Aktensuche

[j3NN]

In meiner Ausbildungskanzlei habe ich auch nach einer gewissen Zeit ein photografisches Gedächtnis gehabt. Jeder hat nur mich gefragt wo die Akten sind. Auch wenn sie im Fach waren. Anwalt kam "Jenny wo ist die Akte Müller gegen Müller" ich "Drittes M-Fach zweite Akte von oben"

Wir hatten für die Anwaltsakten kein Hängeregister, sondern Aktenschwänze und die Akten lagen in Regalen. Jeder Buchstabe hatte eine andere Farbe von Aktenschwänzen. Sie wurden von A-Z von oben nach unten sortiert.

A,D,I,J,SCH, waren blau
B,C,N,O,P,Q,S waren grau
E,K,R waren rot
F,L waren weiß
G,M,V,W, waren gelb
H,T,U,Z waren grün

Ich konnte sagen ob die Schwänze mit Edding oder mit Kuli beschrieben worden, ob mit schwarz, blau oder grün (haben meist die Farbe zum beschreiben genommen, die grad da war.

In der Regel habe ich für WV und Post etwa ne Stunde gebraucht, aber auch erst nach ner Zeit "Einarbeitung"

Sowas kommt mit der Zeit und kann nicht einfach so im Kopf bleiben. Man muss die Akten erst einmal kennenlernen.

Ich kannte nach ner Zeit alle Akten auswendig und teilweise auch den Sachstand. Also war ich natürlich auch immer diejenige die gefragt wurde wenn irgendwas war.

[Emilia06]

Wenn ich eine Akte suche und ich kann sie nicht finden und dann findet sie meine Kollegin, dann bin ich noch mehr frustriert, aber vielleicht entwickel ich ja auch im Laufe der Zeit ein fotografisches Gedächtnis, ich bin ja erst zwei Wochen dort

[Minimaus]

Das mit dem - ich weiß wo jede Akte ist - kenn ich auch. Nach ca. nem halben Jahr, wusste ich wo die und die Akte ist, oder ne Azubi-Kollegin wusste es.

[Gast]

Hallo Emilia,

glaub mir, Dein Frust wird sich legen. Du lernst das Büro ja jetzt erst richtig kennen. Irgendwann kommt der Tag, da lachst Du darüber. Es ist überall so, dass man sich etwas umstellen muss (ich ja auch ). Du schaffst das locker.

Ganz liebe Grüße
Silke

[Minimaus]

Kann Memory da nur Recht geben! Das legt sich mit der Zeit. Da bin ich mir ganz sicher. Und irgendwann findest Du die Akten dann blind

[Sibylle]

Folgendes gilt übrigens für sämtliche Kanzleien:
§ 1: Unauffindbare Akten befinden sich in der Regel auf dem Schreibtisch des Chefs.
§ 2: Für den Fall, dass der Chef Stein und Bein schwört, dass er die gesuchten Akten nicht hat, tritt automatisch § 1 in Kraft.

Hi Skugga,

da stimme ich dir absolut zu! Bei uns war es genauso während meiner Ausbildung. Wir hatten 9 Anwälte über zweieinhalb Etagen verteilt. Die Aufgabe der Azubis aus dem ersten und zweiten Lehrjahr (6 Leute) war es hauptsächlich alle Akten zu suchen. Fristabläufe (eineinhalb bis zwei DIn A4 Seiten) und Vorfristen (halbe Seite) und jede Menge Seiten mit Wiedervorlagen. Und oftmals haben wir einige Fristabläufe erst kurz vor Feierabend gefunden, so dass eine Schreibkraft immer länger bleiben musste, um den Fristablauf dann noch fertig zu machen.
Die Chefs hatten immer soviel Chaos auf ihrem Schreibtisch - besonders einer, der hatte sogar neben und unter dem Schreibtisch und im Schrank und auf dem Schrank noch Akten liegen -, dass man manchmal die Aktenstapel mehrmalig durchsuchen konnte, ohne die Akten zu finden.

Die Erfahrung hat mich dann gelehrt, dass - wenn ein Anwalt (besonders der eine) sagt, dass die Akte nicht bei ihm ist (weil er selbst und diese beiden Auszubildenden schon bei ihm gesucht hätten) - die Akte dann trotzdem bei ihm ist. Ich bin dann einfach immer ganz frech und mit der Bemerkung zu ihm ins Büro gegangen "Dann schau ich einfach nochmal", woraufhin er sagte "Da brauchen Sie nicht zu suchen, die ist hier nicht".

