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Hallo, bisher haben zwar alle Mandanten unterschrieben, dass sie mit der unverschlüsselten Versendung von Emails einverstanden sind, aber falls es mal einer nicht ist, was muss ich dann tun? Ich würde dann aus RAM die Standartverschlüsselung nehmen wollen, muss ich dann das Passwort vorab dem Mandanten per Post zuschicken? Und wie mache ich das? Im Workflow über E-Brief?

Wir schicken dann per Post.

Soenny hat geschrieben: ↑

22.01.2019, 10:24

Wir schicken dann per Post.

same!

Jep, unverschlüsselt oder gar nicht.

Beim Seminar vor 2 Wochen wurde gesagt, dass man das Passwort in einer voranversandten Mail mitteilen darf.
Und im Anschluss dann die verschlüsselte Mail..
Oder eben telefonisch kommunizieren
bei Dauermandanten: eine Kombination aus Aktenzeichen und Namen etc...

Also wir machen das mit Cryptshare.express. Kostet 10 € im Monat aber man kann den Inhalt und Betreff verschlüsseln. Zusätzlich kann man noch ein Passwort vergeben. Gibt es auch für große Kanzleien, m. E. heißt das nur Cryptshare.

Zur Info: Mittlerweile verschlüsselt RA-Micro auch Anhänge in E-Mails automatisch über das Add-In zu Outlook, wenn man vorab bei den Adressdaten "E-Mail" angeklickt und ein Passwort vergeben hat und die Anhänge über die E-Akte einfügt. Man darf dann halt keine personenbezogenen Daten in die Mail selbst einfügen.

P.S.: Unsere Mandanten erhalten ihr PW direkt mit der Datenschutzerklärung bei Mandatsanbahnung, bei der sie erklären sollen, ob sie unverschlüsselte E-Mail oder Verschlüsselung wünschen.

Wenn Ihr die Akten bei euch anlegt, schickt Ihr dann nochmal eine expliziete Datenschutzerklärung an die Mandantin oder reicht die auf der Webseite aus?