Aktensuche

Emilia06 · #1

Guten Abend liebe Kolleginnen und Kollegen, es ist schon etwas spät aber vielleicht ist ja noch jemand im Forum. Ich mache mir im Moment Gedanken über die Aktensuche im Büro. Wenn ich zB Wiedervorlagen raussuche, muss ich im gesamten Büro rumlaufen und die Akten suchen, weil die irgendwo im Umlauf sind. Nachdem ich die Post aufgemacht habe, muss ich wieder im gesamten Büro rumlaufen und die Aken dazu raussuchen. D.h. die Akten hängen meistens nicht ab. Auch sind einige Sachen in Allgemeinordnern abgehefte und der Betreff auf der Eingangspost lautet ganz anders als die Sache bei uns heißt. Ich muss dazu sagen, dass ich erst seit zwei Wochen in dem Büro arbeite, für Posteingang und Wiedervorlage brauche ich, da ich die Akten erst suchen muss, über 2 Stunden. Hat jemand eine Idee, wie man das anders lösen könnte? Heute war ich echt frustriert als ich nach Hause kam, es ist so unbefriedigend. Oh ist der Text lang geworden. Ich hoffe mein Problem kam richtig rüber. Bin gespannt auf die Antworten.
Emilia

Minimaus · #2

Das mit den Akten suchen kenne ich aus meiner Ausbildung nur zu gut! Haben manchmal zwei bis drei Tage eine Akte im ganzen Haus gesucht. Und es war groß.

Am Ende hatte sie dann irgendjemand ganz tief vergraben auf seinem Schreibtisch liegen.

Wer hat denn dann die Akten bei Euch, wenn Du sie dann mal findest? Wie groß ist das Büro?

skugga · #3

Mh... das kenn ich leider auch nicht anders... Mal ists mehr Rennerei, mal weniger, aber in all den 19 Jahren, auf die ich zurückblicken kann, waren die Akten immer irgendwo, nur nicht im dafür vorgesehenen Schrank.

Folgendes gilt übrigens für sämtliche Kanzleien:

§ 1: Unauffindbare Akten befinden sich in der Regel auf dem Schreibtisch des Chefs.

§ 2: Für den Fall, dass der Chef Stein und Bein schwört, dass er die gesuchten Akten nicht hat, tritt automatisch § 1 in Kraft.

Emilia06 · #4

Das Büro hat insg. vier Anwälte, die Akten sind dann irgendwo bei einem der Anwälte oder die Unterlagen sind im Ordner abgeheftet, der aber im Büro ganz anders heißt als der Betreff auf dem Posteingang
Ich war heute echt am verzweifeln!

Emilia06 · #5

Also scheint das ganz normal zu sein mit dem Aktensuchen! Das nimmt so enorm viel Zeit in Anspruch und macht gar keinen Spaß, besonders wenn man sie nicht findet

Emilia06 · #6

Wie lange dauert das denn bei Euch bis ihr die Akten vom Posteingang und Wiedervorlagen gefunden habt? Und wieviel WV habt ihr denn so an einem Tag ?
Emilia

schneeflocke · #7

Ich bin seit 1978 in der Branche und habe den größten Teil meines Arbeitslebens damit verbracht, Akten zu suchen....

In meiner jetzigen Kanzlei war es auch so. Chef meckerte dann rum, wenn ich erst mittags mit dem eingentlichen Arbeiten anfangen konnte.

Ich habe ihm erklärt, dass das Verschwendung von meiner "teuren"Arbeitskraft ist, wenn ich Stunden damit verbringe, den Spuren der Akten zu folgen.

Dann hat mir mein Sohn ausgeholfen (er hatte Abi gemacht, und hatte 3 Monate Luft bis zum Antreten der Ausbildungsstelle). Er kam also um 10.00 ins Büro (dann war die Post da) und suchte alles brav raus. Stundenlohn 4 Euro netto.

Dann fing mein Sohn mit der Ausbildung an und Chef war traurig, dass ich erst wieder mittags mit dem Schreiben beginnen konnte.

Also stellten wir eine nette "Aktensuchdame" ein, die nix anderes macht, als Akten zu suchen und Post beizuordnen. Wir hüten diese Perle wie einen Schatz, ist sie im Urlaub, sind wir alle ganz traurig. Sie ist nicht mit Geld zu bezahlen. Sie hat nach 4 Jahren mittlerweile auch ein fotographisches Gedächtnis und kann auf Anhieb sagen, wo welche Akte grad ist. Auch von zuhause aus, wenn wir sie anrufen.

Unsere Azubis profitieren auch davon, denn so können sie sich mit den eigentlichen Dingen unseres Berufes beschäftigen.

Unsere Aktensuchdame ist keine ReNo, fast im Rentenalter und hat früher in einer Bank gearbeitet. Der Job ist für sie Hobby und Taschengeld zugleich. Ihr Mann ist bereits Rentner und sie freut sich jeden Morgen, wenn sie zu uns kommt.

Hat sie alles beigesucht, geht sie. Mal ist sie 2 Stunden da, manchmal auch 4 Stunden, je nachdem wieviel grad anfällt. Und Kopieren von dicken Staatsanwaltschaftsakten ist ihre Leidenschaft.

Die geb ich nicht mehr her.

Minimaus · #8

ich kann nur sagen, dass das bei uns immer aufgabe der azubis war.

in meiner ausbildung hatten wir tage, da waren es 20 seiten wv. Ich mag gar nicht daran zurück denken

skugga · #9

Im Moment bin ich fein raus, da meine jetzige Chefin die Post ohne Akten sichtet und verteilt und somit jeder nur die Akten raussuchen muß, die er selbst für die bei ihm gelandete Post benötigt. Und das mach ich dann schön der Reihe nach beim Bearbeiten.

Bei den Wiedervorlagen dürfte es Pi mal Daumen eine dreiviertel Stunde dauern - aber, wie gesagt, ich bin derzeit bei einer Einzelkämpferin, die außerdem der Meinung ist, daß sie sich keinen Zacken aus der Krone bricht, wenn sie selbst mitsucht.

Die vier Jahre davor sah das schon anders aus, zumal die gesamte Eingangspost auch noch gescannt wurde; wir haben uns das zu dritt aufgeteilt, aber alles zusammengerechnet hat das ganz locker 2 Stunden gedauert...

Emilia06 · #10

Eure Antworten trösten mich doch schon sehr. In meiner vorherigen Arbeitsstelle hatte ich die WV und die Akten zum Posteingang immer recht schnell gefunden, vielleicht bin ich jetzt so frustriert darüber,weil ich jetzt in meiner neuen Stelle solange dafür brauche. Aber leider haben wir keine Azubis, ich bin dazu da die Akten zu suchen, aber es hat mir heute keinen Spaß gemacht. Es war so unbefriedigend und ich bin richtig schlecht gelaunt nach Hause gekommen