Ich hab mich davon gar nicht beirren lassen und vor seinen Augen einfach nochmal gesucht, während er total genervt hinter seinem Schreibtisch saß und weiter diktiert hat.

Natürlich hab ich die Akte immer gefunden - selbst, wenn ich ihn bitten musste, seine Füße ein Stück zur Seite zu nehmen, damit ich an den Aktenstapel zu seinen Füßen gekommen bin. Er fand das ziemlich lästig, aber ich hatte am Ende die gesuchte Akte.

Da kann man sich jetzt überlegen, wessen "Schuld" das immer war. Die, des Anwalts oder die der Azubis die vorher gesucht hatten. Man muss einfach nur ein wenig stur sein und darf sich bei seiner Suche nicht abhalten lassen. Die Aufgabe ist es die Akte zu finden und danach zu suchen. Wenn jemand sagt, die Akte ist da nicht, dann ist das erstmal ein Zeichen für mich, selbst nochmal gründlicher nachzusehen.

[Pepsi]

Folgendes gilt übrigens für sämtliche Kanzleien:

§ 1: Unauffindbare Akten befinden sich in der Regel auf dem Schreibtisch des Chefs.

§ 2: Für den Fall, dass der Chef Stein und Bein schwört, dass er die gesuchten Akten nicht hat, tritt automatisch § 1 in Kraft.

bei uns ist es nicht soviel mit WV oder Fristen, manchmal gibts wochenlang gar keine FRisten rauszusuchen oder WV.. WV sind meistens nur für mich

und Chefe guckt erst die Post an, kreuzt aufm Stempel an, was gemacht werden soll, Mdt zur Kenntnis oder so oder ob er die Akte haben will.. so muss man dann nur die Akten raussuchen, die irgendeiner haben muss

[Sibylle]

Die Sache mit einem Stempel zu erledigen ist natürlich super. Auf die Idee ist bei uns früher nie jemand gekommen^^

[danie-reno]

Hi Emilia,

wenn Du eine gewisse Zeit dabei bist, kennst Du die Akten besser. Dann wird das Suchen wesentlich leichter. Bei uns im Büro ist es auch so, dass ich oft gefragt werde, wie die Akten heißen oder wo sie sind. Ich hab ein gutes Gedächtnis und kann mir auch sehr gut Namen und Aktenbezeichnungen merken. Aber das war natürlich nicht von Anfang an so. Post und WV suchen bei uns die Azubis raus, aber wenn ich merke die finden eine Akte nicht oder wissen nicht genau zu welcher Akte der Posteingang gehört, dann helfe ich auch. Ist ja selbstverständlich, man war ja auch mal Azubi!!!

Noch ein Tipp zu den WV: Wir bemühen uns auf einen Tag nicht 20 oder 30 WV zu notieren (z. B. 30.09.), sondern jeden Tag ein paar zu notieren. Das macht das raussuchen und bearbeiten wesentlich leichter...

Sorry, ein bisschen lang geworden!

LG Danie

[Pepsi]

jo das stimmt, mit der zeit, wenn man oft genug gesucht hat und oft genug die akten in der hand hatte, weiß man wo was liegt, auch wenn man die akte noch nie in der hand hatte, weil die schon so alt und vergammelt ist und schon seit jahren im stapel ganz unten liegt..

meine neue kollegin hat auch am anfang jede n stapel umgedreht.. sie weiß natürlich nicht, dass gewisse stapel nur alte akten beinhalten, wo sowieso nichts mehr passiert..

ich bin jetz grad dabei, die alten schinken endlich mal zu sortieren.. hab bei mir n ganzen stapel weggearbeitet am Fr und Mo gehts weiter, zuerst bei mir und dann bei Chefe aufm Tisch.. der ganze Tisch ist vollgestapelt..

wie ist das bei euren Chefs, haben die auch Stapel aufm Tisch?

wie sieht es besser aus, wenn die Stapel aufm Boden sind oder aufm Tisch?! (ich muss dazu sagen, mein Chef hat n riesen Tisch, er sitzt quasi iner MItte, links ist TElefon, Diktiergerät, Lampe usw.. und rechts sind zwei kleine Stapel mit so ca. 10 Akten, dann gehts nach vorne weiter, quasi Mitte, da ist ein STapel und vorne an der Kante sind auch meistens so 2 Stapel mit 5-10 Akten und vorne links gehts weiter (irgendwo müssen sich ja die Mdt auch ausbreiten ) da auch nochmal so 2 stapel mit 5-10 akten und wenns zuviel wird und ihn nervt, packt er sie ans Regal.. grr