Aktenpflege, System

[Renew]

Hallo,

bei uns läuft es momentan so, dass die Eingangspost gescannt wird, dem RA vorgelegt und dann kommt sie im Idealfall zurück mit Anweisungen, Diktaten etc. Das bearbeite ich alles für einen Anwalt. Ich weiß nicht, ob es daran liegt, dass ich so langsam bin oder dass ich eben nur Teilzeit arbeite, dass ich nicht hinterher komme mit allem. Es gibt da auch noch einiges aufzuarbeiten, d. h. die Akten sind nicht wirklich vollständig in allem. Wir haben Handakten, Advoware und auch noch einen Spiegel gewissermaßen noch voradvowaremäßig, wo auch alles abgelegt werden sollte im Idealfall. Also ich lege das digital immer dort ab und ziehe es von da aus zu Advoware und benenne es dann dort um. Da wir auch kein Posteingangsbuch haben, mache ich auch immer seit einiger Zeit Ordner mit dem aktuellen Posteingang.

Gibt es auch Tools bei Advoware, aber die kosten ja auch immer schön was extra... Posteingangsbuch z. B. oder AdvoScan. Letzteres funktioniert dann wohl so, dass man das direkt bei Advoware reinziehen kann? Diese Tools könnten mir Zeit sparen? Wie macht ihr das denn so?

Noch blöder ist, dass ich bisher die E-Mails nie wirklich berücksichtigt habe, die reinkommen. Liegt ja auch irgendwo mit daran, dass ich ja nicht auf jeden E-Mail-Account Zugriff habe. Also Sachen, die nur digital bei uns angekommen und dann vielleicht vom RA in die Advoware gezogen wurden, z. B. durch beA oder so, die fehlen dann natürlich in den Handakten, da ich da natürlich dann nicht den Überblick habe. Blöd ist aber, wenn ich ständig dann vor Gerichts- oder Mandantenterminen die Akten durchsehen muss, ob auch alles drin ist (und das am besten beidseitig, also ist alles in Advoware drin, in Windows-Explorer-Ordnern und in der Handakte?!?). Das frisst so viel Zeit. Und ganz blöd, dass ich das dann ja immer wieder machen muss, da ich ja so gar keinen Überblick habe, ab wo es denn nun vollständig ist/war.

Daher hätte ich gerne ein sicheres System, damit ich ab einem bestimmten Datum, z. B. heute, sagen kann: ab hier ist alles, so wie es sein soll. Ich bin ja schon froh, dass ich mir jetzt die Zeit immer nehme, den Posteingang so zu bearbeiten, dass eben auch alles schön gescannt ist und entsprechend digital abgelegt wird. Mir fehlt da echt ein System. Oder wie perfekt läuft das überhaupt? Es müssen doch wohl nicht alle zweizeiligen E-Mails ausgedruckt und abgeheftet bzw. zugeordnet werden? Oder doch? Also wie macht ihr das mit den ankommenden E-Mails? Manche werden bei uns ausgedruckt und als Posteingang dem Chef nochmals ausgedruckt in der Postmappe hingelegt. Die landen dann auch meistens in den Akten.

Also ein System bräuchte ich.

Dazu komme ich mir trotzdem echt langsam vor. Ich brauche gefühlt manchmal für 13 Diktate (paar wenige mit 5 Minuten, andere sogar nur 48 Sekunden usw.) den ganzen Tag. Ich weiß auch nicht.... Zeitfresser wie z. B. das Kartenlesegerät fürs beA an der Tastatur einzurichten (Treiber installieren) kostet mich Zeit oder mich in Dinge einzuarbeiten mit Hilfe des Internets usw. Ist eigentlich auch logisch, dass einem das dann auf die Füße fällt zeitlich. Mein Chef ist zum Glück ganz lieb, aber letztlich muss die Arbeit ja doch irgendwie geschafft sein. Ein paar Rechnungen schreibe ich dann auch noch zwischendurch, nach Anweisung. Telefon brauche ich zum Glück nicht, ich wüsste nicht, wie ich das noch hinkriegen sollte.

Ja, also mir geht's hier um ein System zur Aktenpflege, -ablage, eine Routine, damit auch alles in sowohl in den digitalen Akten und den Handakten erfasst ist und ich sagen kann: ja, diese Akte ist vollständig, und ich sie dem Anwalt vor Gerichtsterminen usw. nur noch auf den Tisch legen brauche. Und wie realistisch ist das denn, dass man das überhaupt schafft?

LG

[Adora Belle]

Als erstes würde ich mal die gedoppelte "dritte" Akte weglassen. Und das Fernziel kann nicht sein, eine papierne Handakte und die e-Akte parallel ewig weiterlaufen zu lassen. Irgendwann willst du dahin, nur noch die e-Akte zu haben und die Eingangspost allenfalls im Ordner "Februar 2020" abzulegen, bis Du sie dann später mal shreddern kannst. Bei uns werden derzeit auch noch parallele Handakten geführt, aber da kommt nur das rein, was ohnehin in Papierform vorliegt, oder vereinzelt mal ne wichtige eMail. Ansonsten wird alles nur zur e-Akte gespeichert, die unwichtigen eMails gleich so, dass man weiss, dort muss man nie wieder reingucken.

[Renew]

Hallo,

herzlichen Dank für deine Antwort.

