chef ist zwischenzeitlich im Rentenalter und wird wohl (nur) noch, zwei, drei Jahre arbeiten. Da wir eine Einzelkanzlei sind, ist ihm - verständlicherweise - die Umstellung auf neues Programm, neues Computersystem (das alte wäre nicht mehr geeignet) und die Schulungen in das Ganze viel zu umständlich und letztendlich auch zu teuer, da sich die Anschaffung nicht mehr lohnt. Die elektronische Akte lehnt er ebenfalls ab, er ist ein "Papiertyp" und möchte dies auch die restliche Zeit nicht mehr ändern (was ich einerseits verstehen kann).
Wir haben zwar eine Büroaushilfe, aber die hat den Beruf nicht erlernt und kümmert sich um Postausgang, Aktenwegsortieren, Post zusortieren usw. Den Rest mache ich bzw. mein Chef selbst ... ja, das ist schon recht stressig ab und an ...
Und jetzt beA, Einreichpflicht, Aufbewahrungspflicht, Exportieren ....
Mit Müh und Not bedient mein Chef mit seiner Karte leidlich das beA und schon das wird spannend, wenn er künftig ggf. Signaturen vergeben muss bzw. selbst Abschicken, usw., vom Richtigen Einscannen, benennen, Numerieren ganz zu schweigen. Ich gehe davon aus, dass ich mit Mitarbeiterkarte alles vorbereite und er dann nur noch senden muss bzw. signieren und senden - ich schicke ihn dazu dann noch auf eine Schulung
Unser Problem ist jedoch auch die "digitale" Aufbewahrung ohne eAkte.
Gibt es hier jemanden, der die gleichen Probleme hat?
Wie und wohin speichert Ihr, was in elektronischer Form aufbewahrt werden muss?
Ich habe im Seminar gefragt, ob Ausdrucken ausreichend ist, aber das wurde verneint, da auf den Ausdrucken nicht die Sende-/Empfangsdaten etc. enthalten sind, auf die es im Bedarfsfall ankommt.
Es wäre schön, wenn ich hier ein paar Tipps bekommen könnte - wir können doch nicht die einzige Kanzlei sei, die technisch noch auf dem Stand des letzten Jahrhunderts ist
Liebe Grüße
Marti