Neu + Azubi - das Chaos ist perfekt
Verfasst: 19.10.2020, 22:42
Meine Lieben,
vor 3 Monaten habe ich bei meiner neuen Kanzlei angefangen zu arbeiten. Ich bin dort mit einer Azubine und Chaos überrascht worden.
Zunächst zum Chaos.
Seit über einem Jahr hat mein Chef keine Angestellte gefunden mit der er zufrieden war. Sie alle sind noch in der Probezeit gegangen worden. Wir zwei verstehen uns und ich weiß auch wie eine Büroorganisation aussehen sollte, aber aufgrund der ganzen Akten die im letzten Jahr liegen geblieben sind, brennt es überall. Es ist sehr schwer Unterlagen (auch wichtige) zu finden und zu sortieren. In dem Büro meines RA türmen sich die Papierstapel. Ich hab schon einiges rausgezogen, wo mir ein wenig schlecht wurde . Mein Chef ist selbst auch ein Chaot. Ein weiteres Problem ist, dass mein RA die Angewohnheit hat, in das Büro reinzuschneien und sofort alles haben zu wollen. Das verursacht bei mir Stress, Hektik und leichte Panik. Ich muss dann sofort alles stehen und liegen lassen und das machen, was er angeschafft hat. Und immer (ich schwöre, das Telefon hat sich gegen mich verschworen), wenn ich wieder meine ursprüngliche Arbeit aufnehmen möchte, klingelt das Telefon. So kommt es, dass überall halb fertige Akten rumliegen und ich dann nach einer Woche gefragt werde, warum die eine Akte noch nicht abgerechnet wurde (mal ganz abgesehen davon, dass sämtliche Akten vor dem Abrechnen noch vervollständigt werden müssen, weil teilweise Unterlagen fehlen, z.B. der Streitwertbeschluss ).
Und nun zu meiner Azubine
Die Arme ist wirklich bemüht, hat aber derzeit eine Schulaufgabe nach der anderen, weil die Lehrer die Noten machen wollen bevor der nächste Lockdown kommt und in einem Monat hat sie Zwischenprüfung. Sie ist gut und hat 2er und 3er. Also nichts allzu Schlimmes, ich bin stolz auf sie, weil sie es in der Situation schafft, die Schule einigermaßen hinzubekommen. Aber sie hat schon 4 "Ausbilder" hinter sich und ich würde ihr gerne die Stabilität geben, die sie in dem Beruf braucht und ich würde ihr sehr gerne mehr beibringen. Sie ist nun im 2. Lehrjahr und hat noch nie eine Rechnung geschrieben. Absolut traurig. Ich würde mich auch gerne mit ihr hinsetzen und zeigen, wie man Forderungskonten macht, mit der Rechtsschutzversicherung korrespondiert und wie eigentlich eine Kanzleiorganisation aufgebaut sein muss. Aber es ist mir kaum möglich. Immer wenn ich mich mit ihr zusammensetze, kommt unser RA rein und möchte ganz dringend etwas erledigt haben, oder das Telefon klingelt alle 2 Minuten.
Ich habe meinen Chef nun so weit, dass wir 2 Mal die Woche eine Besprechung über Fristen und Termine abhalten und weitere dringende Angelegenheiten abarbeiten.
Ich hätte jedoch gerne wieder einen Kanzleiablauf, wie in meiner letzten Stelle:
Montag Morgen alle Fristen und Termine für die Woche raussuchen, mit Chef besprechen und vorbereiten.
Jeden Tag in der Früh (ich veranschlage da in der Regel 2 Stunden) den Posteingang (also Mail, Post, beA, Fax) zur Akte speichern und heften und die Kenntnisnahmen entweder schon verschicken od. vorbereiten und danach Rücksprache mit Chef halten. Danach Fristenbearbeitung des Tages, anschließend Aktenbearbeitung und Wiedervorlagen bearbeiten.
Habt ihr Ideen, wie ich das organisieren kann? Oder ist das auch einfach nur Erfahrung? Ich weiß, dass ich ihn nicht mehr "erziehen" kann, auch wenn ich es mir wünsche. Was kann also ich ändern?
