Re: Telefonzentrale/Callcenter
Verfasst: 25.12.2020, 14:59
Super interessantes Thema....
Das Telefongebimmel und die Mandanten, die ganz dringend jetzt in ihren Angelegenheiten Rückrufe möchten und Sachstände erfahren wollen und ob jetzt endlich was getan wird, auch andere Beteiligte, die wissen wollen, wie es jetzt in der Sache weitergeht. Wir schaffen das alles überhaupt nicht. Mandanten stehen einfach so vor der Tür, ohne Termin. Naja, unser Chef ist da manchmal so, dass die Terminabstimmung nicht immer abgesprochen wird. Wir arbeiten an einem besser synchronisiertem Kalender, aber doppelt wird er es nicht eintragen, da er ja seine privaten Termine in seinem Filofax hat und ab und zu spricht er sich dann mal ab und gleicht die eingetragenen Termine ab. Nur ist das oft durch den Termin- und Arbeitsdruck gar nicht möglich und fällt hinten runter. Oder aber sie kommen halt persönlich vorbei, weil sie keine Rückrufe erhalten haben in einem relativ kurzen Zeitraum usw.
Unser Chef hatte dann doch mal die Idee, ein ebuero zu schalten, hat sich's offensichtlich wieder anders überlegt. Ich versteh's, da das eben nicht dasselbe ist und ich mir schon dachte, dass es im Endeffekt keine wirkliche Entlastung ist, da die Mandanten ja alle zurückgerufen werden müssen und man evtl. eh nicht weiß, was sie wollten, was dann zwei Rückrufe macht.
Hat vielleicht jemand konkrete Vorschläge über Telefonzeitenregelungen usw. An vielen Tagen kommen wir zu fast gar nichts, sind extrem genervt usw. Am Tag bevor wir in den Weihnachtsurlaub gingen haben wir das Telefon bereits scharfgeschaltet, dass wir quasi im Weihnachtsurlaub sind und hatten mal Ruhe. Auch hier haben tatsächlich Mandanten dann eine E-Mail geschickt wegen eine Vollstreckungsandrohung und gefragt, ob wir da sind als wir nicht reagierten und dass sie unterwegs seien.
Es ist echt existenziell, da sich der Kanzleibetrieb so auf Dauer gar nicht finanzieren lässt und die Stimmung im Team auf dem Nullpunkt ist, niemand hat mehr Energie und ist wirklich urlaubsreif. Unser Chef redet vom Aufhören und dass er lieber irgendwo im Einzelhandel Nachtschichten macht, wenn das so weiter geht.
Eigentlich geht es hauptsächlich wirklich um die permanenten Störungen - und da ein ebuero nicht wirklich eine Lösung ist?! Die Kollegin, die die Telefonate annimmt morgens ist halt nachmittags nicht da, und sie stellt halt auch meistens dann die Telefonate durch, an den den's betrifft oder stellt gleich Rückfragen oder leitet mehr oder weniger sofort die Telefonnotizen weiter. Das ist auch oft dann keine große Entlastung, aber auch irgendwo nachvollziehbar (siehe ebuero).
Telefonzeiten haben wir von 09:00 bis 12:00 und von 14:00 bis 17:00 Uhr. Also nach der Mittagspause eine Stunde Ruhe. Und vielleicht abends noch eine Stunde. Wir fangen um 09:00 Uhr an zu arbeiten. Ein Besucher diese Woche meinte, an solchen hochfrequentierten Tagen wie vor Weihnachten z. B. habe er schon mal um 07:00 Uhr angefangen, um wenigstens 2 Stunden Ruhe zu haben und was weggearbeitet zu kriegen. Aber das ist doch auch nicht die Lösung. Wir wären dann um 16 Uhr fertig und wer säße dann bis 17 Uhr am Telefon?
Hat jemand noch Ideen und Vorschläge wie man das Chaos in den Griff kriegen kann?
