Aktenpflege, System
Verfasst: 24.02.2020, 14:41
Hallo,
bei uns läuft es momentan so, dass die Eingangspost gescannt wird, dem RA vorgelegt und dann kommt sie im Idealfall zurück mit Anweisungen, Diktaten etc. Das bearbeite ich alles für einen Anwalt. Ich weiß nicht, ob es daran liegt, dass ich so langsam bin oder dass ich eben nur Teilzeit arbeite, dass ich nicht hinterher komme mit allem. Es gibt da auch noch einiges aufzuarbeiten, d. h. die Akten sind nicht wirklich vollständig in allem. Wir haben Handakten, Advoware und auch noch einen Spiegel gewissermaßen noch voradvowaremäßig, wo auch alles abgelegt werden sollte im Idealfall. Also ich lege das digital immer dort ab und ziehe es von da aus zu Advoware und benenne es dann dort um. Da wir auch kein Posteingangsbuch haben, mache ich auch immer seit einiger Zeit Ordner mit dem aktuellen Posteingang.
Gibt es auch Tools bei Advoware, aber die kosten ja auch immer schön was extra... Posteingangsbuch z. B. oder AdvoScan. Letzteres funktioniert dann wohl so, dass man das direkt bei Advoware reinziehen kann? Diese Tools könnten mir Zeit sparen? Wie macht ihr das denn so?
Noch blöder ist, dass ich bisher die E-Mails nie wirklich berücksichtigt habe, die reinkommen. Liegt ja auch irgendwo mit daran, dass ich ja nicht auf jeden E-Mail-Account Zugriff habe. Also Sachen, die nur digital bei uns angekommen und dann vielleicht vom RA in die Advoware gezogen wurden, z. B. durch beA oder so, die fehlen dann natürlich in den Handakten, da ich da natürlich dann nicht den Überblick habe. Blöd ist aber, wenn ich ständig dann vor Gerichts- oder Mandantenterminen die Akten durchsehen muss, ob auch alles drin ist (und das am besten beidseitig, also ist alles in Advoware drin, in Windows-Explorer-Ordnern und in der Handakte?!?). Das frisst so viel Zeit. Und ganz blöd, dass ich das dann ja immer wieder machen muss, da ich ja so gar keinen Überblick habe, ab wo es denn nun vollständig ist/war.
Daher hätte ich gerne ein sicheres System, damit ich ab einem bestimmten Datum, z. B. heute, sagen kann: ab hier ist alles, so wie es sein soll. Ich bin ja schon froh, dass ich mir jetzt die Zeit immer nehme, den Posteingang so zu bearbeiten, dass eben auch alles schön gescannt ist und entsprechend digital abgelegt wird. Mir fehlt da echt ein System. Oder wie perfekt läuft das überhaupt? Es müssen doch wohl nicht alle zweizeiligen E-Mails ausgedruckt und abgeheftet bzw. zugeordnet werden? Oder doch? Also wie macht ihr das mit den ankommenden E-Mails? Manche werden bei uns ausgedruckt und als Posteingang dem Chef nochmals ausgedruckt in der Postmappe hingelegt. Die landen dann auch meistens in den Akten.
Also ein System bräuchte ich.
Dazu komme ich mir trotzdem echt langsam vor. Ich brauche gefühlt manchmal für 13 Diktate (paar wenige mit 5 Minuten, andere sogar nur 48 Sekunden usw.) den ganzen Tag. Ich weiß auch nicht.... Zeitfresser wie z. B. das Kartenlesegerät fürs beA an der Tastatur einzurichten (Treiber installieren) kostet mich Zeit oder mich in Dinge einzuarbeiten mit Hilfe des Internets usw. Ist eigentlich auch logisch, dass einem das dann auf die Füße fällt zeitlich. Mein Chef ist zum Glück ganz lieb, aber letztlich muss die Arbeit ja doch irgendwie geschafft sein. Ein paar Rechnungen schreibe ich dann auch noch zwischendurch, nach Anweisung. Telefon brauche ich zum Glück nicht, ich wüsste nicht, wie ich das noch hinkriegen sollte.
Ja, also mir geht's hier um ein System zur Aktenpflege, -ablage, eine Routine, damit auch alles in sowohl in den digitalen Akten und den Handakten erfasst ist und ich sagen kann: ja, diese Akte ist vollständig, und ich sie dem Anwalt vor Gerichtsterminen usw. nur noch auf den Tisch legen brauche. Und wie realistisch ist das denn, dass man das überhaupt schafft?
