Aktenstruktur/Organisation

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Kanzlei1996
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#1

27.01.2020, 11:36

Hallo liebes FoReNo Forum,

wir arbeiten in der Kanzlei mit RA Micro und stehen nun vor der Frage der Optimierung.

Die Eingangspost, die mehrere Vorgänge enthält, wird bei uns getrennt und in verschiedene Ordner sortiert. Dies führt aber immer wieder zu Irritationen.
Zum Beispiel, wenn der Mandant ein Anschreiben mit einem gegnerischen Schreiben und einer Urkunde an uns sendet.

Das Anschreiben speichern wir in den Unterordner Mandant, das gegnerische Schreiben in den Ordner Gegner und die Urkunde zu den Unterlagen.
Für die spätere, sichere Auffindbarkeit der Zuordnung vergeben wir recht lange Bezeichnungen, die wiederum die Übersichtlichkeit stören.
Bei Vergabe der Metadaten/Bemerkung benennen wir in diesem Beispiel das gegnerische Schreiben und die Urkunde jeweils mit einem Bezug zu dem Anschreiben des Mandanten. Die Bezeichnung des Anschreiben wird um die Anlagen ergänzt.

Nun möchten wir gerne wissen, wie dies in anderen Kanzleien gehandhabt wird. Wir möchten einfach und logisch die Eingangspost zur Akte nehmen und später gut wiederfinden.

Über Ideen und Erfahrungen würden wir uns sehr freuen :thx

Eure Kanzlei1996
Sabrinchen2009
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#2

28.01.2020, 10:05

Hallo,

wir speichern in Datev genauso ab wie ihr, allerdings können wir die Ordner "Mandant", "Gegner", "Unterlagen" so sortieren, dass alle Unterlagen aus diesen Ordner geordnet nach Datum untereinander erscheinen. Letztendlich sieht es dann so aus, wie wenn du eine Handakte vor dir liegen hättest. Verschlagwortet wird bei uns z.B. so:

- S Mdt. v. 27.01.2020 (Anmerkung z. RG)
- (Sterbe)-Urkunde Notriat xxx v. 27.01.2020
- S RAe xxx v. 27.01.2020 (Mittlg. wg. KFA)

Ich hoffe ich konnte dir ein wenig helfen :)

LG, Sabrinchen2009
Kanzlei1996
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#3

31.01.2020, 08:48

Hallo liebes Sabrinchen2009,

vielen Dank für Deine Antwort!
Wir haben nun einen Weg gefunden, der hoffentlich alle zufrieden stellt und übersichtlich ist. :yeah

LG, Kanzlei1996
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