Aktenstruktur/Organisation
Verfasst: 27.01.2020, 11:36
Hallo liebes FoReNo Forum,
wir arbeiten in der Kanzlei mit RA Micro und stehen nun vor der Frage der Optimierung.
Die Eingangspost, die mehrere Vorgänge enthält, wird bei uns getrennt und in verschiedene Ordner sortiert. Dies führt aber immer wieder zu Irritationen.
Zum Beispiel, wenn der Mandant ein Anschreiben mit einem gegnerischen Schreiben und einer Urkunde an uns sendet.
Das Anschreiben speichern wir in den Unterordner Mandant, das gegnerische Schreiben in den Ordner Gegner und die Urkunde zu den Unterlagen.
Für die spätere, sichere Auffindbarkeit der Zuordnung vergeben wir recht lange Bezeichnungen, die wiederum die Übersichtlichkeit stören.
Bei Vergabe der Metadaten/Bemerkung benennen wir in diesem Beispiel das gegnerische Schreiben und die Urkunde jeweils mit einem Bezug zu dem Anschreiben des Mandanten. Die Bezeichnung des Anschreiben wird um die Anlagen ergänzt.
Nun möchten wir gerne wissen, wie dies in anderen Kanzleien gehandhabt wird. Wir möchten einfach und logisch die Eingangspost zur Akte nehmen und später gut wiederfinden.
Über Ideen und Erfahrungen würden wir uns sehr freuen
Eure Kanzlei1996
wir arbeiten in der Kanzlei mit RA Micro und stehen nun vor der Frage der Optimierung.
Die Eingangspost, die mehrere Vorgänge enthält, wird bei uns getrennt und in verschiedene Ordner sortiert. Dies führt aber immer wieder zu Irritationen.
Zum Beispiel, wenn der Mandant ein Anschreiben mit einem gegnerischen Schreiben und einer Urkunde an uns sendet.
Das Anschreiben speichern wir in den Unterordner Mandant, das gegnerische Schreiben in den Ordner Gegner und die Urkunde zu den Unterlagen.
Für die spätere, sichere Auffindbarkeit der Zuordnung vergeben wir recht lange Bezeichnungen, die wiederum die Übersichtlichkeit stören.
Bei Vergabe der Metadaten/Bemerkung benennen wir in diesem Beispiel das gegnerische Schreiben und die Urkunde jeweils mit einem Bezug zu dem Anschreiben des Mandanten. Die Bezeichnung des Anschreiben wird um die Anlagen ergänzt.
Nun möchten wir gerne wissen, wie dies in anderen Kanzleien gehandhabt wird. Wir möchten einfach und logisch die Eingangspost zur Akte nehmen und später gut wiederfinden.
Über Ideen und Erfahrungen würden wir uns sehr freuen
Eure Kanzlei1996