LG
bei uns läuft es momentan so, dass die Eingangspost gescannt wird, dem RA vorgelegt und dann kommt sie im Idealfall zurück mit Anweisungen, Diktaten etc. Das bearbeite ich alles für einen Anwalt. Ich weiß nicht, ob es daran liegt, dass ich so langsam bin oder dass ich eben nur Teilzeit arbeite, dass ich nicht hinterher komme mit allem. Es gibt da auch noch einiges aufzuarbeiten, d. h. die Akten sind nicht wirklich vollständig in allem. Wir haben Handakten, Advoware und auch noch einen Spiegel gewissermaßen noch voradvowaremäßig, wo auch alles abgelegt werden sollte im Idealfall. Also ich lege das digital immer dort ab und ziehe es von da aus zu Advoware und benenne es dann dort um. Da wir auch kein Posteingangsbuch haben, mache ich auch immer seit einiger Zeit Ordner mit dem aktuellen Posteingang.
Gibt es auch Tools bei Advoware, aber die kosten ja auch immer schön was extra... Posteingangsbuch z. B. oder AdvoScan. Letzteres funktioniert dann wohl so, dass man das direkt bei Advoware reinziehen kann? Diese Tools könnten mir Zeit sparen? Wie macht ihr das denn so?
Noch blöder ist, dass ich bisher die E-Mails nie wirklich berücksichtigt habe, die reinkommen. Liegt ja auch irgendwo mit daran, dass ich ja nicht auf jeden E-Mail-Account Zugriff habe. Also Sachen, die nur digital bei uns angekommen und dann vielleicht vom RA in die Advoware gezogen wurden, z. B. durch beA oder so, die fehlen dann natürlich in den Handakten, da ich da natürlich dann nicht den Überblick habe. Blöd ist aber, wenn ich ständig dann vor Gerichts- oder Mandantenterminen die Akten durchsehen muss, ob auch alles drin ist (und das am besten beidseitig, also ist alles in Advoware drin, in Windows-Explorer-Ordnern und in der Handakte?!?). Das frisst so viel Zeit. Und ganz blöd, dass ich das dann ja immer wieder machen muss, da ich ja so gar keinen Überblick habe, ab wo es denn nun vollständig ist/war.
Daher hätte ich gerne ein sicheres System, damit ich ab einem bestimmten Datum, z. B. heute, sagen kann: ab hier ist alles, so wie es sein soll. Ich bin ja schon froh, dass ich mir jetzt die Zeit immer nehme, den Posteingang so zu bearbeiten, dass eben auch alles schön gescannt ist und entsprechend digital abgelegt wird. Mir fehlt da echt ein System. Oder wie perfekt läuft das überhaupt? Es müssen doch wohl nicht alle zweizeiligen E-Mails ausgedruckt und abgeheftet bzw. zugeordnet werden? Oder doch? Also wie macht ihr das mit den ankommenden E-Mails? Manche werden bei uns ausgedruckt und als Posteingang dem Chef nochmals ausgedruckt in der Postmappe hingelegt. Die landen dann auch meistens in den Akten.
Also ein System bräuchte ich.
Dazu komme ich mir trotzdem echt langsam vor. Ich brauche gefühlt manchmal für 13 Diktate (paar wenige mit 5 Minuten, andere sogar nur 48 Sekunden usw.) den ganzen Tag. Ich weiß auch nicht.... Zeitfresser wie z. B. das Kartenlesegerät fürs beA an der Tastatur einzurichten (Treiber installieren) kostet mich Zeit oder mich in Dinge einzuarbeiten mit Hilfe des Internets usw. Ist eigentlich auch logisch, dass einem das dann auf die Füße fällt zeitlich. Mein Chef ist zum Glück ganz lieb, aber letztlich muss die Arbeit ja doch irgendwie geschafft sein. Ein paar Rechnungen schreibe ich dann auch noch zwischendurch, nach Anweisung. Telefon brauche ich zum Glück nicht, ich wüsste nicht, wie ich das noch hinkriegen sollte.
Ja, also mir geht's hier um ein System zur Aktenpflege, -ablage, eine Routine, damit auch alles in sowohl in den digitalen Akten und den Handakten erfasst ist und ich sagen kann: ja, diese Akte ist vollständig, und ich sie dem Anwalt vor Gerichtsterminen usw. nur noch auf den Tisch legen brauche. Und wie realistisch ist das denn, dass man das überhaupt schafft?
LG