Digitalisierung im analogen Büro ;-)

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Renew
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#11

07.02.2022, 20:29

Wir haben auch Ordner auf der Windows-Ebene mit angelegt. Hat jeder Zugang auf das Programm, wo alles gespeichert ist, wäre das wohl eher nicht notwendig.....???!!!

Mit den E-Mails weiß ich auch nicht weiter. Auch ohne ausdrucken und abheften ist das echt nicht ohne. Man kommt da kaum noch hinterher, wenn alle Mails umbenannt und in die Akten gespeichert werden sollen. Dazu noch der ganze andere Krempel..... Gibt es E-Mails, die ihr nicht in die Akten schubst? Also weder digital noch auf Papier?

* z. B. die Mails, wenn Postausgang an die Mandanten geschickt wird, also quasi das Schreiben als Anhang und in der Mail steht dann nur noch: Bitte beachten Sie den Anhang o. ä. (man kann so schon besser nachsehen, ob derjenige das Schreiben bekommen hat oder nicht)
* Mails von Mandanten oder sonstigen, wo aber nichts wirklich wichtiges drin steht wie z. B. Terminvereinbarungen oder ähnlich Nichtiges?!?
* was passiert mit dem Posteingang, der per Mail eintrudelt als Anhang? Ich tendiere dazu, die Briefe auszudrucken und einen Eingangsstempel draufzustempeln, dann wieder einscannen. Die Sachen halten sich noch im Rahmen, es ginge aber schneller, wenn ich es einfach nur in die Akten verschieben würde, aber dann kein Eingangsstempel.

Aber eigentlich soll wohl echt alles gespeichert werden?!

Hat jemand Ideen, wie man Zeit sparen kann?

Das ist in der Tag ein Problem mit der Ablage, wenn man mal nicht da ist. Ich war ein paar Wochen nicht da, bin ausgefallen, das müsste ich theoretisch noch alles nachholen.... Aber wann.......

Für den Urlaub?! Vielleicht sollten die einfach alle neuen Dateien in einem einzigen Urlaubsordner abspeichern und du sortierst das dann ein, wenn du wieder da bist? Aber auch hier... Die Zeit holt man nie wieder auf, oder?

Solange Sachen, die gelöscht werden, endgültig gelöscht sind, geht's vielleicht auch noch. Und dann heißt es irgendwie: Mut zur Lücke?! Ich weiß auch nicht mehr, wie man dem ganzen noch Herr werden soll, überlege auch schon lange hin und her. Habe eine Aushilfe zur Seite bekommen, aber das ist in der Tag ein Tropfen auf dem heißen Stein und für mich Neuland, jemanden zu haben, der mir zuarbeiten soll :o)
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