Es ist wohl so, dass unser Chef schon digital werden möchte. Aber er hat noch keinen Laptop, den er mit zum Gericht nehmen kann. Vielleicht muss ich da eben erst noch ein paar Wochen warten. Das heißt, er nimmt seine Papierakte immer mit zum Gericht. Daher versuche ich das momentan aus Zeitmangel so zu regeln, dass wenigstens diese Akten dann vollständig sind. Das sollten sie dann ja wohl auch, nehme ich an.

Die unwichtigen Mails werden also auch alle gespeichert, heißt also alle Mails werden gespeichert.... Muss da auch ein Eingangsstempel mit drauf? Hieße: ausdrucken, stempeln wieder einscannen oder so. Und die unwichtigeren Mails dann in Advoware speicher, ohne dass man sie umbenennen muss oder so???? Also meintest du das mit: das wird nur der Vollständigkeit halber gespeichert, interessiert im Grunde aber keinen. Und damit sind wohl Mails gemeint wie eine Terminabsprache oder so...

Die "dritte" Akte, meinst du damit die Papierakte? Ich muss da wohl mal mit dem Chef nochmal reden. Aber März könnte er seinen Laptop kriegen, dann geht es vielleicht auch mehr in Richtung digital. Als ich ihm die Post nur noch digital "vorgelegt" habe, war er nicht so glücklich damit. Das ging wohl etwas zu schnell. Vor allem hatte ich es nicht mit ihm abgesprochen. Und ich wollte so ein Paginiersystem haben, wo dann alles nur noch so in die Ordner gepackt wird. Die Dokumente bekommen eine Nummer, werden gescannt und dann nach den Nummer fortlaufend, so wie es reinkommt, einfach nur noch abgeheftet. Also falls man mal wieder ein Original benötigt, damit das dann auch gleich findet. Dein System ist gar nicht so übel. Immerhin kannst du in 10 Jahren super einfach alles entsorgen. Obwohl das beim Paginiersystem dann ja auch ähnlich wäre, nur aufwändiger wegen der fortlaufenden Nummern.

Und zuerst lege ich das dann noch in die bei Windows sortierten Mandantenordner ab, bevor es zu Advoware geht. Das könnte ich mir eigentlich auch sparen und es nur noch in den digitalen Posteingangsordner bei Windows packen und von dort rüberziehen? Ich hab' immer so Angst, dass mal die Daten alle verloren gehen usw. und gehe gerne auf Nummer sicher.

Dazu sollte ich aber wohl mal das Gespräch mit Chef suchen... Er möchte ja schon auch digital werden. Und es muss wohl auch, da das alles zeitlich gar nicht zu schaffen ist bzw. man zu viel Zeit verliert.

LG

[Renew]

noch was vergessen:

Wenn ich den Mandanten per E-Mail was rausschicke aus dem Posteingang: "Als Anlage erhalten Sie ....zur Kenntnisnahme etc." - Auch alles zu Akte hinzufügen? Also ausdrucken oder digital in Advoware speichern?

LG

[Adora Belle]

Mit der "dritten" Akte mein ich das hier:

Und zuerst lege ich das dann noch in die bei Windows sortierten Mandantenordner ab, bevor es zu Advoware geht. Das könnte ich mir eigentlich auch sparen und es nur noch in den digitalen Posteingangsordner bei Windows packen und von dort rüberziehen? Ich hab' immer so Angst, dass mal die Daten alle verloren gehen usw. und gehe gerne auf Nummer sicher.

Genau, diese Mandantenordner sind redundant. Die braucht Ihr nicht.

[Renew]

Schade, das kostet mich noch am wenigsten Zeit ...

Die einzige Akte, die quasi bei euch wirklich vollständig ist, ist die eAkte?!! Also die, auf die der Anwalt sich verlässt.

LG

[tinewepunkt]

Huhu, also wir sind da tatsächlich auch noch etwas "Old-School". Die einzige vollständige Akte ist bei uns die Handakte, also die in Papierform. Da sind alle E-Mails, Schreiben, Unterlagen usw. drin. Schreiben an Mandanten, Gegenseite, Gericht usw. hatten wir bis 2018 in normale Ordner gespeichert, aber seit 2019 haben wir auch ein Rechtsanwaltsprogramm.

Aber so wie 2018 speichern wir auch momentan nur das, manchmal aber auch Gutachten oder Gerichtsakten, wenn diese uns per EGVP zukommen oder per beA. Wir sind aber dran, dass wir auch bald alles einscannen und somit die Handakte mit der elektronischen Akte identisch ist. Aber das braucht noch seine Zeit.

Wir waren tatsächlich auch mal so weit, dass wir das schöne Kalenderprogramm bei RA-Mirco genutzt haben und dort die Termine für unsere Chefs eingetragen haben anstatt in die normalen Handkalender. Ja nun... die Freude war nur einerseits. Die Chefs wollten dann nach 2-3 Wochen wieder zum Altbekannten zurück. So laufen wir bei jeder Terminvergabe erst mal durchs Büro und suchen den Kalender.

Und der Chef nimmt zu Gerichtsterminen dann auch immer die normale Handakte mit, da diese ja vollständig ist. Ich glaube auch nicht, dass unsere Chefs jemals mit Laptop oder Ipad oder was auch immer bei Gericht sitzen werden und dort im Programm sich die Akten ziehen.