Frohe Weihnachtstage und liebe Grüße
Das Telefongebimmel und die Mandanten, die ganz dringend jetzt in ihren Angelegenheiten Rückrufe möchten und Sachstände erfahren wollen und ob jetzt endlich was getan wird, auch andere Beteiligte, die wissen wollen, wie es jetzt in der Sache weitergeht. Wir schaffen das alles überhaupt nicht. Mandanten stehen einfach so vor der Tür, ohne Termin. Naja, unser Chef ist da manchmal so, dass die Terminabstimmung nicht immer abgesprochen wird. Wir arbeiten an einem besser synchronisiertem Kalender, aber doppelt wird er es nicht eintragen, da er ja seine privaten Termine in seinem Filofax hat und ab und zu spricht er sich dann mal ab und gleicht die eingetragenen Termine ab. Nur ist das oft durch den Termin- und Arbeitsdruck gar nicht möglich und fällt hinten runter. Oder aber sie kommen halt persönlich vorbei, weil sie keine Rückrufe erhalten haben in einem relativ kurzen Zeitraum usw.
Unser Chef hatte dann doch mal die Idee, ein ebuero zu schalten, hat sich's offensichtlich wieder anders überlegt. Ich versteh's, da das eben nicht dasselbe ist und ich mir schon dachte, dass es im Endeffekt keine wirkliche Entlastung ist, da die Mandanten ja alle zurückgerufen werden müssen und man evtl. eh nicht weiß, was sie wollten, was dann zwei Rückrufe macht.
Hat vielleicht jemand konkrete Vorschläge über Telefonzeitenregelungen usw. An vielen Tagen kommen wir zu fast gar nichts, sind extrem genervt usw. Am Tag bevor wir in den Weihnachtsurlaub gingen haben wir das Telefon bereits scharfgeschaltet, dass wir quasi im Weihnachtsurlaub sind und hatten mal Ruhe. Auch hier haben tatsächlich Mandanten dann eine E-Mail geschickt wegen eine Vollstreckungsandrohung und gefragt, ob wir da sind als wir nicht reagierten und dass sie unterwegs seien.
Es ist echt existenziell, da sich der Kanzleibetrieb so auf Dauer gar nicht finanzieren lässt und die Stimmung im Team auf dem Nullpunkt ist, niemand hat mehr Energie und ist wirklich urlaubsreif. Unser Chef redet vom Aufhören und dass er lieber irgendwo im Einzelhandel Nachtschichten macht, wenn das so weiter geht.
Eigentlich geht es hauptsächlich wirklich um die permanenten Störungen - und da ein ebuero nicht wirklich eine Lösung ist?! Die Kollegin, die die Telefonate annimmt morgens ist halt nachmittags nicht da, und sie stellt halt auch meistens dann die Telefonate durch, an den den's betrifft oder stellt gleich Rückfragen oder leitet mehr oder weniger sofort die Telefonnotizen weiter. Das ist auch oft dann keine große Entlastung, aber auch irgendwo nachvollziehbar (siehe ebuero).
Telefonzeiten haben wir von 09:00 bis 12:00 und von 14:00 bis 17:00 Uhr. Also nach der Mittagspause eine Stunde Ruhe. Und vielleicht abends noch eine Stunde. Wir fangen um 09:00 Uhr an zu arbeiten. Ein Besucher diese Woche meinte, an solchen hochfrequentierten Tagen wie vor Weihnachten z. B. habe er schon mal um 07:00 Uhr angefangen, um wenigstens 2 Stunden Ruhe zu haben und was weggearbeitet zu kriegen. Aber das ist doch auch nicht die Lösung. Wir wären dann um 16 Uhr fertig und wer säße dann bis 17 Uhr am Telefon?
Hat jemand noch Ideen und Vorschläge wie man das Chaos in den Griff kriegen kann?
Frohe Weihnachtstage und liebe Grüße