Liebe Grüße
Träumerin
vor 3 Monaten habe ich bei meiner neuen Kanzlei angefangen zu arbeiten. Ich bin dort mit einer Azubine und Chaos überrascht worden.
Zunächst zum Chaos.
Seit über einem Jahr hat mein Chef keine Angestellte gefunden mit der er zufrieden war. Sie alle sind noch in der Probezeit gegangen worden. Wir zwei verstehen uns und ich weiß auch wie eine Büroorganisation aussehen sollte, aber aufgrund der ganzen Akten die im letzten Jahr liegen geblieben sind, brennt es überall. Es ist sehr schwer Unterlagen (auch wichtige) zu finden und zu sortieren. In dem Büro meines RA türmen sich die Papierstapel. Ich hab schon einiges rausgezogen, wo mir ein wenig schlecht wurde . Mein Chef ist selbst auch ein Chaot. Ein weiteres Problem ist, dass mein RA die Angewohnheit hat, in das Büro reinzuschneien und sofort alles haben zu wollen. Das verursacht bei mir Stress, Hektik und leichte Panik. Ich muss dann sofort alles stehen und liegen lassen und das machen, was er angeschafft hat. Und immer (ich schwöre, das Telefon hat sich gegen mich verschworen), wenn ich wieder meine ursprüngliche Arbeit aufnehmen möchte, klingelt das Telefon. So kommt es, dass überall halb fertige Akten rumliegen und ich dann nach einer Woche gefragt werde, warum die eine Akte noch nicht abgerechnet wurde (mal ganz abgesehen davon, dass sämtliche Akten vor dem Abrechnen noch vervollständigt werden müssen, weil teilweise Unterlagen fehlen, z.B. der Streitwertbeschluss ).
Und nun zu meiner Azubine
Die Arme ist wirklich bemüht, hat aber derzeit eine Schulaufgabe nach der anderen, weil die Lehrer die Noten machen wollen bevor der nächste Lockdown kommt und in einem Monat hat sie Zwischenprüfung. Sie ist gut und hat 2er und 3er. Also nichts allzu Schlimmes, ich bin stolz auf sie, weil sie es in der Situation schafft, die Schule einigermaßen hinzubekommen. Aber sie hat schon 4 "Ausbilder" hinter sich und ich würde ihr gerne die Stabilität geben, die sie in dem Beruf braucht und ich würde ihr sehr gerne mehr beibringen. Sie ist nun im 2. Lehrjahr und hat noch nie eine Rechnung geschrieben. Absolut traurig. Ich würde mich auch gerne mit ihr hinsetzen und zeigen, wie man Forderungskonten macht, mit der Rechtsschutzversicherung korrespondiert und wie eigentlich eine Kanzleiorganisation aufgebaut sein muss. Aber es ist mir kaum möglich. Immer wenn ich mich mit ihr zusammensetze, kommt unser RA rein und möchte ganz dringend etwas erledigt haben, oder das Telefon klingelt alle 2 Minuten.
Ich habe meinen Chef nun so weit, dass wir 2 Mal die Woche eine Besprechung über Fristen und Termine abhalten und weitere dringende Angelegenheiten abarbeiten.
Ich hätte jedoch gerne wieder einen Kanzleiablauf, wie in meiner letzten Stelle:
Montag Morgen alle Fristen und Termine für die Woche raussuchen, mit Chef besprechen und vorbereiten.
Jeden Tag in der Früh (ich veranschlage da in der Regel 2 Stunden) den Posteingang (also Mail, Post, beA, Fax) zur Akte speichern und heften und die Kenntnisnahmen entweder schon verschicken od. vorbereiten und danach Rücksprache mit Chef halten. Danach Fristenbearbeitung des Tages, anschließend Aktenbearbeitung und Wiedervorlagen bearbeiten.
Habt ihr Ideen, wie ich das organisieren kann? Oder ist das auch einfach nur Erfahrung? Ich weiß, dass ich ihn nicht mehr "erziehen" kann, auch wenn ich es mir wünsche. Was kann also ich ändern?
Liebe Grüße
Träumerin