Arbeitsablauf für Anfänger

Hier hinein gehören alle Themen rund um Büroorganisation, Büroverwaltung, Kanzleiorganisation etc.
Dona
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 1
Registriert: 14.08.2019, 10:43
Beruf: Rechtsanwaltsfachangestellte
Software: RA-Micro

#1

14.08.2019, 10:54

Hallo liebes Forum :) Ich habe mich gerade erst registriert und hoffe, alles richtig zu machen :angst

Ich bin seit Juni ausgelernt, also ganz frisch, und wurde vom Betrieb auch übernommen. Leider habe ich trotz drei Jahren Ausbildung das Gefühl, keinen richtigen "Flow" zu haben.. :roll:

Mein eigentliches Problem ist jetzt allerdings, dass meine Kollegin, die am längsten hier war, nun das Büro verlässt und wir neue Azubis bekommen, die ich dann betreuen und anlernen soll :sad:
Es gibt zwar einen Bürostandart aber an den hält sich bislang niemand wirklich...Ich würde das aber gerne ändern sobald die neuen Kollegen da sind und mehr Ordnung und Struktur reinbringen, nur weiß ich noch nicht, wie ich am besten damit anfangen soll.

Also meine Frage an Euch: Habt ihr sowas wie einen Leitfaden, an dem ihr euch immer orientiert? Wenn neue dazu kommen oder auch für Euren ganz eigenen Arbeitsablauf?
Ich wurde damals als Azubi ins kalte Wasser geworfen und musste mir quasi alles selbst beibringen :roll:

Ich freue mich sehr über jede einzelne Anwort und danke Euch bereits jetzt von Herzen für Eure Hilfe!!!! :wink1 :thx

Eure Dona
FrlDunkelbunt
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 70
Registriert: 22.02.2019, 09:32
Beruf: gelernt ReNo, tätig als Re
Software: RA-Micro

#2

14.08.2019, 13:01

Hallo,

ich habe in meiner Ausbildung nur Akten gesucht, Urkunden genäht, eingekauft, Botengänge gemacht und ansonsten fürs Leben gelernt :lol:

Nun habe ich nach ungefähr 15 Jahren fast gänzlich ohne Anwaltsbüros wieder ein einem angefangen und war anfangs total ängstlich. Zum Glück kannte ich das Büro noch aus einer längeren Vertretung (aber auch schon über 10 Jahre her) und hat meine Vorgängerin (die nicht bereit war, mich noch anzulernen, sondern direkt den Schuh gemacht hat) ein Kanzleihandbuch angelegt, in dem steht wirklich fast alles drin. Das lag die ersten Tage eigentlich ständig auf meinem Tisch.

Wenn die, von der du alles lernst, noch da ist, bitte sie, auch so etwas anzulegen, könnt ihr ja gemeinsam machen. Das geht los von einer Einleitung, in der die Kanzlei beschrieben wird, dann ein normaler Tagesablauf mit den regelmäßigen Aufgaben und dann gehts weiter mit RA-Micro, Telefonanlage, E-Mails, bestimmte Projekte usw. Ich halte dieses Buch aktuell, denn so kann auch meine Vertretung immer alles nachlesen.

Was auch super hilft, ist ein möglichst regelmäßiger Termin mit den Anwälten, in denen organisatorisches besprochen wird. Hier könnt ihr ja auch neue Abläufe festlegen, wenn diese noch gar nicht so bestehen.

Wünsche dir viel Spaß und Erfolg :wink1
Benutzeravatar
paralegal6
Absoluter Workaholic
Beiträge: 1288
Registriert: 07.09.2015, 15:47
Beruf: ReNo
Software: RA-Micro

#3

14.08.2019, 21:29

Bild
Zwiebel95
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 6
Registriert: 15.08.2019, 10:08
Beruf: Rechtsanwaltsfachangestellte
Software: Advolux

#4

15.08.2019, 10:30

Hallöchen,

ich bin auch seit fast einem Jahr bei uns alleine, da meine Ausbilderin in Elternzeit gegangen ist.
Ich habe zusätzlich eine Auszubildende bekommen, die ich anlernen sollte. Ich selber kann sagen,
dass ich es ganz wichtig finde, dass du den neuen Auszubildenden alles genau erklärst und auch
auf Rückfragen eingehst. Versuch dich in die Situation hineinzuversetzen in der du warst. Und nicht
vergessen, die neuen Auszubildenden haben diesen Beruf noch nie gemacht, d.h. alles bis ins kleinste
Detail erklären :)

Das bekommst du schon hin ^^

Liebe Grüße
Manuel
Forenfachkraft
Beiträge: 151
Registriert: 15.02.2018, 09:43
Beruf: ReFa

#5

15.08.2019, 10:45

Ich kann dir wirklich nur empfehlen alle Abläufe aufzuschreiben und das für alle einsehbar zu hinterlegen. Man vergisst so schnell ganz viel wieder wenn es noch ungewohnt ist. Das mit dem Buch finde ich eine total gute Idee.
schubertine
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 27
Registriert: 22.08.2013, 17:43
Beruf: RA-Fachangestellte
Wohnort: Südwesten

#6

15.08.2019, 15:49

Ich kann mir unter so einem Handbuch gar nichts vorstellen, habe "sowas" auch noch nie in der Hand gehabt.

Schreibt Ihr da alles detailliert rein? Z. B. Bedienung der Telefonanlage: angenommene Gespräche werden mit der Tastenkombi xyz an den Anwalt weitergeleitet. Anwalt Karl will grundsätzlich keine Gespräche zwischen Frühstück und Mittag haben und Anwalt Max sowieso niemals Mandanten sprechen? Oder: die Post wird grundsätzlich geöffnet und gestempelt?

Finde Handbücher grundsätzlich eine gute Idee und kann bestimmt hilfreich sein, wenn man plötzlich alleine da sitzt und niemanden fragen kann.
FrlDunkelbunt
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 70
Registriert: 22.02.2019, 09:32
Beruf: gelernt ReNo, tätig als Re
Software: RA-Micro

#7

15.08.2019, 17:04

Hallo,

ja, das Handbuch ist sehr detailiert, es befinden sich auch viele Screenshots darin, z.B. für die Erstellung/Buchung einer Kostennote - Schritt für Schritt. Auch das Telefon wird genau beschrieben, wer hat welche Durchwahl, wie verbindet man, wie holt man jemanden zurück usw.

Da hat sie sich ziemlich Arbeit gemacht und die weiss ich sehr zu schätzen, das Handbuch wird wie gesagt gepflegt, jede Änderung im Ablauf kommt da rein.

:wink2
FrlDunkelbunt
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 70
Registriert: 22.02.2019, 09:32
Beruf: gelernt ReNo, tätig als Re
Software: RA-Micro

#8

16.08.2019, 09:04

Achso, solche Sachen wie die wirklich genaue Beschreibung der Telefonanlage mögen albern klingen - aber ich bin hier die einzige Angestellte. Wenn ich nicht da bin, vertreten mich entweder eine Dame von einem Kanzleiservice oder Studenten. Und wenn man nie mit soner Anlage gearbeitet hat, kann echt schon das Durchstellen bzw. zurück holen ein Problemchen sein, das hab ich selbst anfangs gemerkt, wenn ich im Haus unterwegs war und das Handtelefon dabei hatte :pfeif

Ich hab auch z.B. noch nie ne Outlook-Einladung verschickt vorher - da hat mir die bebilderte Anleitung sehr geholfen, besser als ständig fragend von Anwalt zu Anwalt zu laufen :pfeif
jeyen
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 20
Registriert: 07.07.2016, 12:23
Beruf: Rechtsanwaltsfachangestellte
Software: RA-Micro

#9

11.10.2019, 17:18

Hallo :wink1

ich sitze momentan an der Erstellung eines Handbuchs und tue mich sehr schwer damit -.- ich hatte sowas nie und hab sowas auch noch nie gesehen, möchte aber, dass die Arbeitsabläufe für jeden klar sind und auch jederzeit eingesehen werden können. Hat jemand irgendwie Tipps oder könnte mir einen Auszug schicken, damit ich eine Idee kriege, wie sowas aussehen kann? :angst

Vielen lieben Dank schon einmal im Voraus :yeah
Benutzeravatar
SiBa
Daueraktenbearbeiter(in)
Beiträge: 410
Registriert: 25.10.2017, 14:11
Beruf: ReNoFa + Studentin Wirtschaftsrecht
Software: RA-Micro

#10

14.10.2019, 13:14

jeyen hat geschrieben:
11.10.2019, 17:18
Hallo :wink1

ich sitze momentan an der Erstellung eines Handbuchs und tue mich sehr schwer damit -.- ich hatte sowas nie und hab sowas auch noch nie gesehen, möchte aber, dass die Arbeitsabläufe für jeden klar sind und auch jederzeit eingesehen werden können. Hat jemand irgendwie Tipps oder könnte mir einen Auszug schicken, damit ich eine Idee kriege, wie sowas aussehen kann? :angst

Vielen lieben Dank schon einmal im Voraus :yeah
Grade in Zeiten von beA-Umstellung muss ich für meine Herrschaften hier auch "Gebrachsanleitungen" und Handbücher schreiben... Da arbeite ich sehr gern mit Screenshots... Da lässt sich jeder Schritt gut erklären, Dinge markieren und Vermerke einfügen, dass auch wirklich alles richtig angeklickt wird... Ist zwar sehr zeitaufwändig aber lieber jeder Schritt in Bildern erklärt, als dass zu jeden Tastendruck mindestens eine Rückfrage kommt... ;)
Kaffee erreicht Stellen, wo Motivation nur schwer hinkommt!
Einen schönen Tag euch allen... :wink1
Antworten